Change Management: (Auch) In SAP-Projekten?

– von Diana Barun, itelligence Prozessberatung –

Change Management ist ein Thema von großer Bedeutung, dem allerdings oftmals nur eine kleine Beachtung geschenkt wird.

Dabei sind laut Gartner-Analysten die Themen Leadership und Change Management erfolgskritische Bausteine, wenn um es die Investition in neue Technologien geht. Gerade in den 1990er und 2000er Jahren mussten Unternehmen die bittere Erfahrung machen, dass der simple Einkauf und Implementierung von  neuen Technologien nicht zum gewünschten Erfolg führt. Stattdessen müssen die Auswirkungen der Veränderungen auf Policies, Prozesse, Organisation, Rollen und Kulturen erkannt und sorgfältig geplant werden. (Quelle: Gartner-Report “CEO Survey 2012: The Year of Living Hesitantly“)

Das Change Management ist somit ein wichtiger Bestandteil einer SAP-Einführung. Doch wie so häufig driften insbesondere in diesem Bereich Theorie und Praxis stark auseinander.

Die Einführung einer neuen Software birgt immer Änderungen im täglichen Arbeitsablauf eines Endanwenders. Deshalb ist es umso wichtiger, alle von der Neueinführung bzw. Änderung der Software betroffenen Personen auf diesen neuen Ablauf in ihrer Tätigkeit gut vorzubereiten.

Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen den folgenden Teilbereichen im Change Management:

  • Schulungsmanagement
  • Akzeptanz des SAP-Projekts/der Änderung in der Organisation
  • Change Management im SAP-Projektteam
  • Risk-Based Approach zur Fehlervermeidung in kritischen Prozessen
  • Change Management zum Endkunden

Eingehend auf das Schulungsmanagement wird in diesem Rahmen zunächst der Schulungsbedarf ermittelt. Bei kleinen Änderungen im System ist meist kein großer Schulungsaufwand notwendig, da die späteren Endanwender bereits involviert sind. Bei einer kompletten Neueinführung eines SAP-Systems sieht dies jedoch anders aus. Hier ist es wichtig, alle späteren Endanwender zu identifizieren. Dabei wird empfohlen, deren gegebenenfalls vorhandenes Anwenderwissen über SAP abzufragen.

Im Rahmen des Schulungsmanagements werden nicht allein die Endanwender betreut. Auch die zukünftigen Trainer, wie auch Mitarbeiter, welche Schulungshandbücher erstellen, müssen optimal betreut werden. Hierbei wird darauf geachtet, geeignete Trainer auszuwählen, diese gut vorzubereiten und zu betreuen. Eine Fragestellung, welche in diesem Rahmen beispielsweise beantwortet werden muss ist, wie bzw. mit welcher Software die Unterlagen für Schulungen erstellt werden.

Das Trainingsmanagement als Teilbereich des Change Managements, und das Letztere wiederum als Teilbereich eines gesamten und erfolgreichen SAP-Projekts, verdient eine große Aufmerksamkeit. Denn hier wird auf die letztendlichen Nutzer des SAP-Systems eingegangen. Diese werden diejenigen sein, welche täglich mit dem neuen System arbeiten und müssen dementsprechend gut vorbereitet werden. Um die bestmögliche und eine effiziente Vorbereitung zu gewähren, können eine Reihe von Tools und Templates unterstützend verwendet werden.

Für weitere Fragen zum Thema Schulungsmanagement stehe ich Ihnen gerne unter diana.barun@itelligence.de zur Verfügung.

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