SAP ILM nur zur Erfüllung der DSGVO – oder doch mehr? Teil 2: Was sind die Funktionen des SAP ILM?

Gesetzliche Anforderungen und interne Prozesse sind die wirtschaftlichen Triebkräfte für eine Lösung wie SAP Information Lifecycle Management (ILM). Die Nachfrage nach ILM ist in den letzten Jahren durch interne und externe Faktoren stark gestiegen. Dazu zählen insbesondere die Anforderungen aus gesetzlichen Vorschriften und dem damit verbundenen Risikomanagement, der zunehmende Trend zur Harmonisierung und Konsolidierung von Systemlandschaften sowie der Aspekt der Total Cost of Ownership. Und nicht zuletzt ganz konkret: Die Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), die Ende Mai in Kraft getreten ist und Unternehmen europaweit vor komplexe Herausforderungen stellt, was den Umgang und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten angeht.

In einer dreiteiligen Blogreihe werden wir Ihnen folgende Fragen beantworten:

Was sind die Funktionen des SAP ILM?

Das ILM Retention Management: Daten von ihrer Entstehung bis zur Vernichtung verwalten

Die Datenarchivierung, ein Service von SAP NetWeaver, entfernt Massendaten, die das System nicht mehr online benötigt, die aber bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt noch zugänglich sein müssen, aus der Datenbank.

Archivierungsobjekte für jede Anwendungskomponente sind im System vordefiniert.

Das Archivierungsverfahren gliedert sich in drei Hauptschritte

Erzeugung von Archivdateien

In der Schreibphase werden die zu archivierenden Daten sequentiell in neu erzeugte Archivdateien geschrieben.

Löschen von Daten aus der Datenbank

Das Löschprogramm liest die Daten aus den Archivdateien und löscht sie anschließend von der Datenbank.

Ablage der Archivdateien

Die neu erzeugten Archivdateien können dann auf ein Ablagesystem verschoben werden. Die Auslagerung in einen externen Speicher kann manuell oder automatisch angestoßen werden. Dieses Verfahren kann auch im Rahmen des ILM zur Sperrung von Bewegungsdaten genutzt werden.

SAP ILM und DSGVO: Was sind die Funktionen des SAP ILM?

Die Abbildung 1 zeigt  den Unterschied zwischen der reinen Archivierung von Daten links und der ILM-basierten Archivierung auf der rechten Seite.

Die neue WebDav-Schnittstelle ermöglicht dabei eine klare Strukturierung der Datenablage und erleichtert die Übergabe von Eigenschaften an das Ablagesystem für jeden Knoten in der Hierarchie und für die Datei selbst. Eigenschaften mit klar definierter Semantik sind z.B. der Beginn und das Ende der Verweildauer, die für jede Archivdatei mit Hilfe der Information Retention Period berechnet werden.

Bei Auswahl der ILM-erweiterten WebDAV-Schnittstelle werden die Archivdateien in einer Hierarchie abgelegt, die den durch die Aufbewahrungsregel im IRM festgelegten Parameter widerspiegelt und zum Zeitpunkt der Ablage aufgebaut wird. Wie Sie auf der rechten Seite sehen können, werden die archivierten Daten automatisch unter dem Knoten AD abgelegt.

Bei Auswahl der ArchiveLink-Schnittstelle wird der Verweis auf den Ort der unstrukturierten Daten in einer zweiten Hierarchie unter dem Knoten AL abgelegt, die derjenigen der strukturierten Daten entspricht. Der Ablageort jedes Dokuments wird in der entsprechenden Kollektion in der parallelen Hierarchie als Hosting-Business-Objekt abgelegt. Auf diese Weise erscheinen die unstrukturierten Daten in der Nähe der entsprechenden strukturierten Daten und erben die gleichen Metadaten des Lebenszyklus.

Das ILM Retention Management verfügt über eine Vielzahl von Tools und Methoden, die Ihnen helfen, die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf die wichtigsten Aspekte der Datenhaltung zu erfüllen. Dazu gehören die Verwaltung von Richtlinien und Regeln, die ILM-konforme Integration von Speichersystemen, die Vernichtung von Daten am Ende des Lebenszyklus. Die Tools ermöglichen auch die Verwaltung von Rechtsfällen, wie z.B. das Setzen von Legal Holds und die Durchführung von E-Discovery-Recherchen.

Der Information Retention Manager (IRM): Das Hauptwerkzeug des SAP ILM

Die wichtigste Komponente des Aufbewahrungsmanagements ist der Information Retention Manager (IRM), das Hauptwerkzeug, das den Lebenszyklus von Informationen über Regeln und Richtlinien steuert.

Eine Regel wird für Daten definiert, indem die minimale oder maximale Verweildauer, die Einheit der Verweildauer, der Beginn der Verweildauer und der gewünschte Speicherort für die Archivierung angegeben werden.

Archivierte Ressourcen und ArchiveLink-Dokumente, deren Mindestverweildauer abgelaufen ist, können vernichtet werden. Archivierte Ressourcen und ArchiveLink-Dokumente, deren maximale Verweildauer abgelaufen ist, müssen jedoch vernichtet werden. In der Vernichtungsfunktion können Sie Archivdateien und Anlagen sowie Drucklisten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, auswählen, in einem Vernichtungsvorrat zusammenstellen und den Vernichtungslauf einplanen und ausführen.

Das Retention Management ist mit ERP 6.0 EhP5 verfügbar und wird auf Ihrem Produktionssystem implementiert. Alle in dieser Einführung behandelten Bereiche werden automatisch in das Retention Management einbezogen:

  1. Audit Area Management mit vorab ausgelieferten Auditbereichen
  2. Richtlinien-Engine
  3. Zerstörungsfunktion
  4. Management von Rechtsfällen
  5. WebDAV-basierte ILM-Schnittstelle

Um sicherzustellen, dass SAP Information Lifecycle Management den gesamten Lebenszyklus von Daten abdeckt, ist die Speicherseite ein wichtiger Aspekt der ILM-Lösung.

ILM-befähigte Speicherung bedeutet, dass das Speichersystem über eine WebDav-basierte Schnittstelle mit der Anwendung verbunden ist und in der Lage ist, die von der Anwendung erhaltenen Retentionseigenschaften zu akzeptieren und anzuwenden.

Wenn wir von ILM-bewusster Speicherung sprechen, meinen wir ein WORM-ähnliches Speichersystem, der für ILM zertifiziert wurde. Die Zertifizierung bestätigt, dass das Ablagesystem die ILM-Eigenschaften, die das SAP-System an das Ablagesystem sendet, akzeptieren und durchsetzen kann.

Ein Beispiel für eine ILM-Eigenschaft ist ein Verfallsdatum-Parameter oder ein Zerstörungsbefehl. Das Ablagesystem muss sicherstellen, dass die Archivdateien bis zum Ablaufdatum sicher aufbewahrt werden und dann die Vernichtung der Archivdatei ermöglichen.

Das Legal Case Management: Immer auf der der rechtlich sicheren Seite

Mit dem Legal Case Management können Sie Rechtsfälle anlegen, archivierte BOR (Business Object Repository)-Objekte und ArchiveLink-Dokumente rechtlich festhalten und E-Discovery-Berichte ausführen.

Das Legal Case Management ermöglicht die Behandlung von Ausnahmen von den mit den Daten hinterlegten Standardeigenschaften. Es ermöglicht Ihnen, Geschäftsdaten, die für einen bestimmten Rechtsfall relevant sind, rechtlich festzuhalten. Beispielsweise hat ein spezieller Buchhaltungsbeleg sein Verfallsdatum erreicht und ist zur Vernichtung bereit. Der Buchhaltungsbeleg ist jedoch rechtlich bindend, da sich Ihr Unternehmen derzeit in einem Rechtsstreit befindet, für den diese Daten relevant sind. Das System erlaubt es Ihnen nicht, den Buchhaltungsbeleg zu vernichten, bis die gesetzliche Sperre aufgehoben wird.

In Teil 1 unserer Blog-Reihe „SAP ILM nur zur Erfüllung der DSGVO – oder doch mehr?“ haben wir erläutert, was das SAP ILM ist. Im dritten Teil unserer Serie zeigen wir Ihnen, wie Sie das SAP ILM zur Erfüllung der DSGVO nutzen – und darüber hinaus!

 

-von Heiko Köllmann, Consultant Enterprise Content Mangement, itelligence AG-
E-Mail: Heiko.Koellmann@itelligence.de

 

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