Die SAP als Kunde – ein Projektbericht

SAP Language Services

Ein kurzer Projektzyklus, innovative Technologien, komplizierte Prozesse, eine rasante Entwicklung und kreative Lösungen – das ist das Sol-Projekt in wenigen Worten. Doch für das Team von itelligence, die am neuen Übersetzungsprozess für SAP mitarbeiteten war es noch viel mehr als nur ein spannendes Projekt.

SAP Language Services – sechs wissenswerte Fakten

  • SLS gehört zu Globalization Services im Vorstandsbereich „Products & Innovations“
  • SLS hat weltweit Niederlassungen und bietet Sprachen-Services für alle SAP Produkte, SAP Produkt-Services und Konzern-Kommunikation in 39 Sprachen an
  • SLS arbeitet mit Übersetzungsanbietern weltweit. Die über diese Anbieter angebundenen 2800 muttersprachlichen Übersetzer stellen sicher, dass lokalisierte Übersetzungen für die jeweiligen Zielgruppen in den Ländern wie „in Originalsprache erstellt“ wirken
  • Im Jahr 2014 wurden etwa 280 Millionen Wörter übersetzt
  • Bei SAP arbeiten englische und deutsche muttersprachliche Übersetzer direkt in den Entwicklungsteams
  • Englisch und Deutsch sind die Hauptentwicklungssprachen der SAP. Beide dienen als Ausgangssprachen für die Übersetzung in alle anderen Sprachen

Nach nur einer Woche Sales Cycle begann das riesige Projekt unter dem Projektnamen Sol. Innerhalb weniger Stunden war das gesamte Team zusammengestellt und es ging mit dieser rasanten Geschwindigkeit weiter. itelligence bekam von SAP die Aufgabe, den „request-to-delivery“-Prozess für die Übersetzungen auf Basis von SAP Process Orchestration in nur acht Monaten Entwicklungszeit zu automatisieren. Mit den neuen SAP Language Services können alle SAP Marketingunterlagen und auch die SAP-Produkte selbst in bis zu 39 Sprachen übersetzt werden.

Das umfasst beispielsweise Präsentationen, Flyer, E-Books, Blogbeiträge und Videos, aber auch neue SAP Produkt Releases. An diesen Übersetzungsprozessen arbeiten 2.800 Übersetzer, außerdem sind 600 ABAP-basierte Übersetzungssysteme sowie cloudbasierte Übersetzungstools und weitere Applikationen im Einsatz. Die Übersetzungsvorgänge wurden bisher überwiegend organisatorisch und per E-Mail gesteuert, was sehr zeitintensiv und arbeitsaufwändig war. Durch die neue Automatisierung der Übersetzungsprozesse werden Freiräume für Mitarbeiter geschaffen und der Ablauf einfacher und weniger fehleranfällig. So kann sich der Language Service mehr auf zukunftsorientierte Themen wie maschinelle Übersetzung und „Cloud based translation“ konzentrieren.

Für die Nutzer ist es einfach: „Run simple“

Wenn eine Marketingunterlage zum Übersetzen in das System hochgeladen wird, können die Nutzer die Zielsprache(n) auswählen, in die sie übersetzt werden soll. Diese Daten werden dann an den Language Service übermittelt und die Übersetzung vorgenommen. Am Ende erfolgt eine Qualitätsprüfung und die Nutzer erhalten die übersetzte Datei. Analog zu dem Übersetzungsprozess für Marketingmaterial kann ein SAP Product Owner auch die Produktübersetzung initiieren.

Was nach außen für die Kunden sehr einfach wirkt, ist als Prozess hochkomplex. Unter anderem werden die Kosten für eine Übersetzung kalkuliert, daraufhin die entsprechenden Übersetzer ausgewählt und automatisiert die jeweilige Übersetzungsumgebung zur Verfügung gestellt. Die Prozesssteuerung kümmert sich darum, dass allen Stakeholdern zum richtigen Zeitpunkt die für die jeweilige Rolle zugeschnittene Oberfläche angezeigt wird und somit alle Benutzer durch den Prozess geführt werden.

Ein Prozessmodell unabhängig von der Systemarchitektur

Das Projekt startete mit einer eineinhalbmonatigen Konzeptphase, in der das Prozessmodell im BPMN 2.0 Prozessmodellierungsstandard erarbeitet und modelliert wurde. Für die kollaborative Prozessmodellierung in der Cloud wurde das itelligence-Partnerprodukt Signavio verwendet. Hierbei entstanden in enger Zusammenarbeit mit der Fachabteilung 65 fachliche Prozessmodelle, die sich auf acht Prozessebenen unterteilen. Um die Zusammenarbeit der ungefähr 70 Projektmitglieder zu koordinieren, wurden tägliche Abstimmungsmeetings gehalten, bei denen die Verteilung der Aufgaben auf Substreams stattfand. Technische Aspekte wie Systemintegration wurden bei dieser Art der Modellierungsmethodik (Process Driven Application) aus den Prozessmodellen ausgeschlossen. Somit wurde ein Prozessmodell entwickelt, das vollständig unabhängig von der zukünftigen Systemlandschaft ist.

Auf einer weiteren Prozessmodellierungsebene wurden technische Aspekte berücksichtigt. Durch die konsequente Trennung kann die unterliegende IT-Landschaft unabhängig von dem fachlichen Prozessmodell verändert werden und die Fachabteilung konzentriert sich ausschließlich auf die fachlichen Prozessaspekte. Parallel dazu wurden in PowerPoint 128 individuelle Fiori-Benutzeroberflächen erstellt, die teilweise sehr komplex sind und zum Teil mehr als 150 Seiten umfassen. Durch die Verwendung von PowerPoint als gut bekanntem Programm konnten alle Beteiligten direkt daran mitarbeiten und gestalten. Im Anschluss wurden die zuvor entstandenen Prozessmodelle, Benutzeroberflächen-, Integrations- und ABAP-Konzepte innerhalb von fünf „Sprints“ zu je vier Wochen von den Entwicklungsteams automatisiert. Die Prozessmodelle konnten hierbei eins-zu-eins in SAP Process Orchestration überführt werden.

Das Projekt: Innovation und Umfang einfach riesig

Zwei der Hauptmerkmale des Projekts sind seine Innovationstiefe und seine Größe. Die Entwicklung beruhte auf hochspannenden technischen Themen und extrem innovativen Technologien. Alle Daten des Prozesses und die gesamte Umgebung sind cloudbasiert. Auch die Verwendung von HANA-Programmen wie HANA Enterprise Cloud und HANA Cloud Platform zeichnen das Projekt als einen technischen Vorreiter aus.

Eine weitere Besonderheit des Sol-Projekts war die enge Kommunikation zur Fachabteilung bei der Entwicklung der Prozesse für die Übersetzung. Da die späteren Anwender dieses Übersetzungssystems seit Projektbeginn mit in die Prozessmodellierung einbezogen waren, ist das Endprodukt nicht nur hochgradig praktisch in der Anwendung, sondern stößt auch auf eine hohe Akzeptanz bei den Nutzern und fügt sich nahtlos, ohne große Lernphase in ihren Arbeitsalltag ein.

Durch die Verwendung von Fiori-Benutzeroberflächen erhält die Anwendung ein sehr modernes „Look and Feel“ und wird gerne von den Anwendern verwendet. Im Projektteam herrschte eine sehr internationale Atmosphäre – Kolleginnen und Kollegen aus Spanien, Portugal, Weißrussland, Irland, Indien und Deutschland waren beteiligt. Trotz des rasanten Projektstarts und der kurzen Teambildungszeit war der Teamgeist beeindruckend und die Zusammenarbeit gestaltete sich problemlos.

Die größten Herausforderungen des Sol-Projekts waren die vielen Prozessebenen und die allgemeine Komplexität des Projekts, aber auch Änderungen, die mitten in der Prozessgestaltung noch berücksichtigt werden mussten. Durch den modellgetriebenen Ansatz konnte diese Komplexität jedoch beherrscht werden.

Es geht weiter

Seit dem 4. November 2015 ist der von itelligence entwickelte Prozess bei der Übersetzung erster ByDesign-Releases im Einsatz. SAP hat das Projekt bereits auf dem DSAG-Jahreskongress und der SAP TechEd in Las Vegas und Barcelona vorgestellt. Am 11.05.2016 wird gemeinsam mit Dr. Volker Stiehl und Signavio eine Live-Demo des Projektes per WebEx demonstriert. Bei Interesse können Sie sich unter diesem Link zum Webinar „Vom Prozessmodell zur Ausführung – Wie man komplexe Prozessimplementierungsprojekte erfolgreich meistert“ anmelden.

– von Torsten Kerwien, Dipl. Medieninformatiker (FH), Team Manager Process Orchestration, PMP®, itelligence AG –


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