Archivierung – Auslagerung von Dokumenten & Daten aus SAP ins Archiv

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SAP ist mit seiner Business-Logik das führende System für Ihr Unternehmen. Alle Ihre geschäftsrelevanten Objekte und Zusammenhänge sind hierin enthalten. Der wichtige Funktionsbereich der digitalen Archivierung wird von SAP grundsätzlich nicht abgebildet. SAP bietet deswegen eine zertifizierte Archivschnittstelle, mit der Dokumente, Daten und Belege ausgelagert werden können. Mit unserer Lösung erweitern Sie Ihr SAP um ECM-Funktionen, mit denen verschiedene Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Szenarien entlang der gesamten Transaktionskette unterstützt werden.

it.archive for SAP unterstützt SAP ArchiveLink®

Unsere Lösung it.archive for SAP, die wir in unserem itelligence AddStore sowohl als Enterprise – als auch als Small Business-Edition anbieten, ist vollständig in SAP integriert. Die Basis ist der  enaio® repository-manager, ein Produkt von unserem Partner Optimal Systems, der die zertifizierte Archivschnittstelle für den Datenaustausch mit SAP-Anwendungen ist. Dokumente, E-Mails, Drucklisten usw. können extern in enaio® repository-manager erfasst und direkt in SAP angezeigt werden, wobei sichergestellt ist, dass die Dokumente im SAP-System automatisch mit dem passenden Business-Objekt verknüpft werden. Durch die generischen Objektdienste werden die Dokumente integriert in der führenden Applikation dargestellt. Der Anwender muss also nicht zwischen zwei oder mehr Anwendungen wechseln.

Screenshot it.archive for SAP

 

Screenshot it.archive for SAP

 

it.archive for SAP ist in Verbindung mit SAP das leistungsstarke Archivsystem für ein- und ausgehende Dokumente, Drucklisten und Reorganisationsdaten (REO). SAP wird durch die Auslagerung von Daten signifikant entlastet.Die spürbare Verbesserung der Performance der Gesamtlösung ist einer von vielen unmittelbaren Vorteilen für die Anwender. Durch die synchrone Verwaltung von gescannten Papierbelegen in enaio® wird der SAP-Ablauf zudem inhaltlich vollständiger – Belege können z. B. direkt zu einem Buchungssatz an gezeigt werden.

it.archive for SAP bietet eine integrierte ECM- Lösung zur elektronischen Verwaltung und Archivierung großer bis sehr großer Dokumentmengen. Zu den im SAP- System gespeicherten Belegen können über entsprechende Objektverknüpfungen die in it.archive for SAP gespeicherten Dokumente gefunden und angezeigt werden. Alle Papierdokumente und Dateien, die die Geschäftsprozesse begleiten oder die extern entstehen, werden mit entsprechenden Vorgängen in SAP verknüpft. Die Dokumente können in der SAP-Anwendung recherchiert und ohne einen Wechsel der Applikation in einem Viewer angezeigt werden (Image Enabling). Der Scan-Vorgang, die Archivierung und die Recherche in it.archive for SAP können bequem von SAP heraus gestartet werden.

Grafik it.archive for SAP

 

Einsatzbereiche, Nutzen und Vorteile einer elektronischen Datenarchivierung mit it.archive for SAP

  • Dokumentenarchivierung mittels Datenbanksysteme zur elektronischen Archivierung und zum Management von Dokumenten reduziert Ressourceneinsatz und bietet Schutz vor Brand- und Wasserschäden.
  • Elektronische Verarbeitung von Eingangsdokumenten per SAP Workflow und deren Archivierung beugt jedem möglichen Verlust wertvoller bilanzrechtlicher Belege vor. Durch die Kopplung des Ablagesystems mit dem ERP-System wird das elektronisch gespeicherte Dokument mit den entsprechenden Buchungsbelegen verknüpft.
  • Optische Archivierung von ausgehenden Dokumenten und Drucklisten erfüllt die gesetzlichen Vorgaben des HGB und der Abgabenordnung (AO).
  • Archivierung von SAP Office Dokumenten auf einem externen Ablagesystem erhöht die Performance Ihres SAP-Systems.
  • Voll integrierte elektronische Datenarchivierung mittels externer Online-Datenbanken und Speichermedien reduziert Hardware-, Verwaltungs- und Personalkosten, erhöht die Performance des SAP-Systems und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher.

Weitere Informationen und nützliche Links zu SAP Enterprise Content Management finden Sie hier.

Sie haben weitere Fragen? Dann rufen Sie mich einfach an oder schreiben Sie mir eine E-Mail.

Ich freue mich, von Ihnen zu hören!

 

– von Olaf Heyme, Leiter Geschäftsfeld SAP ECM, itelligence AG –
E-Mail: Heyme@itelligence.de

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