it.mds: Stammdatenmanagement endlich leicht gemacht – bei Stiegelmeyer

Gesundheit und Pflege gewinnen immer mehr an Bedeutung. Die Versorgung der Menschen mit modernen Betten und Möbeln im Krankenhaus, Pflegeheim und zuhause hat sich die Stiegelmeyer-Gruppe zur Aufgabe gemacht. Das familiengeführte Unternehmen hat seit 1900 die Entwicklung von Krankenhaus- und Pflegebetten entscheidend geprägt. Die Produkte stehen für praxisgerechte Funktionen, Komfort, ansprechendes Design und eine leichte Bedienbarkeit, die das Pflegepersonal entlastet. Hauptsitz der Stiegelmeyer-Gruppe ist die Stadt Herford in Ostwestfalen. Dazu kommen weitere Produktionsstandorte in Deutschland und Polen sowie ein weltweites Netz aus Tochtergesellschaften und Partnern.

Die Herausforderungen der Branche

Zwei typische Herausforderungen der Branche treiben auch die Stiegelmeyer-Gruppe um: Es gibt zum einen kein zyklisches Käuferverhalten, entsprechend schwierig ist die Planbarkeit der Kapazitäten. Zum anderen sorgt ein hoher Anteil von Sonderabwicklungen, die über die Standard-Konfiguration hinausgehen, für komplexe Produktionsprozesse, ein umfangreiches Produktportfolio und Teilemanagement.

Entsprechend stieß die manuelle Pflege der Produkt- und Teilestammdaten irgendwann an ihre Grenzen: Trotz intensiver interner Anstrengungen blieben die Daten in einem unvollständigen Zustand. Korrekte und synchronisierte Daten sind aber die Basis für jedes effiziente Unternehmen. Gerade das Controlling war sehr daran interessiert, die Stammdatenqualität deutlich zu erhöhen. Nur auf einer korrekten Datenbasis können Reporting Anforderungen korrekt dargestellt werden. Vertriebsseitig standen die automatisierten Prozesse des E-Commerce Systems im Vordergrund.

Deshalb benötigte die Stiegelmeyer-Gruppe eine Standardisierung und Automatisierung der Prozesse rund um die Datenanlage und -verwaltung im SAP-System. Als Lösung überzeugte die vollintegrierte und standardisierte Lösung it.master data simplified (it.mds) von itelligence.

Ziel der Einführung war ein schnelles, effizientes Stammdatenmanagement. Die Altlasten der Vergangenheit sollten korrigiert und die Stammdatenqualität deutlich erhöht werden – mit einer hohen Automatisierungsrate. Das bedeutet konkret: Der Anteil der manuell zu bearbeitenden Stammdateninformationen reduziert sich um bis zu 90 Prozent. Außerdem brauchte es eine schnelle Gewöhnung der Mitarbeiter an die neuen Abläufe, um den erreichten Stand zu halten. Vorschlag: Ebenso sollten die Mitarbeiter geschult und schnell befähigt werden, die neue Anwendung zu nutzen.

Pflegeaufwände minimieren

Die regelbasierte Datenverwaltung mit it.mds vereinfacht zahlreiche interne Arbeitsabläufe durch Verwaltung, Konsolidierung und Harmonisierung sämtlicher Stammdaten. Manuelle Pflegeaufwände werden auf ein Minimum reduziert, beispielsweise verringern sich nicht wertschöpfende Tätigkeiten rund um die Datenverwaltung und Governance um bis zu 95 Prozent.

Das AddOn it.mds befüllt Stammdatenfelder automatisch mit Hilfe umfangreicher Regelwerke und vorkonfigurierter Logiken – und reduziert somit manuelle Fehler wesentlich. Stammdaten sind standortübergreifend harmonisiert und vollständig im System verfügbar. Die intuitive Nutzeroberfläche ist für die Mitarbeiter leicht verständlich und zeigt nur relevante Daten an. Damit werden nur zulässige Änderungen ermöglicht und die Data Governance ideal unterstützt.

Dem Fortschritt gerecht werden: SAP S/4HANA und it.mds

Das Thema Stammdatenmanagement kam noch aus einem weiteren Grund auf die Stiegelmeyer-Tagesordnung. Das Unternehmen ist gerade auf dem Weg zu SAP S/4HANA. Gerade mit dem neuen ERP-System hätte die schlechte Datenqualität hohe Kosten verursacht, denn die Echtzeitauswertung hat deutlich höhere Ansprüche an die Datenqualität. Eine spätere Datenbereinigung wäre nur sehr schwer möglich gewesen. Dementsprechend betreibt Stiegelmeyer it.mds zunächst unter dem bisherigen SAP ECC, hat die Datenbank im letzten Jahr auf HANA gewechselt und wird nach Einführung von SAP in allen Buchungskreisen der Gruppe und einer Prozessoptimierung den nächsten Schritt in Richtung S/4 unternehmen.

Warum fiel die Wahl auf itelligence?

Seit der SAP ERP-Einführung 1999 ist die Stiegelmeyer-Gruppe Kunde von itelligence. Im Laufe der jahrelangen Zusammenarbeit hatten sich bereits zahlreiche SAP-Tools aus dem Hause itelligence im Einsatz bewährt, wie etwa die Versandlösung it.x-press oder das Vertriebs- und Marketing Tool it.digital sales. Da lag es für die Entscheider bei Stiegelmeyer nahe, auch die Stammdatenlösung von itelligence zu beziehen, um die eigenen Geschäftsprozesse zu optimieren. Zudem gibt es eine weitere enge Zusammenarbeit: itelligence unterstützt die Stiegelmeyer-Gruppe mittels Consulting bei IT-Projekten – mit der nötigen Manpower und der itelligence-typischen breitgefächerten Branchenerfahrung.

Möchten Sie mehr über it.mds erfahren? Dann richten Sie Ihre Anfrage gern an [email protected]. Wir freuen uns auf Ihre Fragen.

-von Bo Andersen, Senior Sales Manager, itelligence a/s, Denmark-

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