Die Rechnung, bitte! Papierloser Rechnungsprozess in der digitalisierten Welt mit ZUGFeRD

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Der Traum vom papierlosen Rechnungsprozess ist so alt wie das Internet. Dennoch wird er immer noch in kaum einem Unternehmen gelebt. Besonders im Bereich der Rechnungsstellung und -bearbeitung wird häufig an Methoden und Prozeduren festgehalten, die teilweise noch aus vor-digitalen Zeiten stammen. Dabei gibt es mittlerweile eine funktionierende digitale Lösung, um den Umgang mit Rechnungen erheblich zu erleichtern: Die Spezifikation „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ – kurz: ZUGFeRD.

 

Wie funktioniert ein papierloser Rechnungsprozess?

 

Das technische Konzept von ZUGFeRD basiert auf den Standards des 2012 verabschiedeten PDF/A-3-Formats. Es erlaubt, strukturierte Rechnungsdaten (im XML-Format) mit dem Erscheinungsbild der Rechnung (im PDF-Format) zusammenzuführen. Auf diese Art entsteht eine Rechnung, die sowohl von Maschinen wie auch von Menschen lesbar ist.  Die Inhalte der Rechnung entsprechen dabei der europäischen CEN-Norm und erfüllen somit die europäischen Anforderungen an eine Rechnung. Rechnungen können also zwischen verschiedenen Unternehmen übermittelt und bearbeitet werden, ohne dass ein Einscannen oder manuelles Übertragen von Posten und Zahlen in ein dediziertes System erforderlich ist. Im Gegensatz zu herkömmlichen EDI-Verfahren sind keine vorherigen Absprachen zwischen den jeweiligen Unternehmen über die Struktur und Form der Rechnung mehr nötig. Jedes Unternehmen kann ZUGFeRD nutzen. Durch die Effizienz dieses Standards ist die Akzeptanz und Nutzung des Formats in den letzten Jahren stetig angestiegen.

 

Weniger Aufwand und Kosten auf beiden Seiten

 

Eine digitale Verarbeitung reduziert natürlich drastisch den Arbeitsaufwand und somit auch die Kosten. Studien des Marktforschungsunternehmens Billentis haben gezeigt, dass sich durch den Einsatz von ZUGFeRD sowohl auf Eingangs- wie auch auf Ausgangsseite Bearbeitungskosten um 50 bis 80% einsparen lassen. Eine elektronische Ausstellung und Verbuchung spart die Kosten für Porto und Kopien und den Raum für Aktenordner. Außerdem ist leichter nachvollziehbar, wann eine Rechnung von wem bearbeitet wurde. Durch digitale Suche ist das gespeicherte Dokument in seiner Ablage entsprechend leicht auffindbar. So entfallen viele der Fragezeichen, die sich in der alltäglichen Rechnungsbearbeitung auftun. Zudem werden mit diesem Format auch alle Steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen berücksichtigt, selbst international. Und auch die Standards für eine revisionssichere Archivierung werden erfüllt.

 

Nachteile ausgeschlossen

 

Nachteile entstehen durch eine Umstellung auf ZUGFeRD nicht: natürlich kann ein Unternehmen, das keine automatisierte Buchungslösung implementiert hat, die Rechnungen immer noch so verarbeiten wie bisher. Um allerdings von der spürbaren Erleichterungen der voll-digitalen Verbuchung zu profitieren, sollte man auf jeden Fall den Einsatz von dieses Standards in Erwägung ziehen.

 

Image EDI Webseite

 

Rechnungen direkt ins ERP

 

Als Basis der ZUGFeRD-Lösung der itelligence AG steht die Middleware it.x-EDIconnect mit dem entsprechenden ZUGFeRD-Add-On. Für die Erstellung einer Rechnung nimmt diese Softwarelösung die pdf-Daten der Rechnung (Erscheinungsbild). Diese verknüpft sie mit den Daten eines INVOIC-IDoc, das vom SAP ERP als Import/Export-Format benutzt wird und fügt sie zu einer ZUGFeRD-Rechnung zusammen. Beim Empfangen einer Rechnung gilt das gleiche Verfahren in umgekehrter Richtung. So ermöglicht  it.x-EDIconnect eine direkte Verarbeitung der Daten in der SAP-GUI. Es schafft so die Voraussetzung für eine automatisierte Übernahme der Rechnung in die Finanzbuchhaltungs- und Zahlungssysteme.

Das ZUGFeRD Add-on ist zusätzlich auch für die SAP PI/PO verfügbar als auch als SaaS-Lösung über das itelligence EDI Managed Services.

 

– von Mirko Milla, Teamleiter Consulting EDI Solutions, Technology Consulting & Products, itelligence AG –
E-Mail: Mirko.Milla@itelligence.de

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