Cloud Revolution im HR– endlich wirklich Geld und Zeit sparen bei der Reisekostenabrechnung

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Im vergangenem Jahr haben wir itelligence-Berater, gemeinsam mit den IT-Verantwortlichen, in vielen Unternehmen bereits kleine bis mittlere Cloud-Revolutionen ausgelöst. Nun steht eine (kleine) Revolution bei den Reisekosten bevor. Nachfolgend ein kurzer Vorgeschmack darauf, welche tatsächlichen Erleichterungen durch die SAP Reisekostenabrechnung aus der Cloud möglich sind.

Zur Erinnerung: so sollte es nicht mehr sein

Jeder, der geschäftlich unterwegs ist – und das sind ja nicht zufällig oft die erfolgreichsten Consultants, Verkäufer und Manager der Unternehmen –weiß, mit wie vielen lästigen Pflichten Reisen und deren Abrechnungen verbunden sind, nachdem Fahrt- oder Hotelkosten ausgelegt oder Kunden zum Geschäftsessen eingeladen wurden. Hochqualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kämpfen sich durch ein Dickicht von steuerlichen Vorgaben und unternehmensinternen Richtlinien und das Labyrinth von Kostenstellen und Budgets. Sie füllen Excel-Tabellen mit Drop-Down-Menüs aus. Sie drucken diese Tabellen, heften Quittungen und Rechnungen daran. Dann nummerieren sie die Zettel mit Kugelschreiber! Schließlich liegen ihre Abrechnungen (erschöpft) in den Postkörbchen der Prüfer. Wohlgemerkt – dieselben Consultants, Verkäufer, Manager, für die die Arbeit mit Smartphones, Tablet-PCs und Apps aus der Cloud selbstverständlich ist.

SAP Cloud-Lösung für die Reisekostenabrechnung mit Smartphone und Apps

Als Berater habe ich die Erfahrung gemacht, dass die aktuelle Lösung für die Reisekostenabrechnung von SAP stark standardisiert, damit sehr schnell umsetzbar ist und auch den Vielreisenden endlich den digitalen Services des 21. Jahrhunderts bietet. In unseren Kunden-Projekten konnten wir bereits nach wenigen Modifikationen die Prozesse rund um die Reisevorbereitung, Reisebewilligung und Buchungen sowie die Abrechnung der Reisekosten weitgehend automatisieren. Gleichzeitig ist die SAP-Lösung so flexibel, dass wir in einem aktuellen Projekt sämtliche Reiseprozesse eines weltweit tätigen Konzerns in die Reisekosten-Cloud überführen.

Jetzt bereiten wir uns darauf vor, dass SAP die Reisekosten-Cloud um die Funktionen und Vorteile der im Sommer übernommenen Plattform Concur erweitert. Damit eröffnen sich völlig neue Perspektiven bei der Automatisierung der Prozesse.

Und wie gewaltig das Potential für Einsparungen ist, haben die Analysten von „PayStreamAdvisors“ nachgewiesen. In einer Benchmark-Studie zeigen sie, dass durch die Automatisierung die Kosten deutlich sinken. Für einen durchgängig manuellen Prozess nehmen sie Ausgaben von 23,88 Euro an. Bei einer teilweisen Automatisierung sinken diese auf 12,57 Euro. Bei vollständiger Automatisierung kostet der Prozess lediglich 6,41 Euro.

Der Cloud Hattrick

Doch in unseren Diskussionen hören wir viele Prozessmanager daran zweifeln, dass Reiseplanungen und die Reisekostenabrechnungen „End-to-End“ zu automatisieren sind. Die internen Richtlinien seien zu komplex, die steuerlichen Vorgaben zu kompliziert, argumentieren sie. Die Kundenerfahrungen sind da anders. Hier, drei echte Vorteile der Cloud und dieser Lösung.

  • Ein großer Vorteil ist, dass SAP die Reisekosten-Cloud mit Reiseportalen und Kreditkartenbanken verlinkt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter holen sich über verschiedene Portale Vorschläge für die Übernachtungen, Flüge und Mietwagen. Wenn sie mit den Vorgesetzten über Ziele und Bewilligung des Messebesuchs sprechen, legen sie detaillierte Reisepläne und Kostenvoranschläge aus der Cloud vor. Über die Kreditkartenbanken buchen sie die Reise, bezahlen und weisen später über die Kreditkartenabrechnung den Verlauf gegenüber Prüfern und Vorgesetzten nach.
  • Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Belege und Rechnungen der Spesenabrechnung beilegen, haben Excel und Drop-Down-Menüs, Hefter und Locher einfach ausgedient. Die Zukunft gehört dem Smartphone: Mit der Kamera fotografieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Hotelrechnungen oder Taxiquittungen. Im nächsten Schritt öffnen sie diese elektronischen Dokumente in der Reisekosten-App, taggen sie entsprechend der Reiseplanung und der Kostenstellen.
  • Während der Mitarbeiter auf der Messe seine Kunden von neuen Produkten überzeugt, sortieren und ordnen die Anwendungen in der Cloud die Belege den jeweiligen Reisen und deren Rahmendaten zu. Dann legen sie die gesamte Abrechnung für die Prüfung bereit. Wenn die Anwendungen keine Abweichungen oder Verstöße finden, stellen sie für die Prüfung alle Signale auf „grün“. Das ist ein wichtiger Hinweis für die Auditoren und Vorgesetzten: Deren finales Einverständnis sowie deren Freigabe für die Kosten schließen jede Reisekostenabrechnung ab.

Bisher unbekannte Kostentreiber bei Reisekosten identifizieren

Damit ist das Potential der Cloud noch lange nicht ausgeschöpft sind – zum jeweiligen Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss kann das Management mit wenigen Klicks Reports erstellen und die Reisekosten detailliert auswerten und analysieren. Auf diese Weise analysieren lassen sich Budgets analysieren und endlich auch Kostentreiber bei den Reisekosten identifizieren.

Möchten Sie SAP Reisekosten in der Cloud in einem Look & Feel Termin einmal näher kennenlernen? Oder haben Sie bereits spezielle Anforderungen, die Sie gerne mit uns durchsprechen möchten? Melden Sie sich gern bei Andreas Sigrist. Wir stimmen dann alles weitere im persönlich Gespräch ab.

Lesen Sie hierzu auch die deutsche Pressemitteilung vom 25. Juni 2015.

– von Torsten Thöne, itelligence AG –

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