ECM betrifft alle Unternehmen – Schluss mit Dokumentenchaos

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Am 2. Juli 2014 fand der erste ECM-Fokustag der itelligence AG in Bielefeld statt, an dem zahlreiche Bestandskunden von itelligence teilgenommen haben. Die große Resonanz zeigt, dass das Thema Enterprise Content Management (ECM) in vielen Unternehmen ein Thema mit einem hohen Stellenwert geworden ist.

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In einer Vielzahl von Vorträgen konnten wir das sehr komplexe Thema und die damit in Verbindung stehenden Herausforderungen für Unternehmen, unseren Kunden nahe bringen. Außerdem konnten wir über zahlreiche Praxisbespiele die Anwendungsmöglichkeiten und Potentiale die eine ECM-Lösung bietet, unseren zahlreichen Kunden vorstellen. ECM ist eben nicht nur eine Technologie, sondern verändert mitunter ganze Organisationen und Prozesse. Mit unserem ECM-Strategieworkshop aus dem Add-Store können wir unsere Kunden perfekt bei den ersten Schritten in der ECM-Welt unterstützen.

Durch die Vortragsreihe leitete Ingo Böckmann in einem angenehmen Rahmenprogramm. Dazu trug auch der kulinarische Teil bei. Unsere Gäste wurden nicht nur mit einer Vielzahl von Informationen sondern auch mit einem kleinen Imbiss und Kaffee rundum versorgt. Mit den ersten beiden Vorträgen wurde ECM umfassend in der Theorie erläutert, um Einsteigern die Thematik zu darzustellen. Aber auch mit dem Thema bewanderte Gäste konnten sicherlich die eine oder andere neue Entwicklung auf dem Gebiet erfahren.

Nach einer kleinen Kaffeepause drehte sich in dem Vortrag alles um die Frage, wie man ein ECM-System aufbaut – Klassisch, mit Sharepoint- oder mit SAP-Integration? So unterschiedlich die Problemstellungen der Interessenten sind, so vielfältig können sich auch die Lösungsmöglichkeiten darstellen, wie die Kunden in kleinen Gesprächsrunden der Kaffeepausen von unseren fachkundigen Beratern erläutert bekommen haben.

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Im praxisorientierten Vortragsteil standen die Optimierungsmöglichkeiten von Prozessen, wie Freigabeprozesse für Dokumente, die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung und die Verwaltung von Dokumenten als digitale Akte im Vordergrund. Vor allem die Live-Demo von Kenan Sen mit dem Vortrag „Laufwege – Workflow für die Freigabe von Dokumenten „ fand große Aufmerksamkeit unter den Zuhörern. Insgesamt fanden sich einige Teilnehmer in dem einen oder anderen praxisorientierten Vortrag wieder und haben auf Anhieb das Verbesserungspotential erkannt.

So umfangreich das Thema Enterprise Content Management ist, so vielfältig und umfangreich sind auch die Fragen und Interessen der Gäste. Während der Pausen wurden in Diskussionsrunden viele Fragestellungen näher erörtert und tiefgründig diskutiert. Während sich ein Teil der Kunden mit den Vorteilen elektronischen Akten auseinander setzten, steht bei einem anderen Teil die Integration von ECM-Themen mit anderen Systemen wie beispielsweise SAP, Microsoft Sharepoint oder IT-Bereichen wie beispielsweise CRM auf den Programm. Genau aus diesem Grund haben wir für diese erste Orientierungsphase den ECM-Strategieworkshop im Angebot. Für viele Kunden war der Anwendertag Anlass, sich für den ECM-Strategieworkshop zu entscheiden, um sich ein erstes grobes Bild vom Potential, den Chancen und Möglichkeiten zur Verbesserung der Unternehmensprozesse durch ECM zu bilden.

Ein kleiner Teil der Interessenten ist sich schon bewusst um die Vorteile einer ECM Strategie, weiß jedoch noch nicht, wie diese im Unternehmen eingeführt und umgesetzt werden soll. Es hat sich schnell herausgestellt das hier schon die entsprechende Sensibilität vorliegt, wie wichtige dieses Thema ist, um es optimal in die Unternehmensprozesse zu integrieren. ECM darf nicht als Insellösung für einzelne Abteilungen betrachtet werden, sondern sollte immer im unternehmensweiten Gesamtkontext betrachtet werden, um das Potential effektiv auszuschöpfen.

Am Ende der sehr informativen und vor allem praxisorientierten Vorträge erkannten viele Teilnehmer Analogien zu verbesserungsbedürftigen Prozessen im Unternehmen. Dies zeigte sich vor allem auch in den vielen kleinen Diskussionsrunden in welchen reger Informationsaustausch, zwischen oder nach den Vorträgen, stattfand. Relativ schnell kristallisierten sich das Interesse und die Forderung nach Folge-Events heraus.

Benötigen Sie Informationen wie sich führende Unternehmen einen erheblichen Wettbewerbsvorsprung verschaffen durch die Steuerung von Informationen und Dokumenten durch ECM im Zusammenhang mit SAP, dann wenden Sie sich gerne an Olaf.Heyme@itelligence.de.

Wir freuen uns auf viele interessante ECM-Projekte.

– von Olaf Heyme, itelligence AG –

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