Business-IT-Match: Eine gemeinsame Basis finden

Business-IT-Match: Eine gemeinsame Basis finden

Business Intelligence macht aus Daten verwertbares Wissen. Und weil die Menge an verfügbaren Daten rasant wächst und die Technologien gleichzeitig immer performanter werden, nimmt grundsätzlich auch das BI-Potenzial zu. Das wird bislang allerdings von den wenigsten Unternehmen umfangreich genutzt. Der entscheidende Grund: Eine BI-Strategie, die das Sammeln, Konsolidieren und Auswerten der Daten systematisch und langfristig organisiert, ist in kaum einem Unternehmen etabliert. Das hängt unter anderem damit zusammen, dass die Fachbereiche – die ja letztlich von BI profitieren – und die IT-Abteilung nicht so richtig zueinander finden. Zwar wissen die meisten Fachbereiche ganz gut darüber Bescheid, welche technologischen Möglichkeiten es gibt und welche innovativen Use Cases sich damit realisieren lassen – vor allem die Predictive-Szenarien haben es vielen angetan. Und deshalb gehen sie auch mit ziemlich konkreten Anforderungen auf die IT-Abteilung zu. Beim Austausch geht dann aber häufig etwas schief: Die IT-Abteilung versteht nicht ganz korrekt, was der jeweilige Fachbereich benötigt, der Fachbereich kann mit den Nachfragen der IT-Abteilung nichts anfangen. Für die Entwicklung einer übergreifenden BI-Strategie ist das natürlich verheerend.

Verständnisproblem und Verständigungsproblem

Wer das Mismatch zwischen Business und IT beseitigen möchte, muss zunächst einmal einsehen, dass es eigentlich aus zwei Problemen besteht: einem Verständnisproblem und einem Verständigungsproblem. Beim Verständnisproblem geht es darum, dass Fachbereiche und IT-Abteilung aus ganz unterschiedlichen Perspektiven auf die Welt blicken und über sie nachdenken: Für die Fachbereiche ist die Wirklichkeit entscheidend, in der sich analoge Vorgänge abspielen – in der Teile für Maschinen bei den Lieferanten eingekauft werden, in der im Shopfloor Maschinen hergestellt werden, in der Maschinen an die Kunden verkauft werden und in der das Management gerne über all diese realen Vorkommnisse informiert werden möchte. IT-Systeme helfen bei all dem. Aber sie stehen nicht im Vordergrund. Für die IT-Abteilung dagegen ist die IT-seitige Abbildung der Wirklichkeit entscheidend, in der digitale Daten zu digitalen Prozessen hin und her fließen – in der es horizontale und vertikale Vernetzung gibt, EDI-Schnittstellen zu den Systemen der Lieferanten und Kunden und eine Automatisierungspyramide vom ERP-System über das MES bis zur SPS. IT-Systeme sind das einzige, was zählt. Diese unterschiedlichen Denkweisen haben schnell zur Folge, dass immer wieder missverstanden wird, was für den jeweils anderen wichtig ist – einfach deshalb, weil es in der eigenen Welt keine Rolle spielt.

Das Verständigungsproblem macht die ganze Angelegenheit noch komplizierter. Denn Fachbereich und IT-Abteilung denken nicht nur unterschiedlich über die Welt, sie sprechen auch unterschiedlich darüber – jeder hat seine eigene Semantik. So verwenden Mitarbeiter aus dem Einkauf oder aus dem Vertrieb beispielsweise grundsätzlich den Begriff „Materialnummer“. Ihre Kollegen aus der IT-Abteilung benutzen aber in der Regel das aus der SAP-eigenen Materialstammdatentabelle „MARA“ stammende Kürzel „MATNR“. In diesem Einzelfall die Verbindung herzustellen, ist natürlich leicht. In den IT-Systemen werden aber ausschließlich solche Kürzel verwendet. Für einen Fachbereichsmitarbeiter ist es damit fast unmöglich, für Reports eigenständig Daten zu finden.

In diesen Fällen ist die „semantische Schicht“ als Teil der BI-Systemlandschaft mangelhaft oder schlicht nicht vorhanden. Denn diese soll Datenobjekte und Entitäten so beschreiben, dass Mitarbeiter aus den Fachbereichen sie verstehen. Ein Controller liest in seinen Berichten dann beispielsweise Begriffe wie „Umsatz“, „Geschäftsbereich A“ oder eben „Materialnummer“. Um die technische Bezeichnung oder gar die Datenquelle muss er sich nicht kümmern. Die „semantische Schicht“ leistet aber noch mehr – beispielsweise mit Blick auf das Verhalten und die Bedeutung von Kennzahlen. Mithilfe von SQL-typischen Funktionen kann etwa die Währungs- oder Mengeneinheitenumrechnung von Kennzahlen oder eine Datentypkonvertierung von Feldern vorgenommen werden. So lassen sich primär beschreibende Objekte (Attribute) und deren zahlenmäßige Beziehung (Kennzahlen mit Mengen- oder Wertbezug) darstellen, unterschiedliche Reportingdisziplinen können sie nutzen. Daher ist für Dashboards, Ad-hoc-Reports, Analysen und formatierte Berichte eine gemeinsame, semantisch aufbereitete Datengrundlage unverzichtbar.

Der CIO als menschliche Schnittstelle

Um das Verständnisproblem und das Verständigungsproblem in den Griff zu bekommen und einen Business-IT-Match zu erreichen, benötigen Unternehmen – neben einer guten „semantischen Schicht“ – eine menschliche Schnittstelle, die sich in beiden Welten auskennt, beide Denkweisen verinnerlicht hat und beide Sprachen spricht. Häufig erfüllt der CIO genau dieses Profil: Er hat zwar eigentlich einen IT-Hintergrund, ist aber mittlerweile auf dem C-Level zu Hause und deshalb auch mit dem Business bestens vertraut. Natürlich kann der CIO nicht jeden Austausch von Fachbereichen und IT-Abteilung managen. Er kann aber Strukturen aufbauen, die zu einer stetigen Annäherung von Business und IT führen. Im Bereich BI gehören dazu nach unserer Erfahrung:

  • Aufbau und Etablierung eines Business Intelligence Competence Centers (BICC)
  • Aufbau und Etablierung notwendiger BI-Governance-Strukturen
    • Sicherstellung der Kennzahlenkonsistenz sowohl horizontal zwischen den BI-Applikationen der verschiedenen Fachbereiche und vertikal zwischen der operativen, taktischen und strategischen Ebene des BI-Systems
    • Sicherstellung der Datenqualität
  • Definition von Richtlinien wie BI-Architekturvorgaben oder verbindliche Qualitätskriterien und Sicherstellung der Einhaltung (BI-Richtlinienmanagement)
  • Sicherstellung von Qualität, Richtlinienkonformität und Kennzahlenkonsistenz bei Anforderungen aus den Fachbereichen (BI-Anforderungsmanagement)
  • Ausarbeitung einer BI-Strategie gemeinsam mit der IT-Abteilung und den Fachbereichen
  • Bewertung und ggfs. Einführung von modernen BI-Konzepten wie Self-Service-BI und modernen BI-Architekturen wie Cloud

Sonderfall Business Intelligence

Ein guter Austausch von Fachbereichen und IT-Abteilung ist mit Blick auf sämtliche Felder im Unternehmen relevant – und wird angesichts der voranschreitenden Digitalisierung bald zu einem extrem erfolgskritischen Faktor. In Bezug auf Business Intelligence kommen aber noch zwei Aspekte hinzu:

1.    Autonomie im enormen Datenaufkommen

Die meisten IT-Systeme werden einmal implementiert und können dann von den Fachbereichsanwendern genutzt werden – ohne große Unterstützung durch die IT. Im BI-Kontext ist das etwas anders. Aktuelle Reports können zwar auch vom Mitarbeiter aus dem Controlling per Knopfdruck erstellt werden. Vorher musste aber ein Kollege aus der IT-Abteilung die erforderlichen Datenquellen auswählen und logisch korrekt miteinander verknüpfen. Werden Reports mit zusätzlichen Aussagen benötigt, ist der Controller auf den ITler angewiesen. Bislang jedenfalls. Gerade weil im Zuge der Digitalisierung die Menge an verfügbaren Daten dramatisch zunimmt, sollten die Fachbereiche künftig in der Lage sein, autonom Daten auszuwerten. Nur so ist flexibles und schnelles Handeln möglich. Das bedeutet, dass die IT die Systeme besser an die Bedürfnisse der Mitarbeiter aus den Fachbereichen anpassen muss. Gleichzeitig müssen diese sich intensiver mit der Technologie befassen.

2.    Anforderungen aus verschiedenen Fachbereichen

Die meisten IT-Systeme – oder zumindest die einzelnen Module – werden nur von einem Fachbereich genutzt. Entsprechend müssen bei der Auswahl und Implementierung nur die Anforderungen aus diesem Fachbereich berücksichtigt werden. Beim BI-System, das sich zum Beispiel aus einem zentralen Data Warehouse und einer Reihe von Anwendungen zusammensetzen kann, ist das anders: Hierauf greift das gesamte Unternehmen mit allen Fachbereichen zu. Das BI-System muss daher eine Vielzahl von Anforderungen erfüllen. Und damit das gelingt, ist eine reibungslose Kommunikation zwischen der IT-Abteilung und allen Fachbereichen unerlässlich.

 

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Business Intelligence macht aus Daten verwertbares Wissen. Und weil die Menge an verfügbaren Daten rasant wächst und die Technologien gleichzeitig immer performanter werden, nimmt grundsätzlich auch das BI-Potenzial zu. Das wird bislang allerdings von den wenigsten Unternehmen umfangreich genutzt. Der entscheidende Grund: Eine BI-Strategie, die das Sammeln, Konsolidieren und Auswerten der Daten systematisch und langfristig organisiert, ist in kaum einem Unternehmen etabliert. Das hängt unter anderem damit zusammen, dass die Fachbereiche – die ja letztlich von BI profitieren – und die IT-Abteilung nicht so richtig zueinander finden. Zwar wissen die meisten Fachbereiche ganz gut darüber Bescheid, welche technologischen Möglichkeiten es gibt und welche innovativen Use Cases sich damit realisieren lassen – vor allem die Predictive-Szenarien haben es vielen angetan. Und deshalb gehen sie auch mit ziemlich konkreten Anforderungen auf die IT-Abteilung zu. Beim Austausch geht dann aber häufig etwas schief: Die IT-Abteilung versteht nicht ganz korrekt, was der jeweilige Fachbereich benötigt, der Fachbereich kann mit den Nachfragen der IT-Abteilung nichts anfangen. Für die Entwicklung einer übergreifenden BI-Strategie ist das natürlich verheerend.

Verständnisproblem und Verständigungsproblem

Wer das Mismatch zwischen Business und IT beseitigen möchte, muss zunächst einmal einsehen, dass es eigentlich aus zwei Problemen besteht: einem Verständnisproblem und einem Verständigungsproblem. Beim Verständnisproblem geht es darum, dass Fachbereiche und IT-Abteilung aus ganz unterschiedlichen Perspektiven auf die Welt blicken und über sie nachdenken: Für die Fachbereiche ist die Wirklichkeit entscheidend, in der sich analoge Vorgänge abspielen – in der Teile für Maschinen bei den Lieferanten eingekauft werden, in der im Shopfloor Maschinen hergestellt werden, in der Maschinen an die Kunden verkauft werden und in der das Management gerne über all diese realen Vorkommnisse informiert werden möchte. IT-Systeme helfen bei all dem. Aber sie stehen nicht im Vordergrund. Für die IT-Abteilung dagegen ist die IT-seitige Abbildung der Wirklichkeit entscheidend, in der digitale Daten zu digitalen Prozessen hin und her fließen – in der es horizontale und vertikale Vernetzung gibt, EDI-Schnittstellen zu den Systemen der Lieferanten und Kunden und eine Automatisierungspyramide vom ERP-System über das MES bis zur SPS. IT-Systeme sind das einzige, was zählt. Diese unterschiedlichen Denkweisen haben schnell zur Folge, dass immer wieder missverstanden wird, was für den jeweils anderen wichtig ist – einfach deshalb, weil es in der eigenen Welt keine Rolle spielt.

Das Verständigungsproblem macht die ganze Angelegenheit noch komplizierter. Denn Fachbereich und IT-Abteilung denken nicht nur unterschiedlich über die Welt, sie sprechen auch unterschiedlich darüber – jeder hat seine eigene Semantik. So verwenden Mitarbeiter aus dem Einkauf oder aus dem Vertrieb beispielsweise grundsätzlich den Begriff „Materialnummer“. Ihre Kollegen aus der IT-Abteilung benutzen aber in der Regel das aus der SAP-eigenen Materialstammdatentabelle „MARA“ stammende Kürzel „MATNR“. In diesem Einzelfall die Verbindung herzustellen, ist natürlich leicht. In den IT-Systemen werden aber ausschließlich solche Kürzel verwendet. Für einen Fachbereichsmitarbeiter ist es damit fast unmöglich, für Reports eigenständig Daten zu finden.

In diesen Fällen ist die „semantische Schicht“ als Teil der BI-Systemlandschaft mangelhaft oder schlicht nicht vorhanden. Denn diese soll Datenobjekte und Entitäten so beschreiben, dass Mitarbeiter aus den Fachbereichen sie verstehen. Ein Controller liest in seinen Berichten dann beispielsweise Begriffe wie „Umsatz“, „Geschäftsbereich A“ oder eben „Materialnummer“. Um die technische Bezeichnung oder gar die Datenquelle muss er sich nicht kümmern. Die „semantische Schicht“ leistet aber noch mehr – beispielsweise mit Blick auf das Verhalten und die Bedeutung von Kennzahlen. Mithilfe von SQL-typischen Funktionen kann etwa die Währungs- oder Mengeneinheitenumrechnung von Kennzahlen oder eine Datentypkonvertierung von Feldern vorgenommen werden. So lassen sich primär beschreibende Objekte (Attribute) und deren zahlenmäßige Beziehung (Kennzahlen mit Mengen- oder Wertbezug) darstellen, unterschiedliche Reportingdisziplinen können sie nutzen. Daher ist für Dashboards, Ad-hoc-Reports, Analysen und formatierte Berichte eine gemeinsame, semantisch aufbereitete Datengrundlage unverzichtbar.

Der CIO als menschliche Schnittstelle

Um das Verständnisproblem und das Verständigungsproblem in den Griff zu bekommen und einen Business-IT-Match zu erreichen, benötigen Unternehmen – neben einer guten „semantischen Schicht“ – eine menschliche Schnittstelle, die sich in beiden Welten auskennt, beide Denkweisen verinnerlicht hat und beide Sprachen spricht. Häufig erfüllt der CIO genau dieses Profil: Er hat zwar eigentlich einen IT-Hintergrund, ist aber mittlerweile auf dem C-Level zu Hause und deshalb auch mit dem Business bestens vertraut. Natürlich kann der CIO nicht jeden Austausch von Fachbereichen und IT-Abteilung managen. Er kann aber Strukturen aufbauen, die zu einer stetigen Annäherung von Business und IT führen. Im Bereich BI gehören dazu nach unserer Erfahrung:

  • Aufbau und Etablierung eines Business Intelligence Competence Centers (BICC)
  • Aufbau und Etablierung notwendiger BI-Governance-Strukturen
    • Sicherstellung der Kennzahlenkonsistenz sowohl horizontal zwischen den BI-Applikationen der verschiedenen Fachbereiche und vertikal zwischen der operativen, taktischen und strategischen Ebene des BI-Systems
    • Sicherstellung der Datenqualität
  • Definition von Richtlinien wie BI-Architekturvorgaben oder verbindliche Qualitätskriterien und Sicherstellung der Einhaltung (BI-Richtlinienmanagement)
  • Sicherstellung von Qualität, Richtlinienkonformität und Kennzahlenkonsistenz bei Anforderungen aus den Fachbereichen (BI-Anforderungsmanagement)
  • Ausarbeitung einer BI-Strategie gemeinsam mit der IT-Abteilung und den Fachbereichen
  • Bewertung und ggfs. Einführung von modernen BI-Konzepten wie Self-Service-BI und modernen BI-Architekturen wie Cloud

Sonderfall Business Intelligence

Ein guter Austausch von Fachbereichen und IT-Abteilung ist mit Blick auf sämtliche Felder im Unternehmen relevant – und wird angesichts der voranschreitenden Digitalisierung bald zu einem extrem erfolgskritischen Faktor. In Bezug auf Business Intelligence kommen aber noch zwei Aspekte hinzu:

1.    Autonomie im enormen Datenaufkommen

Die meisten IT-Systeme werden einmal implementiert und können dann von den Fachbereichsanwendern genutzt werden – ohne große Unterstützung durch die IT. Im BI-Kontext ist das etwas anders. Aktuelle Reports können zwar auch vom Mitarbeiter aus dem Controlling per Knopfdruck erstellt werden. Vorher musste aber ein Kollege aus der IT-Abteilung die erforderlichen Datenquellen auswählen und logisch korrekt miteinander verknüpfen. Werden Reports mit zusätzlichen Aussagen benötigt, ist der Controller auf den ITler angewiesen. Bislang jedenfalls. Gerade weil im Zuge der Digitalisierung die Menge an verfügbaren Daten dramatisch zunimmt, sollten die Fachbereiche künftig in der Lage sein, autonom Daten auszuwerten. Nur so ist flexibles und schnelles Handeln möglich. Das bedeutet, dass die IT die Systeme besser an die Bedürfnisse der Mitarbeiter aus den Fachbereichen anpassen muss. Gleichzeitig müssen diese sich intensiver mit der Technologie befassen.

2.    Anforderungen aus verschiedenen Fachbereichen

Die meisten IT-Systeme – oder zumindest die einzelnen Module – werden nur von einem Fachbereich genutzt. Entsprechend müssen bei der Auswahl und Implementierung nur die Anforderungen aus diesem Fachbereich berücksichtigt werden. Beim BI-System, das sich zum Beispiel aus einem zentralen Data Warehouse und einer Reihe von Anwendungen zusammensetzen kann, ist das anders: Hierauf greift das gesamte Unternehmen mit allen Fachbereichen zu. Das BI-System muss daher eine Vielzahl von Anforderungen erfüllen. Und damit das gelingt, ist eine reibungslose Kommunikation zwischen der IT-Abteilung und allen Fachbereichen unerlässlich.

 

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