Herbapol Wrocław

Czy konwersja do SAP S/4HANA jest jak Yeti?
Migracja z SAP ECC do SAP S/4HANA na przykładzie projektu PoC w Herbapol Wrocław S.A.

Systemy klasy enterprise dostępne w erze cyfrowej to zupełnie inne rozwiązania od tych oferowanych jeszcze przed dziesięcioma laty. Są mobilne, szybkie, analityczne, przyjazne użytkownikowi i jeszcze prostsze w obsłudze dla użytkownika końcowego. Zmieniły się czasy i oczekiwania, zmianie musiały ulec również narzędzia IT. Wraz z pojawieniem się SAP S/4HANA transformacja cyfrowa wkroczyła również na salony firm korzystających z rozwiązań niemieckiego producenta. Docelowo wszystkie firmy pracujące na SAP ERP w wersji ECC przejdą proces migracji na cyfrowy S/4HANA.

SAP jako dostawca rozwiązania przygotował dwie główne drogi dojścia do nowego wydania ERP w postaci S/4:

• reimplementację;
• konwersję.

Zazwyczaj wymiana systemu klasy ERP dokonywana jest za pomocą reimplementacji, czyli wdrożenia rozwiązania od nowa. Inną, godną polecenia metodą jest konwersja do SAP S/4HANA. Co więcej, SAP jako producent oprogramowania przygotował szereg zaawansowanych narzędzi, które wspierają i optymalizują ten model dojścia do S/4HANA.

W Polsce projekty o charakterze konwersji wciąż nie są dominującą metodą migracji na S/4HANA. Są trochę jak tytułowe Yeti… Wszyscy słyszeli o modelu konwersji, ale nikt nie widział go w praktyce.

Firmą, która na nasze zaproszenie postanowiła zmierzyć się z nieznanym i przyjęła rolę prekursora konwersji na polskim rynku jest Herbapol Wrocław S.A. – największy producent leków ziołowych w Polsce.

„Nasze potrzeby biznesowe i wyzwania w ostatnim czasie wciąż rosną. Musimy szukać surowców na rynkach zagranicznych, ponieważ w Polsce dostępność ziół jest coraz niższa. Brakuje nam też narzędzi ułatwiających i automatyzujących kontrolę nad jakością naszych produktów, gdyż jako firma farmaceutyczna musimy przestrzegać rygorystycznych standardów produkcji leków. Aktualnie pracujemy na systemie SAP ECC 6.0. Gdy firma NTT DATA Business Solutions zaproponowała próbne przejście na S/4HANA, chętnie włączyliśmy się w inicjatywę. Migrowanie na S/4HANA to zresztą tylko kwestia czasu. NTT DATA Business Solutions swoją propozycją zmotywował nas do proaktywnego podejścia w tym obszarze” — mówi Edyta Sapijaszko, Kierownik Działu Informatyki w Herbapol Wrocław S.A.

Zaproponowaliśmy firmie Herbapol Wrocław S.A. testowe przejście z SAP ERP do S/4HANA, czyli podejście PoC (proof of concept). Wykorzystując kopię systemu produktywnego klienta i udostępnione przez SAP rozwiązania zespół ekspertów z działów serwisu aplikacyjnego NTT DATA Business Solutions oraz SAP Basis z Data Center NTT DATA Business Solutions z sukcesem zrealizował projekt. Herbapol jest pierwszą w Polsce firmą, której kompletny system SAP został skonwertowany z wersji ECC 6.0 na S/4HANA Enterprise Management.

Czy migracja na S/4HANA ma biznesowe uzasadnienie?

Migracja z SAP ERP na SAP S/4HANA to projekt, który musi mieć biznesowe uzasadnienie. Herbapol Wrocław S.A. korzysta z systemu SAP ERP od 2011 r. Jednak rynek się zmienia, a przed firmą pojawiają się nowe wyzwania. Jest kilka obszarów, które dla Herbapol Wrocław S.A. mają strategiczne znaczenie i są bodźcem do przejścia na S/4HANA:

• dostosowanie się do wymagań i regulacji związanych ze standardami jakości w branży farmaceutycznej – narzędzia wspierające rygorystyczne standardy UE podczas produkcji leków,
• analizy danych w czasie rzeczywistym — dotychczasowe narzędzia są już niewystarczające do prowadzenia zaawansowanych analiz finansowych, produkcyjnych etc.
• wydajność infrastruktury IT — decyzja czy dalej rozwijać stary system, czy raczej zainwestować w nowoczesną platformę, która pozwoli dostosować się do zmian rynkowych i regulacyjnych oraz aktywnie wspierać rozwój Herbapolu przez kolejną dekadę.

Kolejną istotną wartością dla Herbapol Wrocław S.A. jest możliwość dostępu i obsługi procesów biznesowych poprzez aplikacje mobilne dostępne w standardzie Fiori np. w obszarze zarządzania jakością. W SAP ECC konieczne jest zbudowanie tych aplikacji i integracja z ERP, co wymaga dodatkowych nakładów finansowych. W standardzie SAP S/4HANA aplikacje są przygotowane i gotowe do wykorzystania w dowolnym momencie i na dowolnym urządzeniu.

Konwersja najlepszym wyborem dla Herbapol Wrocław S.A.

Wspólnie z Herbapol Wrocław S.A. przeanalizowaliśmy obie drogi dojścia do S/4HANA. Kilka powodów (biznesowych i finansowych) zaważyło o wyborze konwersji jako najefektywniejszego procesu migracji:

• umożliwia dostęp do danych archiwalnych, np. pozwala utrzymać ciągłość raportowania, ponieważ cały czas istnieje możliwość wstecznego analizowania danych;
• system po konwersji nie potrzebuje wielkiej pracy włożonej w ponowną walidację — dokumentacja i procedury są już gotowe, trzeba je tylko dostosować do zmian w systemie;
• koszty bezpośrednie realizacji konwersji są mniejsze niż projekt reimplementacji systemu. Oszczędności uzyskuje się też w kosztach pracy — przy konwersji zaangażowanie konsultantów i pracowników jest mniejsze niż podczas wdrożenia od podstaw;
• istnieje możliwość dokładnego określenia czasu i budżetu konwersji.

Konwersja do SAP S/4HANA krok po kroku

Gdy zapadła decyzja o wyborze sposobu migracji, pierwszym krokiem była szczegółowa analiza potrzeb przedsiębiorstwa. Dużą pomocą były narzędzia SAP S/4 HANA, m.in. Business Scenario Recommendations. Rozwiązania dostarczane bezpłatnie przez SAP pozwalają uzyskać indywidualne wskazówki, gdzie pojawią się kluczowe usprawnienia po wdrożeniu S/4 HANA. Raport Business Scenario Recommendations, który wykonaliśmy dla Herbapol Wrocław S.A. wykazał następujące obszary:

• finansowy — uproszczone finanse wraz z planowaniem, raportowaniem oraz z księgą materiałową, którą można uruchomić w S/4HANA;
• transformację procesów logistycznych i produkcyjnych — przede wszystkim obszaru magazynowego i związanych z nim procesów, takich jak m. in. obrót opakowaniami, próbami archiwalnymi, serializacją;
• kontrolę jakości i włączenie w proces kontroli większości użytkowników, którzy do tej pory pracowali poza systemem;
• planowanie produkcji — symulacje wielozadaniowe MRP, globalna kontrola dostępności;
• zarządzanie partnerami biznesowymi — zwłaszcza partnerami o wielu rolach oraz kontrahentami.

Dwa wymiary konwersji: biznesowy i techniczny

W celu sprawdzenia czy posiadany przez Herbapol Wrocław S.A. system SAP ECC 6.0 jest w pełni technicznie gotowy na konwersję uruchomiliśmy również narzędzia maintanance planner oraz inne instrumenty SAP zalecane do wykorzystania w takim procesie. Błędy, które zostały wykryte na tym etapie zostały naprawione przed rozpoczęciem kolejnej fazy.

Kolejnym krokiem była sama konwersja do SAP S/4HANA. Przystąpiliśmy do migracji danych ze starego systemu do nowego, którą także wspomagają odpowiednie narzędzia SAP. To właśnie wymiar techniczny konwersji wymagał największego zaangażowania konsultantów, ponieważ jest tu niezbędna ekspercka wiedza technologiczna.

Z kolei obszar biznesowy oznaczał ścisłą współpracę pomiędzy zaangażowanymi zespołami. Dużą rolę odegrali pracownicy firmy Herbapol Wrocław S.A., ponieważ wspólnie z ekspertami NTT DATA Business Solutions ustalali, które procesy muszą zostać przemodelowane i jakie nowe funkcjonalności należy uruchomić. To ważny element podczas konwersji, podjęte na tym etapie decyzje wpływają na kształt procesów biznesowych wykonywanych na co dzień w systemie SAP S/4HANA.

Pierwsze wnioski po migracji

Finalnie, w efekcie projektu PoC Herbapol Wrocław S.A. otrzymał dostęp do systemu S/4HANA ze swoimi danymi i swoimi procesami biznesowymi. Klient mógł bezpośrednio porównać różnicę w pracy między jednym, a drugim systemem ERP firmy SAP.

Pierwsze logowanie klienta odbyło się za pomocą SAP GUI — gdyż ten interface klient znał, mógł sprawdzić i przetestować zmiany i różnice pomiędzy systemami. SAP GUI wygląda w obydwu systemach prawie jednakowo, co znacznie usprawnia proces testów.

Największą wartością dodaną konwersji do S/4HANA to oczywiście Fiori. Interfejs oparty na rolach (role-based) pozwala na personalizację środowiska pracy i dostosowanie go do konkretnych potrzeb w zależności od użytkownika i zakresu jego obowiązków. Choć często nowy UX traktuje się jako dodatek do S/4HANA to jednak w momencie, gdy zaczyna się obsługiwać realne transakcje różnice są odczuwalne: szybkość, mniejsza liczba czynności, intuicyjność. Co więcej Herbapol Wrocław S.A. może teraz udostępniać najczęściej wykorzystywane transakcje SAP na urządzeniach mobilnych. Pozwala to na pracę z systemem osobom, które do tej pory z różnych względów, m. in. na pracę poza firmą lub bez dostępu do komputera przy stanowisku pracy (produkcja), takiej możliwości nie miały.

„SAP S/4HANA jako zaawansowane narzędzie technologiczne o lepszej wydajności jest niezwykle łatwy w obsłudze. Z kolei moc bazy danych pozwala na tworzenie zaawansowanych raportów w czasie rzeczywistym, a co za tym idzie, ułatwia prognozowanie i strategiczne planowanie, niezwykle istotne dla szybko rozwijającego się biznesu. Mogę powiedzieć, że jesteśmy pod wrażeniem szybkości projektu oraz przyjaznego środowiska pracy, które zapewnia nam m.in. przejrzysty interfejs Fiori i dostępne aplikacje mobilne” — mówi Edyta Sapijaszko, Kierownik Działu Informatyki w Herbapol Wrocław S.A.

Konwersja do SAP S/4HANA pierwszym krokiem transformacji cyfrowej

Warto zaznaczyć, że konwersję do SAP S/4HANA nie należy traktować wyłącznie jako upgrade`u technicznego. To przede wszystkim projekt transformacyjny, dzięki któremu organizacje mogą z powodzeniem dostosować procesy biznesowe do cyfrowej gospodarki i własnych celów strategicznych.

„Z naszej perspektywy optymalną metodą dojścia do SAP S/4HANA jest konwersja. Projekt PoC z NTT DATA Business Solutions to udowodnił. Dla Herbapol Wrocław S.A. konwersja jest szybsza niż reimplementacja i pozwala na zachowanie już istniejących procesów. Nie poszedł więc na marne czas, ani środki wykorzystane na konfigurację i dostosowanie systemu do naszych specyficznych potrzeb przy wdrożeniu SAP ECC. Konwersja to także wyeliminowanie ryzyka biznesowego, które niesie za sobą przebudowa procesów” — mówi Edyta Sapijaszko, Kierownik Działu Informatyki w Herbapol Wrocław S.A.