Elektronische Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD werden bald Pflicht

Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse macht in Deutschland einen entscheidenden Schritt: Alle Ämter und öffentlichen Dienstleister müssen einen elektronischen Rechnungseingang einführen und diesen spätestens ab November 2020 ausschließlich nutzen.

Betroffen sind daher auch alle deutschen Unternehmen, die direkte oder indirekte Zulieferer von Ämtern und öffentlichen Dienstleistern sind. Zehntausende Buchhaltungen werden die elektronische Rechnungslegung in den beiden erlaubten Formaten XRechnung und ZUGFeRD implementieren. Denn ab 27. November 2020 müssen alle Lieferanten mit öffentlichen Auftraggebern ihre Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 Euro in elektronischer Form übermitteln. Ansonsten werden diese abgelehnt.

Gemäß E-Rechnungsverordnung müssen alle Rechnungen für den Austausch mit Ämtern und öffentlichen Dienstleistern dem Standard XRechnung entsprechen. Die XRechnung ist technisch gesehen eine XML-Datei mit der Möglichkeit, weitere Dokumente anzuhängen. Damit die XRechnung ihren Empfänger erreichen kann, benötigt sie eine gültige Leitweg-ID für die Adressierung und ggf. Weiterleitung zu den nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssystemen in den Verwaltungseinheiten.

Für die Übertragung der XRechnung stehen verschieden Übertragungskanäle zur Verfügung:

  • Manuelle Web-Erfassung: Sie können elektronische Rechnungen mittels eines geführten Webformulars direkt manuell erstellen, übermitteln und für die eigene Archivierung herunterladen.
  • Upload an die Plattform xrechnung.bund.de: Selbst erstellte elektronische Rechnungen lassen sich bei der zentralen Rechnungseingangsplattform hochladen und übermitteln.
  • E-Mail: Sie können selbst erstellte elektronische Rechnungen per E-Mail bei [email protected] Nach einer Registrierung erhalten die Nutzer eine individuelle E-Mail-Adresse für die Rechnungsstellung.
  • EU-Netzwerk PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine): Über eine automatisierte Konverter-Lösung können Sie elektronische Rechnungen schnell und medienbruchfrei aus der eigenen Software heraus übermitteln. Für einen Zugriff auf das europäische Netz benötigen Sie allerdings einen Access Point. Die itelligence AG unterstützt Sie gerne als Access Point (AC) und Service Management Point (SMP) bei der Registrierung und dem Zugang zu PEPPOL.

Grafik: Verschiedene Wege stehen zur Übertragung der XRechnung zur Verfügung, zeitgleich tritt ZUGFeRD 2.1 in Kraft

 

 

 

 

 

Europäisches Rechnungsformat: ZUGFeRD 2.1

Zeitgleich zur XRechnung wird auch der neue europäische Industriestandard das „ZUGFeRD“ für Rechnungen verbindlich – für Transaktionen zwischen Unternehmen – Unternehmen und Unternehmen – Ämtern/öffentlichen Dienstleistern. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und wurde in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt.

Die im März 2020 veröffentlichte Version 2.1 ist ein Hybridformat für elektronische Rechnungen und entspricht den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931-11. Der maschinenlesbare XML-Teil ist identisch mit der deutschen XRechnung. ZUGFeRD-2.1-konforme Rechnungen lassen sich daher zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung schnell und einfach elektronisch austauschen. Zur Zielgruppe gehören neben großen und mittleren Unternehmen auch kleine Betriebe, die nur wenige Rechnungen pro Jahr an einen Partner stellen.

Die Version ZUGFeRD 2.1 ist auch für Frankreich und die Schweiz gültig und kompatibel mit dem französischen Rechnungsstandard Factur-X 1.0. Damit ist es möglich, elektronische Rechnung ins EU-Ausland zu versenden. Das branchenübergreifend und europaweit einheitliche Rechnungsformat bietet damit ausreichend Investitionssicherheit. Industrieunternehmen wie Volkswagen, BMW und Ford setzen bereits auf das ZUGFeRD-Format. Auch die itelligence AG hat ihre Rechnungstellung im April auf die neuen Formate ZUGFeRD und XRechnung umgestellt.

Drohendes E-Rechnungs-Chaos

Viele landespezifische Rechts- und Verwaltungsvorgaben unterscheiden sich erheblich voneinander – etwa, ab welcher Rechnungshöhe nur elektronische Rechnungen akzeptiert werden sollen, welche E-Rechnungs-Formate (XRechnung, ZUGFeRD 2.0 etc.) zulässig sind oder welche Übertragungswege zur Verfügung stehen. Die Folge: Beliebige Kombinationen von Datenstandard, Inhaltsstandard und Transportweg je Bundesland.

Zudem machen einige Bundesländer künftig von der Möglichkeit Gebrauch, die Rechnungssteller zum Einreichen von elektronischen Rechnungen zu verpflichten – oder sie haben es den einzelnen Behörden freigestellt, selbst eine entsprechende Verpflichtung für ihre Lieferanten auszusprechen, etwa in Nordrhein-Westfalen.

Ohne einen versierten E-Invoicing-Provider oder Berater, der alle Vorgaben in rechtlicher wie technischer Hinsicht auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene im Blick hat, haben es Rechnungssteller künftig schwer. Die itelligence AG hilft Unternehmen dabei, alle Anforderungen zu lösen.

XRechnung und ZUGFeRD direkt ins ERP

Als ZUGFeRD- und XRechnung-Lösung der itelligence AG steht die Middleware it.x-EDIconnect mit dem entsprechenden ZUGFeRD-Add-On und dem XRechnung-Add-on zur Verfügung. Für die Erstellung einer Rechnung erfasst die Software die PDF-Daten der Rechnung (Erscheinungsbild). Diese verknüpft sie mit den Daten eines INVOIC-IDoc, das vom SAP ERP als Import/Export-Format benutzt wird und fügt sie zu einem PDF A3 zusammen – mit eingehängten XML (im Fall von XRechnung das XML mit eingehängtem PDF).

Grafik1: So greifen bei Rechnungsausgang die Middleware it.x-EDIconnect ZUGFeRD- und XRechnung-Lösung ineinander.

Grafik2: So greifen bei Rechnungseingang die Middleware it.x-EDIconnect ZUGFeRD- und XRechnung-Lösung ineinander.

Beim Empfangen einer Rechnung gilt das gleiche Verfahren in umgekehrter Richtung. So ermöglicht it.x-EDIconnect eine direkte Verarbeitung der Daten in der SAP-GUI. So gelingt die automatisierte Übernahme der Rechnung in Ihr Finanzbuchhaltungs- und Zahlungssysteme. Die Lösung kann zusätzlich ein Rechnungs-Cockpit ansprechen, um die Rechnung zu virtualisieren oder die Belege mit Anhängen in das vorhandene Archivsystem zu übergeben.

Das Add-on für ZUGFeRD/XRechnung ist auch für SAP PI/PO verfügbar sowie als SaaS-Lösung über die EDIcloud der itelligence AG.

 

Gut zu wissen! 3 FAQs zu ZUGFeRD und XRechnung

  1. Frage: Ist die eingebettete XML-Datei im ZUGFeRD-PDF identisch mit dem Cross Industry Invoice Standard von XRechnung?
    Antwort: Sofern es sich um Profil EN16931 handelt und alle Anforderungen an XRechnung erfüllt sind: ja. XRechnung ist ein CIUS.
  2. Frage: Werden alle deutschen Behörden ZUGFeRD-2.1-Dateien ab November 2020 akzeptieren müssen, oder hat dennoch jedes Bundesland die Wahl und kann das ZUGFeRD-Format im Zweifelsfall ablehnen?
    Antwort: Das ist leider nicht einfach zu beantworten, da jedes Bundesland seine eigenen Anforderungen definieren darf. Eine Ablehnung eines ZUGFeRD-XML, welches alle Anforderungen der XRechnung erfüllt, wäre allerdings im Hinblick auf die EU-Norm zumindest fragwürdig und entspräche unserer Auffassung nach nicht dem Geist der EU-Richtlinie 2014/55, die vom EU-Parlament als Richtlinie zur verbindlichen Einführung der e-Rechnung bei Aufträgen der öffentlichen Hand erlassen worden ist.
  3. Frage: Wie wird sichergestellt, dass neue XRechnungs-Versionen auch in der ZUGFeRD-2.1-Version berücksichtigt sind? Werden diese gleichzeitig veröffentlicht?
    Antwort: Das ist Bestandteil der Arbeitskreise, die sich mit genau solchen Themen auseinandersetzen. Für die nächste Zukunft gilt, dass es am 01. Juli einen Release von ZUGFeRD 2.1.1 geben wird, um die Änderungen von XRechnung 1.2.2 auch in ZUGFeRD zu berücksichtigen.

Haben Sie Fragen zu den neuen E-Rechnungsformaten? Sprechen Sie uns an!

– von Meik Hempel, Program Manager, itelligence AG –

E-Mail:Meik.Hempel@itelligence.de

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