Compliance –  durchgängige IT-Lösung gefragt

Kontrolle ist besser als Vertrauen. Das gilt besonders für Bereiche, in denen Fehler schwerwiegende Folgen haben können. Entsprechend sind in der Prozessindustrie die gesetzlichen Vorgaben besonders hoch: Es gibt Regeln für den Umwelt-, Konsumenten- und Arbeitnehmerschutz, für die Analyse von Risiken sowie für den Umgang mit Ausnahmesituationen und Eskalation. Schon auf nationaler Ebene müssen Chemie-, Kosmetik- und Pharmaunternehmen zahlreiche Vorgaben beachten. Für global agierende Player steigt die Menge der Bestimmungen mit der Anzahl der Länder, in denen sie aktiv sind. Werden die Vorgaben nicht korrekt eingehalten, drohen erhebliche Sanktionen. Eine strenge Regelkonformität ist für die Prozessindustrie also unabdingbar. Gleichzeitig sind die Einhaltung und ebenso die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung dieser unüberschaubaren Menge an Regeln kosten-, zeit- und personalintensiv.

Ermessensspielraum für Unternehmen

Eine zusätzliche Herausforderung resultiert aus der Vagheit der Vorgaben des Gesetzgebers – die Auflagen sind bewusst allgemein gehalten und abstrakt. Das liegt daran, dass es beträchtliche Unterschiede zwischen den einzelnen Unternehmen gibt – in Bezug auf interne Abläufe, die eingesetzten Maschinen und Anlagen, die Produktionsstandorte und natürlich die Produkte selbst. Alle Varianten en détail zu benennen, hieße, eine Art „Brehms Tierleben“ zu verfassen. Die allgemeine Formulierung der Richtlinien macht also aus Sicht des Gesetzgebers Sinn, auch um kein Szenario auszuschließen. Aufgrund dieser Vagheit ist der Ermessensspielraum für die Unternehmen aber extrem groß. Sie müssen zwischen der Auslegung der externen Vorgaben und den Konsequenzen für die internen Abläufe abwägen – getreu dem Motto: „So viel Regelkonformität wie nötig, so wenig Aufwand wie möglich.“

IT wird eingesetzt – allerdings nicht durchgängig

Ohne IT ist das alles kaum zu managen. Die meisten Unternehmen der Prozessindustrie haben das mittlerweile erkannt und an neuralgischen Punkten Software implementiert. Doch dabei handelt es sich häufig um eigenentwickelte Lösungen, die zwischen den einzelnen Abteilungen nicht verzahnt sind. Die Software greift lediglich dort, wo sie eingesetzt ist. Dies kann jedoch zu Lasten von Übersichtlichkeit, Handling, Wartung und Prozessqualität gehen – Potenziale bleiben außerdem ungenutzt. Der Mehrwert eines ganzheitlichen Systems wird aber häufig unterschätzt. Doch wie genau kann eine moderne, ganzheitliche Software helfen? Und welche Kriterien muss sie erfüllen?

Von der Risikoanalyse zur Schulung

Am Anfang sollte eine umfassende Risikoanalyse des eigenen Unternehmens stehen. Kritische Prozesse müssen ausführlich getestet, die gesetzlichen Vorgaben – chemische Verordnungen spielen hier eine wesentliche Rollen – müssen mit den individuellen Herausforderungen abgeglichen werden. Ist klar, wo die Risiken im eigenen Unternehmen liegen und welche Regeln einzuhalten sind, müssen die rechtlichen Vorgaben allen Beteiligten transparent gemacht werden. Moderne Software-Lösungen greifen hier auf effiziente Art und Weise: Geltende Bestimmungen sind integriert, neue werden per Update eingespielt. Ein Überblick über die aktuellen Vorgaben ist dank Software einfach. Die Regeln zu kennen ist das eine, sie auch wirklich einzuhalten das andere. Vorteilhaft ist deshalb, wenn die Vorgaben mit den betroffenen Fachbereichen und Prozessen verzahnt sind. Die Kür ist dabei, die Abläufe in der Produktion mit den einzuhaltenden Vorgaben zu verbinden. So lassen sich beispielsweise Vorgaben für eine Good Manufacturing Practice – etwa zur Qualitätsprüfung und zu digitalen Signaturen – mit einer integrierten ERP-Lösung effizient abbilden.Auch wenn ein ganzheitliches Compliance-System das Management der gesetzlichen Vorgaben unterstützt – ob diese wirklich stets eingehalten werden, hängt maßgeblich vom korrekten und verbindlichen Umgang der Mitarbeiter mit der Software ab. Das heißt im Klartext: Wie schnell und kompetent kann der zuständige Angestellte prüfen, anpassen oder – vor allem im Risikofall – wirksam reagieren. Schulungen sind gerade in diesem Bereich also unbedingt erforderlich und sollten regelmäßig wiederholt werden. Ob der Einsatz in der Praxis dann wirklich funktioniert, zeigen ebenfalls Risikoanalysen und Testphasen.

– von Stephan Limberg, Leitung Branchenmanagement Prozessindustrie, itelligence AG –
E-Mail: Stephan.Limberg@itelligence.de

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