Grupa Alba

ALBA Polska Grupa

ALBA jest jednym z największych prywatnych przedsiębiorców w Polsce zajmującym się gospodarką odpadami. ALBA prowadzi działalność na polskim rynku od 1995 roku, kiedy wzięła udział w prywatyzacji komunalnego przedsiębiorstwa oczyszczania miasta w Chorzowie. W kolejnych latach ALBA powiększała się o nowe przedsiębiorstwa w Dąbrowie Górniczej, Czeladzi, Tychach, Radzionkowie, Wrocławiu, a także Wałbrzychu, tworząc Grupę spółek działających pod wspólną marką. Tylko w Polsce ALBA posiada 15 oddziałów i filii, w których zatrudnia łącznie ponad 1 000 osób. Obecnie działalność Grupy skupiona jest na Dolnym i Górnym Śląsku, jednak w planach jest rozszerzenie działalności na inne obszary kraju. Firmy należące do Grupy ALBA obsługują w Polsce ponad milion mieszkańców i podmiotów gospodarczych.

ALBA Niemcy

ALBA jest liderem rynku gospodarki odpadami we wschodnich Niemczech. Początki firmy sięgają schyłku lat sześćdziesiątych XX wieku. Dzisiaj ALBA zatrudnia prawie 9 tysięcy osób w 140 firmach, posiada 200 lokalizacji w Europie. Koncern obecny jest także w Bośni, Bułgarii oraz na Słowacji.

• Branża: Zagospodarowanie odpadów i recykling
• Oferowane usługi: wywóz odpadów komunalnych, przemysłowych i wielkogabarytowych, wywóz odpadów ciekłych, selektywna zbiórka odpadów, pozyskiwanie, przerób i sprzedaż surowców wtórnych, odbiór i unieszkodliwianie odpadów niebezpiecznych, letnie i zimowe utrzymanie czystości ulic, placów i przystanków
• Zatrudnienie: ponad 1000 pracowników w Polsce
• Siedziba: Dolny / Górny Śląsk

Najważniejsze korzyści

• Konsolidacja informatyczna spółek Grupy ALBA
• Ujednolicenie standardów księgowości i raportowania, bazujące na wspólnym planie kont, strukturze controllingowej i procedurach zamknięcia miesiąca
• Wprowadzenie standardów księgowości w środowisku międzynarodowym
• Powstanie księgowego Shared Service Centre Grupy ALBA, które przejęło część zadań spółek należących do Grupy
• Optymalizacja kosztów zakupu sprzętu i wyposażenia dzięki centralnym zakupom

Struktura Grupy Alba Polska powstawała poprzez zwiększanie udziału kapitałowego ALBA AG w kolejnych spółkach miejskich zajmujących się gospodarką odpadami. W poszczególnych przedsiębiorstwach funkcjonowały różne systemy informatyczne wspierające procesy księgowe, obowiązywały także odmienne procedury raportowania. Z biegiem czasu narastały wyzwania związane z tworzeniem skonsolidowanych wyników Grupy. Konieczne było również ujednolicenie procesów zgodnie ze standardami niemieckiej spółki–matki z siedzibą w Berlinie.

Procedury właścicielskie

Właściciel Grupy zdecydował się na wdrożenie systemu SAP w polskich spółkach. Zadanie to dla całej Grupy realizowała jedna ze spółek – ALBA Polska. Jednocześnie, w ramach struktur ALBA Polska, utworzono księgowe centrum kompetencyjne – Shared Service Centre. Ujednoliciło ono standardy księgowości i raportowania, bazując na wspólnym planie kont, strukturze controllingowej i procedurach zamknięcia miesiąca.

„Projekt realizowany przez zespół projektowy, w skład którego weszli specjaliści z poszczególnych spółek grupy ALBA PL, ALBA AG oraz NTT DATA Business Solutions, ruszył w 2006 roku. Na początku stworzono kompleksową koncepcję wdrożenia systemu SAP, którą konsekwentnie realizowano. System uruchamiano produktywnie od marca do października dla 9 spółek. W grudniu 2008 roku zakończyło się kierowane przez Joannę Jarek, szefa działu IT w WPO ALBA we Wrocławiu, wdrożenie w największej spółce Grupy ALBA w Polsce. Tym samym zakończono proces wdrażania systemu SAP w dziesięciu spółkach Grupy” – opowiada Andrzej Soszyński, dyrektor ds. projektów informatycznych ALBA Polska.

Wsparcie w reorganizacji

Wraz z procesem wdrożenia aplikacji SAP uruchomiono duży proces reorganizacji funkcjonowania spółek Grupy ALBA w Polsce. Wyodrębniono księgowe Shared Service Centre w Dąbrowie Górniczej. Centrum to przejęło większą część funkcji księgowych od spółek należących do Grupy. Podobnie funkcjonuje organizacja po niemieckiej stronie Grupy ALBA. NTT DATA Business Solutions wspierało Grupę ALBA już na poziomie tworzenia koncepcji tej reorganizacji.

Dawniej wymiana danych finansowych z centralą firmy ALBA w Niemczech polegała na wysyłaniu przez spółki raportów tworzonych m.in. w programie MS Excel. Aktualnie część danych przekazywana jest automatycznie z systemu transakcyjnego do SAP Business Warehouse, a jednocześnie spółka matka ma dostęp do naszych danych. Jest to niezbędne ze względu na efektywną organizację procesu raportowania finansowego.” – tłumaczy Robert Pielka, dyrektor Shared Service Centre ALBA Polska – „Przed wdrożeniem systemu SAP polskie spółki Grupy ALBA zamykały miesięczny okres rozrachunkowy w różnych terminach, przeważnie w drugiej połowie każdego miesiąca. Dziś księgowania kończymy 6-go dnia roboczego” – dodaje Robert Pielka.

Efektywne zakupy centralne

W spółce WPO ALBA we Wrocławiu NTT DATA Business Solutions wdrożyło także obszar logistyczny rozwiązania SAP, niezwykle istotny w firmach z branży utylizacji odpadów i recyklingu. Dzięki niemu pracownicy przedsiębiorstwa mają dostęp do informacji o zapasach magazynowych, na przykład o ilości przechowywanych kontenerów czy poszczególnych rodzajów odpadów. Obszar ten pozwolił spółce ALBA Polska wprowadzić funkcjonalność zakupów centralnych dla Grupy. Wyodrębniono tak zwaną jednostkę kupującą, która dokonuje zakupów wybranych grup towarów dla wszystkich spółek w Polsce. Dzięki temu Grupa jako całość zoptymalizowała koszty zakupu sprzętu czy wyposażenia m.in. pojemników, kontenerów i soli.

Międzynarodowa współpraca

NTT DATA Business Solutions zrealizowało prace wdrożeniowe i deweloperskie w Grupie ALBA, współpracując z polsko-niemieckim zespołem wdrożeniowym. „We współpracy z NTT DATA Business Solutions bardzo doceniamy wsparcie w prowadzeniu dużego i złożonego projektu w międzynarodowym środowisku. Niezwykle ważne były uzgodnienia pomiędzy spółkami w Polsce, Shared Service Centre, centralą w Niemczech, jak również z dostawcą ich rozwiązania informatycznego – NTT DATA Business Solutions AG. Wdrażając system wspólnie z polskim oddziałem NTT DATA Business Solutions, oszczędzaliśmy czas, który normalnie przeznaczylibyśmy na przekazywanie polskiemu dostawcy ustaleń naszej niemieckiej centrali i jej partnera wdrożeniowego” – mówi Bartłomiej Muszyński, prezes ALBA Polska.

Wsparcie aplikacji

ALBA w Polsce zdecydowała się powierzyć NTT DATA Business Solutions Application Support, czyli kompleksową obsługę stałego wsparcia użytkowników systemu SAP. Zgłoszenia użytkowników SAP z polskich spółek kierowane są do jednostki centralnej – First Level Support ALBA Polska, gdzie udzielane jest pierwsze wsparcie lub następuje kwalifikacja zgłoszenia do rozwiązania. „Service desk w NTT DATA Business Solutions wspiera naszych użytkowników w bardziej skomplikowanych sytuacjach, gdzie wymagana jest doskonała znajomość naszego rozwiązania, a także standardów grupowych” – wyjaśnia Karolina Jurdziak, First Level Support ALBA Polska. W service desk NTT DATA Business Solutions zgłoszenia są rejestrowane i kierowane do specjalistów SAP konkretnych obszarów. Rozwiązania trafiają do użytkowników w Grupie ALBA ponownie za pośrednictwem service desku. Wszystkie zgłoszenia są rejestrowane, a postęp ich realizacji ALBA może na bieżąco monitorować. „Ze względu na mnogość i różnorodność zapytań możliwość ich stałej kontroli jest bardzo pomocna” – dodaje Karolina Jurdziak.

Korzyści dla ALBA Polska

Dzięki reorganizacji obecnie cała organizacja ALBY w Polsce jest obsługiwana przez około 50 użytkowników rozwiązania SAP. Według przedstawicieli ALBA Polska, pracownicy NTT DATA Business Solutions w Polsce jak i przedstawiciele NTT DATA Business Solutions AG stanęli na wysokości zadania. System SAP został wdrożony w krótkim czasie, w okresie rozszerzenia Grupy o największą spółkę w jej strukturze – WPO ALBA Wrocław.

„Pewną trudność sprawiło pracownikom spółek dostosowanie się do nowych standardów i procedur grupowych, jednak dzięki cyklowi szkoleń i warsztatów prowadzonych zarówno przez konsultantów NTT DATA Business Solutions, jak i specjalistów wewnętrznych, problem ten dość szybko został rozwiązany i obecnie użytkownicy w sposób efektywny korzystają z systemu SAP” – mówi Andrzej Soszyński. W planach Grupy ALBA jest rozszerzenie funkcjonalności SAP o kolejne obszary tak, aby rozwiązanie wspierało coraz więcej procesów biznesowych.

Planujesz projekt SAP? Napisz do nas.