Optimierung von Geschäftsprozessen mit SAP Business Workflow

Die Abbildung und Optimierungen von komplexen, arbeitsteiligen Prozessen in der digitalisierten Welt ist eine der zentralen Herausforderungen der aktuellen Zeit. Ziel dabei ist, die Prozesse zu beschleunigen und für alle Teilnehmer transparenter zu gestalten. Auch soll den Benutzern der Zugang zu den Informationen sowie der Umgang vereinfacht werden. SAP bietet mit den Business Workflows die Möglichkeit die individuellen Prozesse eines jeden Kunden abzubilden.

Beispiele für das breite Einsatzspektrum von Workflow-Szenarien mit SAP Business Workflow 

Für alle wiederkehrenden und strukturierten Prozesse bieten sich SAP Business Workflows an. Die nachfolgenden Workflow-Szenarien beschreiben erfolgreich umgesetzte kundenindividuelle Prozesse:

Workflow-Szenario | für optimale Material- und Produktstammdatenqualität

Die Stammdatenqualität ist entscheidend für Geschäftsprozesse, da sie alle zentralen Informationen enthalten. Der Prozess zur Anlage von Materialstämmen und insbesondere aller fachlich abhängigen Produktstammdaten wie Stücklisten, Arbeitspläne, Rezepturen kann anhand definierter Workflows erfolgen. Durch die Nutzung der SAP Infrastruktur und dem Berechtigungsrollen ist ein flexibles Workflow-Konzept möglich. Als vorgefertigte, konfigurierbare Lösung hat itelligence das AddOn „Material- und Produktstammdatenworkflow“ entwickelt.

Mit diesem Workflow-Szenario ist es möglich, sowohl die Prozesse für die Anlage von produktbezogenen Stammdaten zu steuern als auch deren Prüfung. Die itelligence Lösung bildet dies mit einem durch Customizing aussteuerbaren, generischen Workflow ab.

Die Sachbearbeiterfindung, also die Ermittlung welcher Benutzer welchen Vorgangsschritt übernehmen muss, ist über Customizing aussteuerbar. Dabei können sowohl Einzelpersonen auch Gruppen oder andere Organisationstypen wie Planstellen, Organisationseinheiten angesprochen werden. Die itelligence Lösung bietet hiermit dem Kunden eine große Breite an Einsatzmöglichkeiten an. Die Vorteile dieser vorkonfigurierten Lösung liegen in der kurzen Projektlaufzeit sowie den überschaubaren Investitionskosten. Der itelligence AddOn „Material- und Produktstammdatenworkflow“ ist bereits bei mehreren Kunden erfolgreich eingeführt worden.

Workflow-Szenario | für die schnellere Erzeugung und Freigabe von Dokumenten

Viele Kunden nutzen bereits das integrierte SAP Dokumentenverwaltungssystem (DVS). Damit können im SAP ERP schnell Dokumente abgebildet und mit verschiedenen Objekten verknüpft werden. Neben Zeichnungen werden auch Spezifikationen, Lastenhefte oder andere Dokumente verwaltet.

Bei zahlreichen Kunden sollen diese Dokumente nicht nur abgelegt werden, sondern der gesamte Dokumentenprozess von der Erzeugung bis zur Freigabe in SAP System abgebildet werden. Hier setzt der SAP Business Workflow an, um die Kunden den optimal zu unterstützen. Unerheblich, ob es sich um die gemeinsamen Erstellung und Anreicherung eines Dokumentes handelt oder um eine Prüfung und Freigabe (ggf. auch mit digitalen Signaturen) bietet die SAP Workflow-Engine Möglichkeiten an, diese Prozesse abzubilden.

Das Workflow-Szenario stellt durch das Rollenkonzept dem richtigen Mitarbeiter, zum richtigen Zeitpunkt die richtige Aufgabe mit allen hierfür notwendigen Informationen zu. Dadurch sind die involvierten Mitarbeiter in der Lage den von ihm geforderten Anteil am Gesamtprozess einfach zu erbringen. Häufig wird bei Freigabeprozessen von Dokumenten eine Kommentarmöglichkeit gefordert, damit im Fall der Ablehnung der genaue Grund dokumentiert werden kann. Auch solche Anforderungen sind mit dem SAP Business Workflow einfach umsetzbar.

Workflow-Szenario | für die rechtssichere Vertriebsfreigabe von Maschinen

Auch die Vertriebsfreigabe von Maschinen kann mit einem Workflow-Szenario umgesetzt werden. Um Maschinen in bestimmte Länder zu verkaufen und versenden zu können, ist eine Vielzahl an Vorschriften zu beachten. So sind beispielsweise bestimmte Dokumente in der jeweiligen Landessprache bereitzustellen und notwendige Zertifikate und Sicherheitsprüfungen nachzuweisen. Abhängig vom Empfängerland bzw. –region können unterschiedliche Amtssprachen existieren oder es sind zusätzliche Aspekte wie Ersatzteillieferbarkeit oder die Schulung der Servicemitarbeiter zu berücksichtigen.

Vielfach ist das Know-how dieser fachlich zusammenhängenden Aktivitäten auf Abteilungen verteilt und muss oft aufwändig zusammengetragen werden. Die Komplexität dieses Geschäftsprozesses kann mit dem Einsatz des SAP Business Workflows helfen, um die Steuerung der Aufgaben sowie die Dokumentation der Schritte sicherer, transparenter und schneller für alle Prozessbeteiligten abzubilden. Workflow-Funktionen zur Terminüberwachung der Aufgaben sowie die Vertreterregelungen sowohl für geplante aber auch ungeplante Abwesenheiten unterstützen den Geschäftsprozess.

Sollten Sie weitere Informationen zum Thema wünschen, Interesse am SAP Business Workflows oder unserem itelligence AddOn „Material- und Produktstammdatenworkflow“ haben, richten Sie bitte eine kurze Mail an uns.

-von Tobias Karl, Senior Consultant, itelligence AG-
E-Mail: Tobias.Karl@itelligence.de

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