Mit Personalcontrolling haben Sie Ihre HR-Kennzahlen im Griff

Schöpfen Sie das Potenzial des Personalcontrollings aus? Für die Planung, Steuerung und Kontrolle Ihrer personalwirtschaftlichen Aktivitäten brauchen Sie Daten und sinnvolle Kennzahlen. So lässt sich die Personalarbeit bewerten (Prozesse und Projekte), zum anderen kann das Controlling das Personal selbst analysieren: Personalstruktur und -kosten, Mitarbeiterzufriedenheit, Führungsverhalten, Kosten, Nutzen und Erfolg einzelner Maßnahmen. Kurz gesagt: quantitatives, qualitatives, strategisches und operatives Personalcontrolling. Egal, welche Controlling-Ziele Sie im Personalwesen verfolgen, ohne zuverlässige Daten geht es nicht. Wir beantworten Kernfragen zum Thema Personalcontrolling und stellen die wichtigsten Kennzahlen vor.

Was ist Personalcontrolling?

Personalcontrolling ist dem Unternehmenscontrolling untergeordnet und eine zentrale Aufgabe im Personalmanagement und in der HR. Mit Personalcontrolling planen, steuern und kontrollieren Sie alle personellen Vorgänge, Prozesse und Projekte im Unternehmen. Dazu erheben Sie Kennzahlen und Kennzahlensysteme. Personalkennzahlen können in quantitative Daten und qualitative Daten unterschieden werden. Quantitative Kennzahlen („O-Daten“) sind direkt mess- und verwendbar sowie objektiv nachvollziehbar, dazu gehören Daten wie zum Beispiel:

• Personalbedarf und -struktur: Personalplanung, Arbeitskapazität, Frauenquote etc.
• Personalbeschaffung: Anzahl der Bewerber pro Stelle, Vorstellungsquote, Einstellungsquote, Kosten pro Eintritt etc.
• Personaleinsatz: Vergleich zwischen Soll-und-Ist-Stunden, Fehlzeitenquote, Krankheitsquote etc.
• Personalentwicklung: Zeit und Kosten für Weiterbildung, Beförderungsquote etc.
• Personalerhaltung: Personalkosten pro Mitarbeiter, Fluktuationsquote etc.
• Personalfreisetzung: Abfindungsaufwand, Gehaltskosten während der Freistellung, Arbeitsgerichtskosten pro Mitarbeiter etc.

Qualitative Kennzahlen („X-Daten“) umfassen „weiche“ Faktoren, die schwerer messbar sind wie etwa die Mitarbeiterzufriedenheit, die Motivation, das Verhältnis zu Kollegen und Führungskraft und die Identifikation mit dem Unternehmen. Bei diesen Daten wird der Mitarbeiter nicht als Arbeitnehmer betrachtet, sondern als Mensch. Das Trendwort dazu lautet Human Experience Management (HXM) und geht mit der Entwicklung einher, den Zweck eines Unternehmens zu hinterfragen: Von der reinen Gewinnmaximierung hin zu Werten und positiven Erfahrungen und Emotionen.

Unternehmen arbeiten immer stärker daran, Mitarbeitern im Arbeitsumfeld ein Erlebnis zu bieten, Stichwort Work-Life-Balance. Laut einer aktuellen Gallup-Studie erzielen Unternehmen, die das Mitarbeiterengagement fördern, eine Steigerung der Produktivität um 17 Prozent und einen drei Mal höheren Umsatz pro Mitarbeiter. Außerdem verzeichnen sie 40 Prozent weniger Fluktuation. Um zentrale, qualitative Kennzahlen zu einzelnen Mitarbeitern zu erhalten, muss die HR-Abteilung auf Indikatoren aus Assessment Centern, Mitarbeiterbefragungen, Mitarbeitergesprächen, Leistungs- und Potenzialbeurteilung oder Balanced Scorecards (übersetzt Vision, Mission und Strategie eines Unternehmens in Kennzahlen) zurückgreifen. Die Employee Experience ändern Unternehmen wiederum, indem sie die O-Daten und X-Daten zusammenführen.

Was gehört zum Personalcontrolling?

Grundsätzlich lässt sich Personalcontrolling in drei Aufgabengebiete unterteilen: In das Effektivitätscontrolling (Beitrag der HR zum Unternehmenserfolg), das Effizienzcontrolling (Monitoring des Personal-Ressourceneinsatzes im Verhältnis zum Umsatzergebnis) und das Kostencontrolling (Budgetplanung). In diesem Zuge gibt es verschiedene Betrachtungsweisen:

• Das operative Personalcontrolling ist gegenwartsorientiert. Es setzt sich mit der kurz- bis mittelfristigen Steuerung auseinander und beurteilt Kosten, Erfolg und Nutzen von aktuellen Maßnahmen.
• Das strategische Personalcontrolling ist zukunftsorientiert. Es beschäftigt sich mit der langfristigen Ausrichtung und dem Beitrag der HR zur Unternehmensstrategie. Strategisches Controlling ist für die Effektivität des Personaleinsatzes wichtig.

Folgende Maßnahmen und Instrumente haben sich etabliert, um Zahlen und Daten zu erheben, zu vergleichen und Zusammenhänge herzustellen:

• Ist-Ist-Vergleiche (Gegenüberstellung von Kosten/Leistung verschiedener Perioden)
• Ist-Wird-Vergleiche (Prämissenkontrolle)
• Soll-Ist-Vergleiche (Ergebniskontrolle)
• Soll-Wird-Vergleiche (Durchführungskontrolle)

Warum ist Personalcontrolling wichtig?

Personalcontrolling ist wichtig, um innerhalb kurzer Zeit zuverlässige Informationen zu Kosten, Leistung, Personalbedarf, Recruiting und anderen Faktoren im Personalbereich zu erhalten. Und um in der Folge personalrelevante Entscheidungen treffen zu können. Die Ziele des Personalcontrollings orientieren sich an den Zielen der Personalwirtschaft und die wiederum an den Unternehmenszielen – nur so kann auch der Unternehmenserfolg sichergestellt werden. Eine Haufe-Studie von 2016 zeigt, dass Personalcontrolling im Arbeitsalltag immer noch eine Randdisziplin in vielen Unternehmen ist und nur wenige Kennzahlen systematisch erhoben werden. Die Frage der Effizienz der Personalarbeit wird oft gar nicht erst gestellt. Es fehlt an Kapazitäten, an Software, an dem ganzheitlichen, strategischen Blick. Um die Entwicklung relevanter Kennzahlen sichtbar zu machen, sollte die HR nach der Analyse und der Evaluation der erhobenen Daten ein Reporting erstellen. Ein HR-Reporting zeigt nicht nur Erfolge auf, es dient auch der Früherkennung von Chancen und Risiken.

Was ist bei der Arbeit mit Kennzahlen zu beachten?

Unabhängig davon, welche Kennzahlen Sie erheben, gilt: Nur weil KPIs einmal festgelegt wurden, müssen sie nicht dauerhaft gelten. Wichtig ist, dass die Daten aktuell sind, eine exakte Berechnungsformel, der Betrachtungszeitraum, der Erfassungszeitpunkt und konkrete Zielwerte bestimmt werden. Im Idealfall werden HR-Kennzahlen direkt aus einer cloudbasierten Software gezogen. Das macht das HR-Controlling einerseits und die Erstellung von HR-Reports andererseits flexibler und effizienter.

Gleichzeitig behalten Sie mithilfe eines digitalen Tools den Überblick: Denn das Management neigt erfahrungsgemäß dazu, immer wieder neue, zu viele oder inkonsistente Kennzahlen zu erheben, die in keinem Aufwand-Nutzen-Verhältnis mehr stehen. HR-Technologie befähigt das Management, trotz der wachsenden Datenmenge Probleme zu erkennen und Lösungen zu finden.

Möchten Sie mehr über HR-Software und effizientes Personalcontrolling erfahren?

– von André Schröder, Specialized Sales SAP Human Experience Management Product & Cloud Solutions, NTT DATA Business Solutions AG –

E-Mail: [email protected]

Schöpfen Sie das Potenzial des Personalcontrollings mit den richtigen Personalkennzahlen aus?