Fünf Jahre Wissensmanagement bei itelligence – was lernen wir?

– von Mathias Eberle, Beratung Wissensmanagement –

Im Herbst 2008 konnten wir bei der itelligence AG nach einer längeren Konzeptionsphase an das Design unseres internen Wissensmanagement-Portals itellipedia gehen. Wir waren mit ganz guten theoretischen Modellen, einer Untersuchung des Fraunhofer IPK und einer großen Portion Motivation ausgestattet. Ob das ausreichen würde, war uns aber nicht klar.

Was ist WM

Unsere technische Lösung beinhaltete von Anfang an kollaborative Komponenten (Wikis, Blogs, Foren), klassische Intranetstrukturen, Servereinbindungen und Anwendungen kamen später dazu. Das Dach für diese integrierte Oberfläche bietet ein SAP NetWeaver-Portal, über das wir auch Single-Sign-On-Mechanismen realisieren.

Nach einer Anlaufphase und Rollouts des Tools in verschiedene Landesgesellschaften konnten wir schnell eine relativ stabile internationale Benutzerbasis von ca. 10% aktiven (also Inhalte beitragenden) Nutzern etablieren. Fünf Jahre später ist es nun an der Zeit, einmal unsere Erfahrungen mit Wissensmanagement als theoretischem Konzept und den eingesetzten Technologien auszuwerten.

Unsere wichtigsten Lektionen aus dem Bereich Wissensmanagement (WM):

  1. Management Support ist das Wichtigste. Ohne geht nicht – nur ein Werkzeug oder Konzept, das von der Leitungsebene und (zumindest teilweise) vom mittleren Management verstanden und mitgetragen wird, wird langfristig funktionieren.
  2. Motivation muss immer positiv sein. Es wäre falsch, Mitarbeiter zur Benutzung eines (WM-)Werkzeugs zwingen zu wollen. Positive Motivation kann helfen, eine stabile „Nutzerbasis“ für WM zu schaffen, und kontinuierliche Angebote können das Interesse wachhalten.
  3. Technologie ist wichtig, aber nicht alles. WM sollte sich in nutzerfreundlichen, klar definierten Werkzeugen abbilden lassen. Und auch das Telefon oder das informelle Gespräch in der Kantine können sinnvolle Werkzeuge des WM sein.
  4. Je umfassender das theoretische Konzept, desto langfristiger die Wirkung. Wenn Mitarbeiter nicht nur die Features eines Wikis verstehen, sondern die gesamte Firmenkultur die Aspekte Teilen und Lernen rezipiert, dann erst wird WM zur produktiven Dauereinrichtung.
  5. Quick Wins sind nett, aber eben nur kurzfristig. Kleine, nützliche Applikationen mit schnellem Mehrwert können in der Tat Appetit auf mehr WM machen. Aber was dann? Auch für die dauerhafte, intensive Nutzung von WM muss das Grundkonzept Lösungen bieten. Ein neuer, engagierter „Wissensmanager“ ist ein großer Gewinn, den es zu nutzen gilt.
  6. Technologien haben einen kurzen Lebenszyklus. Heute wird Wissen anders geteilt und verwaltet (Soziale Netzwerke, Mobility) als vor fünf Jahren (Wikis), vor zehn (Foren) oder fünfzehn Jahren (E-Mails). Diesen Zyklus muss WM berücksichtigen, der Wissensarbeiter von heute muss auf anderen Endgeräten und mit anderer Software abgeholt werden als früher. Deshalb bedeutet fundiertes WM auch kontinuierliche Investitionen in Technologie.
  7. Erfolgreiches Wissensmanagement wirkt fast wie unsichtbar. Wenn WM funktioniert, ist es mit der Zeit kein spektakuläres neues Hypethema mehr, sondern wird zur alltäglichen Arbeit. Anders ausgedrückt: nur gescheiterte WM-Projekte sind dramatisch und erregen Aufsehen. Wenn WM so tief in die Firmenkultur implementiert werden, dass sie sich mit der Zeit den Ideen des WM öffnet und verändert, wird es selbstverständlich – dann kann Wissen auf Dauer in einem Unternehmen fließen.

Für Fragen und Diskussionen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung!

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1 Gedanke zu “Fünf Jahre Wissensmanagement bei itelligence – was lernen wir?”

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