SAP Concur voor itelligence Benelux

Een manager kan nu altijd en overal met een paar klikken declaraties van consultants goedkeuren. Dat scheelt enorm veel tijd.

Jos Kosters, financial controller, itelligence Benelux

Medewerkers: 170 (2020, Benelux)

Omzet: MEUR 37 (2019, Benelux)

挑战和益处

Uitdagingen

  • Betere efficiency in de verwerking van kostendeclaraties op de afdeling Finance van itelligence Benelux door handmatige declaratieprocessen te automatiseren
  • Afdeling Finance én consultants tijd besparen door het declaratieproces te versimpelen
  • Declaratieproces gerichter en intelligenter maken en daardoor minder foutgevoelig

Voordelen

  • Geautomatiseerd declareren: SAP Concur herkent en deelt een declaratie direct in bij de juiste kostenpost
  • Declaraties kunnen via de camerafunctie van de mobiele telefoon in de bijbehorende SAP Concur-app altijd en overal worden gescand en ingediend
  • Bonnen kunnen weg, alle declaraties worden via scan digitaal bewaard
  • Verhoogde betrokkenheid bij projectleiders. Zij krijgen in de app per project op regelniveau voor hen relevante declaraties te zien om goed te keuren
  • Projectmanagers kunnen altijd en overal declaraties goedkeuren via de app
  • Wanneer een bedrag boven de limiet van de projectmanager uitkomt, gaat de declaratie automatisch door naar de unitmanager ter goedkeuring
  • Beter inzicht in en meer overzicht op declaratiegedrag van medewerkers per project
  • Uitzonderingen en voorwaarden voor expense management worden centraal ingericht. SAP Concur geeft een waarschuwing via de app aan gebruikers wanneer die overschreden worden
  • Minder foutgevoelig door elimineren manuele handelingen
  • SAP Concur staat op zichzelf en kan aan elk ERP-pakket worden gekoppeld

Oplossing

  • SAP Concur

Meer tijd en meer inzicht voor itelligence: eenvoudig declareren met SAP Concur

Van 3 dagen naar 3 uur per maand. SAP Concur maakt het declaratieproces voor de consultants en financial controllers van itelligence sneller en slimmer.

Meer tijd en meer inzicht voor itelligence: eenvoudig declareren met SAP Concur

De droom van iedere financial controller? Een app die via de camerafunctie bonnen scant, de declaratie automatisch op de juiste post boekt, een seintje geeft aan de projectverantwoordelijke met de vraag of de declaratie in orde is en indien ja: de goedkeuring automatisch doorgeeft aan het systeem. Voor Jos Kosters, financial controller bij itelligence, en zijn collega’s werd dit werkelijkheid dankzij de implementatie van SAP Concur. Inmiddels werkt het bedrijf al dik een half jaar met de intelligente SAP-oplossing voor expense management. En het resultaat? Blije consultants en een blije afdeling Finance.

Nauwkeuriger en sneller

Het geautomatiseerde declaratiesysteem biedt, naast tijdwinst, nog meer voordelen waardoor het inboeken van gemaakte kosten door consultants nog nauwkeuriger gebeurt. Jos: “In SAP Concur kunnen we allerlei voorwaarden en uitzonderingen op de regel inrichten of een bestedingslimiet instellen voor een bepaalde kostenpost. Ook wanneer een deel aan de klant doorbelast moet worden, kunnen we dat aangeven in het systeem. En gesplitste bonnen zijn eveneens makkelijker te registreren. Het maakt het declareren niet alleen eenvoudiger voor consultants, maar ook voor mij om te verwerken.”

Kees: “Wanneer je je bon scant, herkent de app direct op welke post de declaratie geboekt mag worden. Het enige wat je zelf hoeft te doen, is dat bedrag en de post controleren. Ook kun je het simpel aangeven wanneer je voor je collega’s betaald hebt. Bij goedkeuring wordt het direct naar je manager gestuurd of de projectverantwoordelijke. Die kunnen altijd en overal jouw declaratie accorderen via de app op hun telefoon. Handig, want waar je als manager normaal je handtekening op een fysieke bon moest zetten, kan dat nu zelfs ’s avonds op de bank met een paar klikken in de app. Daarnaast krijgt een manager via de app op regelniveau de bedragen en bijhorende gegevens te zien. Dat heeft als gevolg dat managers nu ook beter inzicht in en overzicht hebben op de declaraties die op hun project worden geboekt.”

Meer tijd voor innovatie

Waar de afdeling Finance eerst maandelijks gemiddeld drie dagen nodig had om de declaraties in te voeren, te controleren en accorderen, zijn Jos en zijn collega’s nu gemiddeld een paar uur per maand kwijt om de gegevens te verwerken. Jos: “SAP Concur betekent voor ons minder inklopwerk, minder copy-pasten en daarmee een lagere foutgevoeligheid. Sterker nog: 99 procent van de data uit SAP Concur kan integraal worden overgenomen in het SAP ERP-systeem. We kunnen een stuk efficiënter werken en hebben nu tijd voor innovaties en procesoptimalisaties waar we eerder niet aan toe kwamen.”

Ook geinteresseerd in SAP Concur voor jouw bedrijf?

Contact Ons


联系我们
联系我们

有任何问题,请联系我们