Enterprise Content Management (ECM)

Mehr Informationen für Ihre Prozesse – mehr Transparenz bei Entscheidungen

ECM ist eine unternehmensweite Strategie, die zum Ziel hat, den gesamten Lebenszyklus Ihrer geschäftsrelevanten Dokumente einfach und sicher regelbar zu machen.

Broschüre | ECM - Die Konzentration auf das Wesentliche

Compliance-Risiken bewältigen

Mit dem Einsatz eines ECM Systems stehen Sie bezüglich der Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und unternehmens- internen Anforderungen im Unternehmen auf der richtigen Seite. Compliance muss als ganzheitliche Unternehmens- aufgabe und zugleich als dauerhafter Unternehmensprozess verstanden werden. Die rechtskon- forme Ablage von Dokumenten gilt als Basis der Compliance. Ein ECM System hilft ihnen die Compliance Anforderungen, wie Vollständigkeit, Veränderungs- schutz, Verlustsicherung, Einhaltung von Aufbe- wahrungsfristen und Prüfbarkeit sowie Nachvollziehbarkeit richtig umzusetzen. Gemeinsam entwickeln wir Lösungen und Wege und zeigen Ihnen wie sie die Compliance Anforderungen in ihrem Unternehmen sicher umsetzen.

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Digitale Akten

Die herkömmliche Papierakte wird zunehmen durch die digitale Akte ersetzt. Mittlerweile existieren eine Vielzahl an digitalen Akten von der Personalakte über die Lieferantenakte bis zur Projektakte und andere mehr. Der Einsatz digitaler Akten bietet viele Vorteile. Zum Beispiel sind der weltweite und mobile Zugriff auf Dokumente, rechtssichere- und platzsparende Dokumenten- archivierung und -verwaltung heute unabdingbar, um Kosten zu senken und Prozesse zu standardisieren. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir einen Weg Ihre Akten zu digitalisieren.

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Einfache Lösungen für Ihre immer größer werdende Daten- und Dokumentenflut

Ein SAP System ist in vielen Unternehmen die zentrale Anwendung zur Unterstützung von Geschäftsprozessen. Die in der täglichen Arbeit entstehenden Datenmengen beispielsweise durch Dokumente und E-Mails müssen zeitnah und konsistent aus dem SAP System ausgelagert werden um einen langfristigen und nachhaltigen Betrieb ihres SAP System zu gewährleisten. Mit einer optimalen Archivierungs- strategie sorgen Sie dafür, dass ihr SAP System entlastet wird und jederzeit die gewünschte Performance bietet. Gleichzeitig stellen sie sicher, dass Compliance Richtlinien der Gesetzgebung und Unternehmensrichtlinien eingehalten werden. Mit unseren Dienstleistungen unterstützen wir Ihr individuelles Archivierungs- projekt von der Konzeption bis zum täglichen Betrieb.

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Effiziente Geschäftsprozesse mit den richtigen Informationen

Mit der integrierten Lösung für Ihr Informationsmanagement werden Ihre Geschäftsinformationen zentral kontrolliert und verwaltet. Dies erlaubt Ihnen einen schnellen und transparenten Zugriff aus Ihrer bevorzugten Applikation ohne dass Sie Ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen müssen. Die Informationen werden dabei direkt mit dem Geschäftsprozess verbunden und Sie erhalten die richtigen Informationen, dann wenn Sie sie benötigen. Damit erhalten Sie die volle Kontrolle von Compliance Risiken und eine Effizienzsteigerung der Geschäftsprozesse.

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Workflow-unterstützte Rechnungseingangs-verarbeitung mit SAP und ECM

Die digitale Rechnungseingangs- verarbeitung bietet Ihnen enorme Vorteile und Einsparpotenziale. Die Durchlaufzeiten von Rechnungen werden stark verkürzt, da Transport- und Liegezeiten entfallen. Keine Rechnung geht auf dem Weg vom Eingang über Prüfung und Freigabe bis zur Zahlung verloren. Alle Prozessbeteiligten rufen die Rechnung aus dem SAP oder dem ECM auf. Der aktuelle Bearbei- tungsstatus ist jederzeit einsehbar. Darüber hinaus werden Rechnungsdaten automatisch bei der Digitalisierung ausgelesen und mit dem SAP Daten abgeglichen, so dass der Aufwand beim Erfassen deutlich reduziert wird. Damit lassen sich im Gegensatz zur klassischen Bearbeitung die Kosten deutlich senken.

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Vertragsmanagement – Mehr Transparenz in Ihren Verträgen

Häufig werden Verträge noch auf traditionelle, manuelle Weise verwaltet – verbunden mit zum Teil hohen Kosten und Risiken sowie ineffizienten Verfahrens- weisen. Ein Vertragsmanagement verschafft Ihnen Sicherheit und einen vollständigen Überblick über Vertragsstatus, Vertrags- verpflichtungen und aktuelle Vorgänge. So ist eine Kosten- senkung durch die optimale Ausnutzung von Fristen, Kontingenten und Konditionen möglich. Neue Verträge werden aus standardisierten Vertrags- vorlagen automatisiert erstellt und workflowgesteuert freigegeben. Der Freigabe-Workflow unterstützt Sie bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Regularien. Damit wird die Erstellung von Verträgen beschleunigt und die Qualität maßgeblich erhöht.

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E-Mail-Management-Lösungen als Teil ganzheitlicher ECM-Strategien

E-Mail-Kommunikation ist aus dem Geschäftsleben nicht wegzudenken und nimmt einen bedeutenden Teil ein. Neben enormem Speicherbedarf stehen E-Mails aber immer auch in einem konkreten Geschäftskontext und tragen eine Fülle von Informationen – auf die letztlich nur wenige Zugriffe haben. E-Mail-Management-Lösungen verhelfen Ihnen nicht nur zu einer revisionssicheren Archivierung und Reduzierung von Speichervolumen, sondern vor allem zu einer zentralen, kontextbezogenen Ablage in digitalen Akten, einer Integration in Workflows und damit bei einer tiefen Verzahnung in Ihre Geschäftsprozesse.

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Social Business – Kommunikation neu denken

Social Business – Ein Schlagwort, das in der Unternehmenswelt an Bedeutung gewonnen hat, weil es die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens fördert, vereinfacht und gezielt steuert. Die Vernetzung Ihrer Mitarbeiter ermöglicht Ihnen die Innovationskraft Ihres Unternehmens deutlich zu steigern. Kurze Kommunikations- und Informationswege, ein unternehmensweites Wissensmanagement und eine effektive, internationale Zusammenarbeit sind nur einige Beispiele für die Vorteile, die durch den Einsatz von Social Business entstehen und Ihrem Unternehmen einen Vorsprung im Wettbewerb sichern.

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Mobiles Dokumentenmanagement – Informationen jederzeit und überall

Ein gut strukturiertes und funktionierendes Dokumenten- management ist wichtig für Ihr Unternehmen aber heute längst nicht mehr alles. Im mobilen Zeitalter ist der sichere und schnelle Zugriff auf Unternehmens- daten und -dokumente über mobile Endgeräte zu jeder Zeit und von jedem Ort aus ein wettbe- werbskritischer Erfolgsfaktor. Weltweit und rund um die Uhr arbeiten Teams abteilungs- und sogar kundenübergreifend gemeinsam an den gleichen Dokumenten, teilen das gleiche Wissen, die gleichen Informationen und Daten. Nutzen Sie die Vorteile eines mobilen Dokumenten- managements.

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