SEPA kommt – Die Checkliste: Teil 4 – SEPA Mandate

– von Daniel Ruth, Berater bei itelligence Deutschland –

SEPA ist aktuell in aller Munde – oder nicht? Glaubt man aktuellen Studien, sind erst knapp 10% der deutschen Unternehmen fit für SEPA. Und das obwohl die Zeit drängt: Zum 01. Februar 2014 wird SEPA zur Pflicht! Ab dann werden nur noch die neuen SEPA-Zahlverfahren unterstützt.

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Teil vier unserer Blogreihe befasst sich mit den neuen SEPA-Mandaten.

Lastschriften legitimieren: SEPA Mandate

SEPA bringt eine neue Form der rechtlichen Legitimation von Lastschriften mit sich: SEPA-Mandate. Ein Mandat ist dabei vergleichbar mit den in Deutschland bereits länger gebräuchlichen Einzugsermächtigungen. Aber es kann noch viel mehr! Mandate lassen sich in 2 verschiedene Kategorien einteilen:

  • SEPA Firmenmandate (B2B)
  • SEPA Basismandate (B2C, Core)

Doch was ist der Unterschied?

Wichtigster Punkt: SEPA-Basislastschriften können bis zu acht Wochen ohne Angabe von Gründen zurückgegeben werden. Fehlt das unterschriebene Mandat, verlängert sich die Frist sogar auf 13 Monate. SEPA-Firmenmandate bieten diese Möglichkeit nicht. Hier ist ein Wiederruf nur in engen Grenzen möglich. Das Verfahren ähnelt damit eher dem derzeitigen Abbuchungsverfahren in Deutschland.

Zweiter Unterschied: Bereits vorhandene Einzugsermächtigungen können in Deutschland automatisch auf SEPA-Basismandate umgestellt werden. Eine neue Unterschrift ist nicht erforderlich. Möchte ich im Rahmen der SEPA Einführung meinen Geschäftsverkehr allerdings auf Firmenmandate umstellen, kann ich diese Möglichkeit nicht nutzen.

Dies bringt uns zu einer zentralen Frage in unserer Checkliste:

Welchen Mandatstyp möchte ich zukünftig nutzen? Welche Schritte sind im Rahmen einer Umstellung erforderlich?

Obige Punkte beschreiben nur einige Unterschiede zwischen den beiden SEPA Mandatstypen. Ergänzend sind beispielsweise unterschiedliche Vorlauffristen, Anforderungen ans Datenformat, die Bankkommunikation, etc. zu nennen. Für eine Entscheidung, welchen Mandatstyp ich bei welchem meiner Kunden nutzen möchte, sind die genannten Punkte aber meistens die Entscheidenden.

Nutzung von Firmenmandaten?

Dieses bedeutet, ich muss eine neue Lastschriftlegitimation in Form eines SEPA-Firmenmandates von meinem Kunden einholen.

Grobablauf:

  1. Erzeugen eines Schreibens an den Kunden
  2. Versand
  3. Kunde unterschreibt das Mandat und schickt es zurück
  4. Bearbeitung der Rückläufer durch den eigenen Fachbereich
  5. Ablage des Mandates

All diese Schritte müssen vorbereitet und koordiniert werden.

Drucke ich das gewünschte Mandat direkt aus SAP? Soll ein individuelles Anschreiben genutzt werden? Nutze ich Serienbrieffunktionen aus MS Word? Und kann der Fachbereich die zu erwartenden Rückläufer mengenmäßig händeln?

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Nutzung von Basismandaten?

Generell ist die Abwicklung identisch zu den Firmenmandaten.

Ausnahme: Ich habe bereits eine Einzugsermächtigung des Kunden und möchte diese auf ein SEPA Mandat umstellen. Einschränkung hierbei: Ich kann nur auf ein SEPA Basismandat umstellen, nicht auf ein Firmenmandat.

Nutze ich die Möglichkeit einer solchen (Massen-)Umstellung kann ich dieses bequem per Massenlauf in SAP erledigen. Allerdings muss ich den Kunden anschließend noch über die erfolgte Umstellung informieren und ihm unter anderem seine neue Mandatsnummer mitteilen. D. h., auch in diesem Falle muss ich mir Gedanken darüber machen, wie das entsprechende Infoschreiben erzeugt und verteilt werden kann.

Im Unterschied zum Firmenmandat entfällt hierbei aber bspw. die zeitaufwändige Bearbeitung der Mandatsrückläufer.

Gemischte Nutzung?

Generell kann ich beide Wege problemlos parallel betreiben. D. h. je nach Einzelfall nutze ich Basismandate oder Firmenmandate.

Erfahrungsgemäß wird in den meisten Unternehmen versucht, wann immer rechtlich möglich auf SEPA-Firmenmandate umzustellen. Dieses erfordert aber wie angesprochen immer auch eine Aktivität des Kunden – nämlich die Gewährung eines neuen Mandates.

Gerade im Rahmen der anstehenden initialen Umstellung sollte hier ein genauer Zeitplan mit den erforderlichen Schritten definiert werden. Sollte der Umstieg auf Firmenmandate im Einzelfall nicht zeitgerecht klappen, besteht oftmals die Möglichkeit auf Basis vorhandener Einzugsermächtigungen einzelne Kunden als Notfall-Lösung zu mindestens auf SEPA-Basismandate umzustellen. Einzüge nach dem 01. Februar 2014 können damit erst einmal sichergestellt werden.

Wie immer zum Schluss: Mehr Informationen zu SEPA finden Sie auch in weiteren Blogbeiträgen und als Lösung zum Festpreis im itelligence AddStore.

Bisherige Beiträge dieser Reihe:

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