Auf der günstigen Seite: Mehr Kosteneffizienz im Personalmanagement

Auf der günstigen Seite: Mehr Kosteneffizienz im Personalmanagement

Mehr Kosteneffizienz – ein Dauerbrennerthema für viele Unternehmen. Es geht darum, mit geringen Kosten möglichst hohe Umsätze und Gewinne zu erzielen. Um die Kosteneffizienz zu erhöhen, prüfen Betriebe die großen und kleinen Ausgabeposten, um herauszufinden, wo Potenziale für Einsparungen existieren. Auch im HR-Bereich wird der Erfolg einer Maßnahme in den meisten Fällen mit der Kenngröße Kosteneffizienz gemessen. Nach Auskunft der Unternehmen liegen die größten Potenziale bei Personaleinsatz, Personalführung, Controlling und Vergütungsmanagement – aber nur wenige analysieren konsequent die entscheidenden Zahlen.

Kosteneffizienz ist mithilfe von Key Performance Indicators (KPIs) erfassbar. Typische Kennzahlen sind die Fluktuationsquote, die Überstundenquote, Ausbildungskosten und Umsatz je Mitarbeiter. Etwas spezieller, aber nicht weniger interessant sind beispielsweise die Beschaffungskosten pro Neueinstellung oder die Kosten durch Ausfallzeiten. Dennoch setzen nur rund sechs Prozent der deutschen mittelständischen Unternehmen im Personalmanagement konsequent für jeden Prozess KPI-Analysen ein. Bei knapp 28 Prozent der Betriebe stützen sich nur vollständige Funktionsbereiche auf KPI. Und rund 31 Prozent nutzen gar keine KPI zur Prüfung der Effizienz und lassen damit viel Potenzial liegen. (Quelle: Frankfurt Business Media)

Weiche Kennzahlen im Personalmanagement

Wie bei jeder Messung sind zunächst verlässliche Zahlen unabdingbar. Diese Daten müssen in den Transaktionssystemen (zum Beispiel SAP ERP) so aufbereitet werden, dass fundierte Entscheidungen möglich sind – und nicht nur dem Bauchgefühl vertraut werden muss. Welche Kennzahlen dabei konkret zum Einsatz kommen, hängt von den (Personal-) Entscheidern und einer Vielzahl verschiedener zur Verfügung stehender Einheiten und Größen ab. Dabei spielen Kennzahlen mit Kostenbezug und der Fluktuation oft eine zentrale Rolle, die im zeitlichen Bezug und über Plan- Ist-Vergleiche ausgewertet werden.

Nur sehr wenige Unternehmen nehmen für Erfolgsmessungen auch nicht-finanzielle Kennzahlen unter die Lupe. Dieses Vorgehen ist selten, aber wichtig. Ein Beispiel aus dem Recruiting: die Erfolgsquote bei der Neubesetzung einer Stelle. Waren Neubesetzungen bislang mit internen oder externen Kräften erfolgreicher? Was sind die jeweiligen Kosten, wie ist der Erfolg zu bewerten? Zahlen dazu sind selten verfügbar, könnten aber künftige Entscheidungen unterstützen. Bei einer umfassenden Datenerfassung und -analyse für den Bereich HR helfen moderne IT-Systeme.

Zweites Beispiel für eine „weiche“ Kennzahl: Die Netzwerk-Aktivitäten der Mitarbeiter im Unternehmen: Wer sind die Teamplayer, die Influencer, welche Beziehungen gibt es untereinander, die positiv oder negativ für eine Abteilung sein können? Hier helfen Social-Media-Analysen. Solche Daten sind zunehmend wichtig für ein strategisches und zielführendes Personalmanagement. Gleichzeitig ist es ohne entsprechende HR-Software kaum möglich, wertvolle Erkenntnisse für Personalentwicklung, Recruiting, Talentmanagement oder Employer Branding zu ziehen.

Was fehlt, sind aufbereitete Daten

Warum bewerten viele Unternehmen die zugehörigen HR-Prozesse und -Leistungen noch nicht anhand konkreter Zahlen? Weil diese nicht standardisiert und digitalisiert sind, sondern überwiegend in rein dokumentierter Form vorliegen: als lokal abgelegte Excel-Tabellen, ausgedruckte E-Mails und handschriftliche Notizen, die nicht IT-seitig ausgewertet werden können. Somit bleiben finanzielle und nicht-finanzielle Kennzahlen nur schwer ermittelbar. Maßnahmen ohne standardisierte digitale Prozesse können nicht getrackt und bewertet werden. Von umfassender Business Intelligence kann keine Rede sein.

Kennzahlen erfassen und interpretieren

Schritt 1: Kennzahlen festlegen.

Anhand der HR-Strategie die wichtigsten Kennzahlen ableiten. Die HR-Strategie entspringt idealerweise der Unternehmensstrategie und wird auch innerhalb der IT-Strategie berücksichtigt.

Schritt 2: Daten digital verfügbar machen.

Viele Prozesse im HR-Umfeld sind lediglich dokumentiert. Diese müssen zwecks Analysemöglichkeiten Bestandteil der IT-Systeme werden. Ein Beispiel ist der Bewerbungsprozess: Ein Stapel Schnellhefter oder ungeordnete E-Mails erlauben kein Bewerbermanagement. Also müssen wesentliche Informationen in eine Datenbank übertragen werden. Besser ist es, den Bewerbern direkt Online-Formulare zur Verfügung stellen. Dann ist die Fehleranfälligkeit gering und am Ende die Erfolgsquote einer Bewerberkampagne leicht ermittelbar.

Schritt 3: Technische und funktionale Defizite angehen.

Die Schnittstellenkompatibilität, die Kompatibilität der HR-Teilprozesse und die Modularität innerhalb der HR-Prozesse und -systeme müssen gewährleistet sein. Erst dann kann ein analytisches System die nachhaltige Unternehmenssteuerung wesentlich unterstützen. Dafür sollte es Daten aus dem HR-Bereich des SAP ERP auswerten können.

Schritt 4: Analytics & Reporting etablieren.

Visualisierungen (Dashboards) und Reports helfen, aus Unternehmensdaten aussagefähige Informationen zu formen.

Schritt 5: Kontrolle und Steuerung langfristig erfolgreich machen.

Aus der Analyse heraus wird geplant und simuliert, Maßnahmen werden umgesetzt und die Kennzahlen beobachtet. Dann geht es in die Analyse und Nachsteuerung.

 

– von André Schröder, Sales SAP Personalmanagement, Product & Cloud Solutions, itelligence AG –
E-Mail: Andre.Schroeder@itelligence.de

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