Elektronische Ausgangsrechnungen – mit oder ohne qualifizierter elektronischer Signatur?

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– von Jürgen Fülster, Technologieberatung der itelligence AG –

Mit unserer Lösung it.sign bieten wir unseren SAP-Kunden die Möglichkeit, elektronische Ausgangsrechnungen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben in Deutschland mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. (siehe auch: http://it-sign.itelligence.de) Elektronisch übermittelte Ausgangsrechnungen benötigten bisher eine qualifizierte elektronische Signatur, wenn der Rechnungsempfänger die Vorsteuer von der Rechnung abziehen möchte (Ausnahme: Rechnungen, die im EDI-Verfahren übermittelt werden).

Die gesetzliche Grundlage dafür findet sich im § 14 Absatz 3 des Umsatzsteuergesetzes (UStG):

§14 Umsatzsteuergesetz
(3) Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein durch

  1.  eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das durch Artikel 2 des Gesetzes vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, oder
  2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs (ABl. EG Nr. L 338 S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

Im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011, das im September 2011 von Bundestag und Bundesrat verabschiedet wurde, ist nun dieser §14 Absatz 3 UStG abgeändert worden und die Pflicht zur qualifizierten elektronischen Signatur gelockert worden.

§14 Umsatzsteuergesetz
(3) Unbeschadet anderer zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch

  1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBI. I S. 876), das durch Artikel 2 des Gesetzes vom 16. Mai 2001 (BGBI. I S. 876) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, oder
  2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs (ABI. EG Nr. L 338 S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

Nach dieser neuen Gesetzeslage ist also aus der Pflicht („Muß-Option“) zur qualifizierten elektronischen Signatur bei elektronischen Ausgangsrechnungen eine „Kann-Option“ geworden. Was sind aber die „anderen zulässigen Verfahren“, die der §14 Absatz 3 UStG jetzt nennt? Ein Hinweis darauf findet sich im Absatz 1 des §14 UStG:

§14 Umsatzsteuergesetz
(1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

Damit ergeben sich also nach der aktuellen Gesetzeslage drei unterschiedliche Möglichkeiten, wie Unternehmen sich den Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen sichern können:

  • qualifizierte, elektronische Signatur
  • Einsatz von standardisierten EDI-Verfahren
  • „innerbetriebliche Kontrollverfahren“, die die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten

Losgelöst von den reinen Gesetzestexten wird die betriebliche Praxis zeigen müssen, welche „innerbetrieblichen Kontrollverfahren“ den Anforderungen der Steuerbehörden genügt. Das Bundesministerium der Finanzen hat dazu einen Frage-Antwort-Katalog herausgebracht, den Sie hier finden: http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_310/DE/Wirtschaft__und__Verwaltung/Steuern/Veroeffentlichungen__zu__Steuerarten/Umsatzsteuer/003.html#9

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