Eidg. Finanzverwaltung EFW

Projekt: Einführung einer Eingangsplattform für den Empfang von elektronischen und physischen Rechnungen sowie für den Kreditoren-Workflow auf Basis von SAP Invoice Management by OpenText (VIM)

Vorteile

Alle eidg. Departemente nutzen die gleiche Lösung
Aufwändige manuelle Tätigkeiten werden reduziert
Departemente bzw. alle Verwaltungseinheiten können neu auch E-Rechnungen empfangen
Effizientere, kostengünstigere Bearbeitung der eingehenden Rechnungen
Dank umfangreichen Auswertungs- und Statistikfunktionen kann der Rechnungsbearbeitungsprozess optimal überwacht und gesteuert werden. Schwachpunkte können rasch lokalisiert und behoben werden

Das Eidgenössische Finanzdepartement (EFD) befasst sich unter anderem mit dem Bundesbudget, mit Finanz-, Währungs- und Steuerfragen im nationalen und internationalen Bereich, mit der Zoll- und Warenkontrolle sowie mit der Kontrolle des Alkoholhandels. Die Eidgenössische Finanzverwaltung (EFV) gehört zu den Bundesämtern des EFD und beschäftigt sich mit allen Aspekten des staatlichen Finanzhaushaltes. Sie ist für den Voranschlag, Finanzplan und die Rechnungslegung verantwortlich, beurteilt die ausgabenwirksamen Vorhaben aller Departemente, entwickelt finanzpolitische Konzepte, ist für die Statistik der öffentlichen Haushalte der Schweiz zuständig und führt den bundesstaatlichen Finanzausgleich durch. Zudem erbringt sie Dienstleistungen im Finanzbereich für alle Departemente des Bundes.

Zum Projekt

Ca. 680‘000 Rechnungen mit insgesamt über 4 Millionen Rechnungsseiten müssen von den Mitarbeitern der eidg. Bundesverwaltung Jahr für Jahr bearbeitet werden. Um die Prozesse schneller, effizienter und den neusten technischen Möglichkeiten angepasst gestalten zu können, hat der Bundesrat im Januar 2007 die E-Government Strategie Schweiz verabschiedet.

Diese Strategie bildet zusammen mit der Rahmenvereinbarung über die E-Government Zusammenarbeit in der Schweiz die Basis für das aktuell laufende nationale E-Government Programm.

Die eidg. Finanzverwaltung (EFV) hat mit der Lancierung des Programms E-Government Finanzen (E-Gov FI) im Jahre 2008 autonome Schritte im Einklang mit der E-Government Strategie Schweiz eingeleitet und dabei als federführende Organisation innerhalb der eidg. Bundesverwaltung die Verantwortung für die Umsetzung der Strategie übernommen.

Im Wissen darum, dass nur die bestmögliche Softwarelösung die an die Anwendung gestellten hohen Anforderungen zu erfüllen vermag, hat die EFV für die Beschaffung eine WTO-Ausschreibung mit strengen Anforderungskriterien durchgeführt. Im Rahmen des anspruchsvollen Evaluationsverfahrens hat sich gezeigt, dass die von der NTT DATA Business Solutions AG eingereichte Offerte die Anforderungskriterien am besten abdeckt und das ganze Lösungspacket inkl. der Dienstleistungen für die Implementierung zudem zu einem attraktiven Preis angeboten wird. In der Folge hat die EFV der NTT DATA Business Solutions AG den Zuschlag für dieses wichtige, zukunftsweisende Vorhaben erteilt.

Zukunftsweisende Lösung

Die Schweizer Behörden modernisieren somit ihre Geschäftsprozesse und setzen zukünftig verstärkt auf elektronische Prozesse – das gehört zur E-Government-Strategie. Auch Akteure aus der Wirtschaft sowie die Schweizer Bürgerinnen und Bürger sollen ihre Geschäfte mit den Behörden elektronisch abwickeln können. Die Einführung der E-Rechnung, mit der die elektronische Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung auf allen Stufen der öffentlichen Verwaltung realisiert werden soll, ist deshalb ein wichtiger Bestandteil der Strategie.

Bis ca. Mitte 2013 werden sämtliche Verwaltungseinheiten der sieben eidg. Departemente sowohl E-Rechnungen empfangen als auch E-Rechnungen verschicken können. Mit dem Ziel, bis 2016 einen E-Rechnungsanteil von 60% zu erreichen, geht die EFV aktiv auf die Kantone und die grösseren Städte der Schweiz zu und unterstützt eingereichte Projekte zudem aus einem E-Rechnungs- Förderungsfond.

Mit der beschafften Lösung SAP Invoice Management by OpenText (VIM) verfügt die EFV über eine optimale Softwareapplikation, mit welcher beispielhaft aufgezeigt werden kann, wie effizient ein Kreditorenworkflow mit den neusten IT-Möglichkeiten für papier- wie elektronische Rechnungen einheitlich funktionieren kann.

Bis zu 700.000 Rechnungen gehen pro Jahr bei den verschiedenen Behörden ein – drei bis vier Millionen Seiten sind dabei zu verwalten. Das Projekt E-Government Finanzen reduziert in vorbildlicher Weise eine Vielzahl manueller Tätigkeiten und ermöglicht eine zentrale Verarbeitung der Rechnungen bei allen eingebundenen Bundesämter und Behörden.

Optimierte Prozesse mit SAP Invoice Management by OpenText (VIM)

Im Rahmen der durchgeführten WTO-Ausschreibung galt es für die EFV im Evaluationsverfahren nicht nur, eine geeignete integrierte Lösung für die Realisierung des Projektes auszuwählen. Es musste auch ein passender Implementierungspartner hinter der Lösung stehen. Ein Partner also, der das komplexe Projekt mit E-Billing In, E-Billing Out und E-Payment im Zeit- und Budgetrahmen umsetzen kann. Schliesslich sollte ein Roll-out der Lösung in die verschiedensten Bundesämter erfolgen, um Synergien zu nutzen und Kosten zu sparen.

Das Berater-Team der NTT DATA Business Solutions AG schlug in ihrer WTO-Offerte SAP Invoice Management by OpenText (VIM) vor. Denn mit der SAP Invoice Management Lösung lässt sich der gesamte Prozess vom Rechnungseingang über die Rechnungserfassung, korrekte Erkennung, Archivierung und Auswertung bis zum Abschluss inklusive dem Zahlvorgang optimieren.

Mit der Erteilung des Zuschlags an die NTT DATA Business Solutions AG hat die EFV dokumentiert, dass das NTT DATA Business Solutions-Team den an den Implementierungspartner gestellten hohen Ansprüchen genügt. Im Rahmen eines Referenzbesuches haben die Mitarbeiter der NTT DATA Business Solutions AG zeigen können, mit welcher Freude sie als Berater an das Projekt herangehen und mit welchen umfangreichen Funktionalitäten die vorgeschlagene Lösung aufwarten kann.

Das Mitarbeiter-Team der NTT DATA Business Solutions AG hat während der Implementierung mehrere Mandanten und viele Buchungskreise berücksichtigen müssen. Von der Installation und Konfiguration der Lösung bis hin zur Einführung und Schulung der Userinnen und User hat NTT DATA Business Solutions Dienstleistungen in den verschiedensten Bereichen erbracht.

In nur neun Monaten bildete das Projektteam die Prozesse entlang der Eingangsplattform für den Empfang von elektronischen und physischen Rechnungen sowie für den anschliessenden Kreditoren-Workflow ab. Ein Pilotprojekt entstand, auf dem die Roll-outs in die weiteren Behörden basieren.

Sämtliche in einem Dienstleistungszentrum eingehenden Papierrechnungen werden dort zentral gescannt und nachbearbeitet. Dabei ermöglicht das zusätzlich eingesetzte OpenText Invoice Capture Center for SAP Solutions (ICC) die nahezu automatische Erfassung der Papierrechnungen. ICC verwendet dafür Optical Character Recognition (OCR), um Rechnungsdaten zu extrahieren. Im Invoice Management werden die so generierten elektronischen Rechnungsbelege, aber auch Rechnungen, welche die Behörden direkt als E-Rechnung erreichen übersichtlich dargestellt. Falls nötig, können die Belege auch im SAP Invoice Management by OpenText (VIM) noch vervollständigt werden. Schlussendlich resultiert ein vorerfasster SAP-Beleg.

Im Anschluss startet der Kreditoren-Workflow mit Kontierung, Genehmigung und Verbuchung bis hin zum Zahllauf. Rechnungen, die nicht mit Bestellungen abgeglichen werden können, sendet das System automatisch zur Prüfung und Genehmigung. Sollten weitere Unstimmigkeiten auftreten, können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abteilungsübergreifend den Rechnungsstatus einsehen und entsprechende Aktionen durchführen.

Eine Lösung für alle Schweizer Behörden

Auch andere Behörden erkannten schnell, was das Projekt E-Government Finanzen mit SAP Invoice Management by OpenText (VIM) zu leisten vermag. So schlossen sich weitere zivile und militärische Verwaltungen an – ebenso ent- schlossen sich die Forschungsanstalten und die Bundesgerichte, auf diese Plattform zu setzen. Letztendlich deckt der Roll-out alle Bundesämter (ca. 80) ab.