documents for ERP: Word Dokumente direkt im SAP erstellen

blog-featureimage-people

SAP und Microsoft Word – Zwei gute Bekannte die in Unternehmen oft gemeinsam genutzt werden. Aber mal ehrlich: Während man bei Microsoft Excel und SAP über eine Integration sprechen kann, beschränkt sich die Word Integration bei den meisten Unternehmen auf reines Copy + Paste.

Das SAP System stellt die zentrale Plattform für Geschäftsprozesse bereit – und damit sind auch die meisten relevanten Daten dort zu finden. Daneben werden komplexere Geschäftsdokumente, z.B. Angebote oder Verträge, aber oftmals in Microsoft Word erstellt, um Layout und Inhalte individueller gestalten zu können.

Der Word Editor ist nun mal fast jedem Anwender gut vertraut, Texte und Tabellen sind schnell und einfach erstellt und oft genutzte Textbausteine sowie Graphiken können unkompliziert eingebunden werden.

Was daher fehlt ist eine echte Integration von SAP und Microsoft Word – um Daten, Dokumente und Prozesse einfach miteinander zu verbinden.

documents-erp
documents-erp-2

Unsere Lösung documents for ERP schafft diese Integration.

Die Erstellung von Word- und PDF-Dokumenten kann mit ihr entweder interaktiv, automatisiert und/oder im Batch erfolgen.

Angebote, Verträge, Formulare oder beliebige andere Korrespondenzen können problemlos direkt im SAP – in der jeweiligen Anwendung, über die Nachrichtensteuerung oder in den dazugehörigen Transaktionen erzeugt werden.

Das Copy + Paste relevanter Texte aus SAP heraus in lokal geführte Wordvorlagen entfällt komplett. Denn SAP kennt jetzt diese Wordvorlagen selbst und nutzt diese wann immer erforderlich.

Textbausteine, Graphiken, etc. können direkt aus SAP heraus interaktiv ausgewählt werden, um z.B. ein individualisiertes Angebot zu erzeugen.

Das so von SAP erstellte Word Dokument kann jederzeit ganz oder in Teilen bearbeitet werden bevor es weiterverarbeitet wird.

Und zwar in der gewohnten Word Oberfläche mit allen dort verfügbaren Funktionen.

Dadurch stehen umfängliche Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung, und spezielles IT Know-how wird nicht benötigt. Sämtliche Vorlagen werden an zentraler Stelle abgelegt, und alle Änderungen können an einem Freigabeprozess gebunden sein – das stellt Rechts- und Revisionssicherheit her.

Anschließend verteilt SAP die Dokumente je nach Bedarf weiter: Per Druck, E-Mail Versand, Workflow, Geschäftsvorfall, Archivanbindung, digitaler Akte, etc.

Ergebnis: Ich muss SAP nicht mehr verlassen um bspw. ein individuelles Kundenangebot zu erstellen. SAP erzeugt das Angebot auf Basis meiner Wordvorlagen, ich ergänze relevante Texte, Grafiken, Formatierungen direkt im Word und SAP verschickt das Angebot per Mail weiter an meinen Kunden.

Eine echte Integration von SAP und Microsoft Word sowie von Dokument und Geschäftsprozess.

documents-erp-3

 

 

Mehr Informationen zum documents for ERP finden Sie im itelligence AddStore unter:

http://www.itelligence.addstore.de/de/geschaeftsprozesse/administratives/documents%20for%20ERP~659.ahtml

 

 – Andreas Horn, itelligence AG –

Ähnliche Beiträge

NTT_DATA-Business-Solutions-690x180
Lesen Sie mehr
blog_featured image_simplification1
Lesen Sie mehr
Image_Gears-on-Digital-Background-690x180
Lesen Sie mehr
Blogbild_Scrum
Lesen Sie mehr
Blogbild_Alain-1
Lesen Sie mehr
Feature_Image-Experience-NewOpportunities-690x180
Lesen Sie mehr
Folgen Sie uns: