Prozessharmonisierung in SAP-Projekten

– von Christian Peter, Programmmanager Prozessberatung –

In vielen meiner Projekte habe ich es mit Unternehmen zu tun, die sich im  Wachstum befinden oder in den letzten Jahren stark gewachsen sind. Das Resultat sind immer komplexere  Unternehmensstrukturen, fast immer mit einer internationalen Ausrichtung. Diese Strukturen sind in der Regel nicht einheitlich organisiert, Prozesse und Funktionen unterschiedlich ausgeprägt und die unterstützenden IT-Systeme nicht aufeinander abgestimmt.

Das Resultat nennen wir auch gerne eine „heterogen gewachsene IT-Landschaft“. Bedeutet: Jede Landesgesellschaft, jedes Werk, im Zweifel sogar jede Fachabteilung hat eigene IT Systeme, die möglichst individuell auf die lokalen Bedürfnisse angepasst sind. Dies mit jeweils eigenen Datenstrukturen, so dass ein integrativer Datenaustausch ohne Medienbrüche nahezu unmöglich ist.

Der Druck auf die Unternehmen durch den internationalen Wettbewerb erfordert eine ständige Effizienzsteigerung in den Unternehmensprozessen. Flexible Warenflüsse innerhalb der Unternehmensorganisation, Transparenz über Kundenaktivitäten und aktuelle Lieferanteninformationen sind dabei unerlässlich. Ein einheitliches Kennzahlenreporting über alle Gesellschaften ist oftmals eine der Forderungen aus dem Top-Management. Aus all diesen Punkten lässt sich ersehen, dass es keine Frage ist, ob Prozesse und Daten harmonisiert werden müssen, sondern wie schnell das möglich ist. Daraus folgt auch: Für eine effiziente Harmonisierung der Geschäftsprozesse ist immer auch eine Harmonisierung der IT Landschaft erforderlich. Den Startpunkt dafür setzt oft die Entscheidung, SAP als integriertes und globales System einsetzen zu wollen. Die Frage die sich daraus ergibt ist: Wie kann ich eine Harmonisierung von Geschäftsprozessen und IT Systemen in der Praxis durchführen und welche Voraussetzungen sind dafür zu schaffen? Dabei ist zu berücksichtigen, dass es verschiedene Anwendungsgebiete der Prozessharmonisierung gibt, wie z.B.

  • eine Prozessharmonisierung ohne Systembezug,
  • die Neueinführung eines SAP-Systems,
  • Systemkonsolidierungen,
  • Systemupgrade (Releasewechsel).

Prozessharmonisierung ohne Systembezug

Dieser Fall kommt häufig im Rahmen von Vorprojekten zur SAP-Einführung vor. Aber auch rein organisatorische Veränderungen von Prozessen sind in der Praxis anzutreffen, allerdings gibt es fast immer eine Auswirkung auf die unterstützenden IT-Systeme, entweder in ihren Funktionalitäten oder im Datenfluss. Zunächst geht es vor allem darum, die Ziele der Harmonisierung genau festzulegen, da nicht alle Unternehmensbereiche einen gleich hohen Standardisierungsgrad erreichen können. Gründe dafür sind unterschiedliche Gesetzgebungen im internationalen Bereich, z.B. im Rechnungswesen, oder auch unterschiedliche Voraussetzungen in der Infrastruktur, die oft nicht ohne weiteres geändert werden können. Wesentlich für den Erfolg ist auch die Definition eines einheitlichen Vorgehens zur Prozessmodellierung und Dokumentation, damit die Ergebnisse der einzelnen Teilprozessdefinitionen inhaltlich vergleichbar sind. Bei der Auswahl des Projektteams ist darauf zu achten, dass Kenntnisse über die zu harmonisierenden Ist-Prozesse vorhanden sind, um den optimalen Soll-Prozess festlegen zu können und die dafür notwendigen organisatorischen Veränderungen hinsichtlich ihrer Machbarkeit zu bewerten. Hilfreich bei der Festlegung der Soll-Prozesse sind sogenannte Best-Practice Modelle, die Standardprozesse der Branche abbilden und dann nur noch unternehmensspezifisch angepasst werden müssen.

Bei allen Anwendungsgebieten gilt: Eine wesentliche  Voraussetzung ist das Vorhandensein oder die Schaffung einer prozessorientierten Unternehmensorganisation. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Ergebnisse der Designphase nicht umgesetzt und nachhaltig beachtet werden. Dabei sind folgende „Stolpersteine“ zu beachten:

  • Knappe Zeitplanung,
  • unpräzise Zielformulierung,
  • ungenügende Vorbereitung,
  • Mitwirkungspflichten, Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern,
  • mangelnde Einbeziehung der Fachabteilungen.

Um diese und andere Stolpersteine zu vermeiden ist eine gute Planung und Abstimmung des Vorgehens unerlässlich.

Im nächsten Blogbeitrag werde ich die Prozessharmonisierung im Rahmen von SAP-Einführungsprojekten beschreiben.

Für weitere Fragen zum Thema Prozessharmonisierung stehe ich gerne unter christian.peter@itelligence.de zur Verfügung.

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1 Gedanke zu “Prozessharmonisierung in SAP-Projekten”

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