Die Auswirkungen zunehmender Mobilität von Studierenden auf Studierendeninformationssysteme

– von Mark Arts, SAP Consultant –

Die Einführung der Bachelor-/Master-Struktur in Europa (infolge des Bologna-Vertrags) sowie der Bedarf an ausländischen Studierenden (aus finanziellen Gründen) führen zu einer erhöhten Studierendenmobilität.

Diese manifestiert sich in Form von Studierenden, die sich dafür entscheiden, ihren Bachelor- und ihren Master-Abschluss an zwei verschiedenen Institutionen zu erwerben sowie anhand einer zunehmenden internationalen Mobilität.

In der Vergangenheit waren am Erasmus-Programm teilnehmende Austauschstudierende die größte Gruppe unter den ausländischen Studierenden. Natürlich sollte auch diese Art von Mobilität durch ein Studierendeninformationssystem unterstützt werden, allerdings geht es in diesem Beitrag um eine andere Gruppe von Studierenden.

Die Mobilität ausländischer Vollzeitstudierender

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit der Mobilität ausländischer Vollzeitstudierender. Europäische Universitäten und Colleges haben steigende Zahlen ausländischer Studienbewerber zu verzeichnen. An der Maastricht University beispielsweise stammen mehr als 50% aller Bewerber aus dem Ausland. Dies macht Verwaltungsprozesse und –systeme erforderlich, die den Zulassungsprozess unterstützen. UCAS in Großbritannien schlussfolgerte, dass das derzeitige System in Großbritannien komplex, ineffizient und schwerfällig ist und für zahlreiche Bewerber einen Mangel an Transparenz mit sich bringt.

Studierende entwickeln zunehmendes Verbraucherbewusstsein

In der EU gibt es drei Arten von Studienbewerbern: Aus dem Land der Institution stammende, aus EU-Ländern stammende sowie aus Nicht-EU-Ländern stammende. Hierdurch werden die Prozesse und Arbeitsabläufe im Zulassungsverfahren im Vergleich zu früher stark verkompliziert. Bewerber fordern einen raschen und eindeutigen Zulassungsprozess und bewerben sich an zahlreichen verschiedenen Institutionen. Für die Institutionen ist es wichtig, so rasch wie möglich über Zulassung oder Ablehnung von Bewerbern zu entscheiden. Studierende entwickeln ein zunehmendes Verbraucherbewusstsein und die Studie Degrees of Change (durchgeführt von Berkshire Consultancy) deutet darauf hin, dass Universitäten sich noch an die Vorstellung gewöhnen müssen, Studierende als Verbraucher zu betrachten. Zunehmender finanzieller Druck auf Universitäten und Colleges führt zu geringeren Budgets für Unterstützungsprozesse: „Neun von zehn Deputy Vice Chancellors in Großbritannien rechnen in den nächsten zehn Jahren mit Schließungen im Hochschulsystem“. Nicht nur in der EU sondern auch in den USA und in Asien „werden die Studiengebühren für einheimische Studierende gekappt, ebenso wie diesbezügliche staatliche Zuwendungen. Bei ausländischen Studierenden können Universitäten den Preis selbst festsetzen“.

Höhere Zahlen ausländischer Bewerber mit komplizierten Zulassungsverfahren vs. Budgetkürzungen bei Verwaltungspersonal und -abteilungen

Bei der Auswahl eines Studierendeninformationssystems (oder Studierendenverwaltungssystems) müssen CIOs oder andere Entscheidungsträger beide Seiten betrachten: Höhere Zahlen ausländischer Bewerber mit komplizierten Zulassungsverfahren vs. Budgetkürzungen bei Verwaltungspersonal und -abteilungen. Das neue System muss die Bewerbungsprozesse unterstützen und gleichzeitig den Aufwand verringern, dabei aber auch die hohen Erwartungen der Studierenden erfüllen.

Fünf bei der Auswahl eines Studierendeninformationssystems zu berücksichtigende Aspekte

Bei der Auswahl eines Studierendeninformationssystems sollten diese fünf Empfehlungen unbedingt berücksichtigt werden:

  1. Unterstützt das System alle Arten von Studenten und Programmen? Moderne integrierte Systeme gewährleisten dies und reduzieren dadurch den Bedarf an separaten Systemen.
  2. Entsprechen die Prozesse (hinsichtlich Geschwindigkeit und Komplexität) den Erwartungen der Studierenden? Dies hängt in stärkerem Maße von Ihren Prozessen als von Ihren Systemen ab…
  3. Ist das Online-Bewerbungsformular mit der Online-Übermittlung von Dokumenten kombiniert?
  4. Ist der Arbeitsablauf zur Auswertung von Bewerbungen flexibel genug, um das breite Spektrum durchzuführender Schritte abzudecken? (d.h. Visa-Bestimmungen, Bewertung von Studienabschlüssen, Unterkunft, Stipendien usw.)
  5. Ist der finanzielle Prozess vollständig integriert? (z.B. Online-Zahlungen, Kautionen, staatliche Garantien für ausländische Studenten usw.)

Es gibt spezielle Systeme für sämtliche Arten von Studenten und Programmen; es ist sicherzustellen, dass die integrierten Prozesse als Ganzes betrachtet werden.

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