Lohnt sich Business Intelligence für den Mittelstand?

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Wie in unserem ersten Teil dieser Blogreihe bereits angekündigt, werden wir diese komplexe Frage anhand von drei Beispielen aus der Praxis beantworten.

  1. Komplette Re-planung des Unternehmens innerhalb von 2 Wochen
    Während der letzten Finanzkrise war vielen Unternehmen nicht klar, was auf sie zukommt. Anfang November 2008 beschloss ein deutscher Mittelständler mit ca. 500 Mitarbeitern in Deutschland und diversen Auslandstöchtern, die fertige Jahresplanung für 2009 wegzuwerfen und eine Re-Planung auf „worst case“ Basis zu machen. Nach zwei Wochen war die neue Planung fertig und beschlossen. Es zeigte sich 2009, dass dies eine gute Entscheidung war, denn das Unternehmen kam gut durch die Finanzkrise. Warum konnte das Management in 2 Wochen komplett neu planen? Weil etwa ein Drittel aller Mitarbeiter Zugriff auf das BI System hatte, die Planung in einem etablierten System fast schon routinemäßig erfolgte und die Unternehmensführung diesen Zahlen vertraute. Ermöglicht hatte das der IT Leiter, der in diesem Unternehmen zugleich Leiter Controlling war. Er hatte den Reifegrad der Unternehmenssteuerung auf einem sehr hohen Niveau über Jahre hinweg etabliert.
  2. Investition in Statistiksoftware nach 3 Monaten amortisiert
    Bei einem Maschinenbauer wurden komplexe Präzisions-Metallteile gefertigt, in größeren Stückzahlen. Weil es viele Einflussfaktoren auf die Qualität gibt, die Verarbeitung komplex ist und viele Arbeitsschritte erfolgen, war die Ausschussquote zu hoch. Um sie zu senken, beschloss man sämtliche Daten und mögliche Einflussfaktoren zu erfassen und in einem Datenmodell abzubilden. Auf diesen Daten wurde mit einer Analysesoftware optimiert und man fand heraus, dass die Bearbeitungswerkzeuge zu ganz bestimmten Zeitpunkten gewechselt werden mussten. Dadurch konnten die Fertigungstoleranzen eingehalten und die Ausschussquote entscheidend verringert werden, ohne die Kosten in der Produktion zu erhöhen. Nach wenigen Wochen hatte sich die Investition für das Projekt amortisiert. Es ging um einen sechsstelligen Eurobetrag.
  3. Komplexität reduziert, Abstimmungsaufwand vermindert, Qualität der Auswertungen gesteigert
    Viele Fachabteilungen in den Unternehmensbereichen leiden unter komplexen Prozessen, schlechter Datenqualität, zu viel Abstimmungsaufwand und dem Problem, wichtige ad hoc Fragen des Managements nur sehr aufwändig und fehlerbehaftet beantworten zu können. In mindestens zwei Drittel des deutschen Mittelstandes ist nach unserer Erfahrung Business Intelligence nur auf einem Reifegrad 1 oder 2, also fast gar nicht oder nur stark unterentwickelt vorhanden. Im Vergleich zu den USA und anderen Ländern liegt Deutschland auf keinem Spitzenplatz. Excel, statische Reports, schneller Abzug einer CSV Datei aus der Datenbank durch die IT oder zweifelhafte Self Service BI Tools mit redundanter Datenhaltung sind immer noch „die Wundermittel“ des deutschen Mittelstands. Die Geschäftsleitung merkt davon nichts, bekommt sie doch Ihre gewünschten Informationen und hat auf den ersten Blick den geringsten Nutzen. Die eingeschliffenen Workarounds im BI und ein mangelnder Veränderungswille sind die häufigsten Hindernisse, um den Nutzen und die Mehrwerte einer modernen BI Lösung ausschöpfen zu können. Obwohl jeder der unzufriedenen Mitarbeiter die Funktionalität und Einfachheit eines Smartphones im privaten Umfeld schätzt, arbeitet er täglich mit 10 Jahre alter Software und Methoden von gestern. Doch es gibt ja noch das andere Drittel.So hat einer unserer mittelständischen Kunden seine Unternehmenssteuerung und seine BI Lösungen in den letzten 4 Jahren auf die Reifegradstufe 3 und 4 gehoben. Er könnte es sich heute nicht mehr leisten, zu den ineffizienten Prozessen von gestern zurückzukehren.Alle Mitarbeiter finden die wichtigen Kennzahlen und Reports in einer Webanwendung, es ist keine Installation von Software nötig. Auch Non-SAP-ERP-User können das BI nutzen. Die Daten kommen aus einem Enterprise Data Warehouse auf Basis von SAP BW, redundante Datenhaltung wurde eliminiert und die Datenqualität Schritt für Schritt verbessert. Kennzahlen auf mobilen Geräten sind bei Bedarf verfügbar, Berichte und Analysen werden mit einem einheitlichen Werkzeug erstellt. Fazit des Kunden: durch die Analyse- und Reportingmöglichkeiten ist es gelungen, viele Prozesse zu optimieren, Risiken zu vermindern und das Unternehmen agiler und wettbewerbsfähiger zu machen. Unser Kunde hat eine klare BI.Roadmap für die nächsten Jahre und macht sich gerade fit für Industrie 4.0 und das IoT, das „Internet of Things“.

Analytics, also BI und Performance Management, rechnet sich unserer Erfahrung nach bei allen mittelständischen Unternehmen. Wir empfehlen daher unseren Kunden eine BI.Roadmap für einen Zeitraum von 2 bis 4 Jahren zu entwickeln, den Mehrwert herauszuarbeiten und Schritt für Schritt umzusetzen.

– von Manfred F. Steinhart, Senior Expert Fokusthemenvertrieb Analytics, itelligence AG –

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