E-Transformation: Papierlos glücklich

E-Invoice bietet die Möglichkeit, digitale Kopien von Rechnungen anstelle von Papierrechnungen zu versenden und zu empfangen. Ein- und ausgehende Materialien werden mit digitalen E-Waybill Kopien abgewickelt, wodurch die herkömmliche Methode zur Erstellung von Papierfrachtbriefen entfällt. Und dank E-Ledger, das XML-Dokumente generiert, müssen die mit ERP-Systemen erzeugten Buchhaltungsdokumente nicht mehr auf Papier ausgedruckt und per Post an die Steuerbehörde geschickt werden.

Aber in welchen Unternehmen gibt es im Jahr 2023 noch viele administrative Abläufe auf Papier? „In mehr als die meisten Menschen glauben“, sagt Yeğit, „in der Türkei zum Beispiel ist die digitalisierte Buchhaltung nur ab einer bestimmten Umsatzhöhe Pflicht.“ Deswegen nutzten viele kleinere Firmen noch immer Papier für die Buchhaltung und die Kommunikation mit den Steuerbehörden. Dabei liegen die Vorteile der Papierlosigkeit auf der Hand. „Die Digitalisierung macht die Abläufe in Unternehmen deutlich sicherer, also weniger fehleranfällig, darüber hinaus werden die Prozesse beschleunigt, also schneller, und die Digitalisierung macht das Arbeiten auch günstiger“, so Yeğit.

Und natürlich spart das papierlose Unternehmen auch Ressourcen. Yeğit hat die Ersparnis ausgerechnet. Dadurch, dass 25 Kunden in der Türkei auf die E-Produkte von NTT DATA Business Solutions umgestellt haben, werden pro Jahr 3.960 t Holz gespart, 89 Mio. t Wasser, 8.910 m3 Kohlendioxid nicht ausgestossen und Energie in Höhe von 28 Mrd. BTU gespart – wobei BTU für „British Thermal Unit“ steht und als Einheit beschreibt, wie viel Wärmeenergie benötigt wird, um ein Pfund Wasser um ein Grad Fahrenheit zu erhitzen. Wie gesagt, dass ist nur die Ersparnis von einem Jahr. Da eine einmal erfolgte Umstellung dauerhaft ist, multipliziert sich die Ersparnis mit jedem weiteren Jahr. Hinzu kommt: Die Zahl der Kunden wächst. In drei Jahren will Yeğits Team 100 Kunden, in fünf 150 Kunden haben. Das wird die Ressourcen-Ersparnis weiter erhöhen.

70 bis 80 % der Software ist bei jedem Kunden gleich, der Rest ist individuelle Anpassung“, sagt Yeğit, der den Bereich für die drei E-Produkte vor zwei Jahren aufgebaut hat. Nur einen Monat braucht es in der Regel, bis der Kunde eine angepasste Version von E-Invoice, E-Waybill und E-Ledger erhält. Nur bei grossen Kunden kann es länger dauern. „Mehr als fünf Monate aber sind es auch da nicht“, so Yeğit. Der Erfolg in der Türkei lässt NTT DATA Business Solutions über den Tellerrand blicken. Ab 2025 müssen alle Unternehmen in der Europäischen Union ihre administrativen Prozesse auf digital umgestellt haben. Yeğit: „Wir sind gerade dabei, unsere Produkte auf diesen grossen Markt umzustellen.“ Eine Umstellung, die machbar ist: „Schon heute haben wir internationale Kunden, die Fabriken in der Türkei betreiben und unsere Produkte verwenden“, sagt Yeğit. Aber natürlich seien jeweils Anpassungen an die nationalen Gesetze, vor allem Steuergesetze, notwendig.

Der Erfolg in der Türkei lässt NTT DATA Business Solutions über den Tellerrand blicken. Ab 2025 müssen alle Unternehmen in der Europäischen Union ihre administrativen Prozesse auf digital umgestellt haben.

Wir sind aktuell in Gesprächen mit Unternehmen in Italien, Spanien und Grossbritannien, um unsere Produkte auch dorthin zu verkaufen“, sagt Yeğit, „aber auch ausserhalb von Europa sehen wir einen Markt.“ Auch wegen des Potenzials hat das Projekt grosse Anerkennung innerhalb von NTT DATA Business Solutions erhalten und jüngst den NTT DATA Global Sustainability Award gewonnen. Gürcan Yeğit war bei der Preisverleihung des Mutterkonzerns in Tokyo, Japan. „Es war toll, so viele Kollegen aus der ganzen Welt und ihre erfolgreichen Projekte zu sehen“, schwärmt Yeğit. Gut möglich, dass die Aufmerksamkeit für Yeğits Digitalisierungsprodukte in Zukunft weiter zunehmen wird.