Social-Collaboration mit SAP Jam: Projektvorgehen und Methodiken

In den beiden vorherigen Blogbeiträgen (Teil 1 und Teil 2) habe ich grundlegend über SAP Jam, dessen Funktionalitäten und über die Vernetzung zu anderen SAP Produkten, wie beispielsweise zu SAP CRM oder zur SAP Hybris Sales u. Service Cloud berichtet. Ich habe versucht zu vermitteln, dass Kollaboration in verschiedene Business Objects, wie Kunde, Opportunity oder Service Ticket, mithilfe der nahtlosen Integration von SAP Jam ohne Mehraufwand für die Anwender möglich gemacht werden kann. Darüber hinaus bietet Jam durch die sogenannten Work Patterns bereits in der Auslieferung fertige Vorlagen, die ebenfalls ohne Anpassung für das tägliche Business adaptiert werden können und Ihr Business nachhaltig unterstützen.

Da Kollaboration weiterhin ein heißes Thema ist und ich Ihnen durch die Vorstellung von SAP Jam, Ihren Wunsch nach Einführung einer Social-Collaboration Plattform hoffentlich verstärkt habe, kann ich mir vorstellen, dass Sie sich vielleicht schon mit einigen weiterführenden Detailfragen auseinandergesetzt haben.

Unabhängig von Ihren Überlegungen möchte ich Ihnen folgende Fragen beantworten:

Was sollten wir vor Einführung von SAP Jam noch beachten, bevor wir es in unserem Unternehmen einführen? und Reicht es Ihnen SAP Jam nur zuzukaufen? Kann sich SAP Jam ohne große Aufwände an Ihre Prozesse orientieren?

Warum Sie sich für SAP Jam entscheiden sollten – eine Entscheidungshilfe

Da ich Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse nicht kenne, werde ich diese Fragen aus allgemeiner Sichtweise beantworten.

Die Entscheidung für die Einführung einer Social-Collaboration Plattform ist wahrlich keine einfache – sie erfordert viel Überlegung und vor allem eine klare Strategie. Besonders wichtig ist dabei eine methodische Vorbereitung, sowie einen klaren Plan. Hierbei können wir als Partner Sie fachlich und methodisch unterstützen.

Neben der grundsätzlichen Überlegung für die Einführung einer solchen Plattform, sollten zusätzlich die kaufmännischen Aspekte intensiv beleuchtet und bewertet werden. Eine Social-Collaboration Plattform sollte kein weiteres Tool darstellen, mit dem sich die Mitarbeiter und Vorgesetzte, neben den bereits  existierenden Kommunikationsmitteln (wie z.B. E-Mail, Skype for Business, TeamViewer, IBM SameTime, unternehmensinternes Intranet u.v.m) austauschen. Vielmehr sollte die Plattform vorhandene Tools bündeln oder im besten Falle ersetzen, und darüber hinaus Unternehmensprozesse grundlegend unterstützen und diese jedem in einer einfachen Art und Weise zugänglich machen.

Mit einer großen Anzahl an Kommunikationsmitteln sind viele Mitarbeiter schnell überfordert, was dazu führt, dass Mitarbeiter und Vorgesetzte schnell das Interesse daran verlieren und somit kaum Kommunikation stattfindet. Dabei ist Kommunikation im Unternehmen oft ein entscheidender Faktor, denn der Austausch untereinander, u. a. von Wissen, ist enorm wichtig und steigert die Effizienz unternehmensintensiver Prozesse.

Sie haben bisher kein SAP Produkt bei sich im Einsatz? Das ist kein Beinbruch!

Die Möglichkeit SAP Jam im Stand-Alone Betrieb einzusetzen macht diese Social-Collaboration Plattform so flexibel. Selbstverständlich lässt sich Jam auch grundsätzlich mit Ihren SAP Prozessen verknüpfen und erweitert die Summe Ihrer unternehmerischen Möglichkeiten, nicht nur in Bezug auf Kollaboration. Unabhängig davon, ob Sie bereits SAP Produkte im Einsatz haben oder nicht, eine klare Struktur Ihrer Unternehmensprozesse ist von großer Wichtigkeit.

Ebenfalls sollte Ihnen vor Einführung einer Social-Collaboration Plattform zusätzlich klar sein welche Prozesse über SAP Jam abgedeckt werden sollen. Jede Neueinführung erfordert Überwindung. Erfahrungsgemäß wird gerne an Gewohnheiten festgehalten, auch wenn diese nicht mehr sinnvoll oder notwendig sind. Die Akzeptanz für das neue System erfordert Eingewöhnungszeit, vor allem aber einen einfachen Zugang, denn Barrieren sind benutzerunfreundlich! Wir helfen Ihnen bei der Identifikation aller Prozesse und stellen sicher, dass kein wichtiger Prozess in Ihrem Hause vergessen wird. Innerhalb der existierenden Prozesse eines Unternehmens gibt es in der Regel mehrere Verbesserungspotentiale, z. B. die Verschlankung zu komplexer Prozesse und Einiges mehr.

Manchmal sind es winzige Stellschrauben, die Großes bewirken können

Bild Frau mit Tablet - SAP Jam

Ein kleiner Tip: Es empfiehlt sich SAP Jam im Internet-Browser als Startseite zu hinterlegen. So kann direkt bei Arbeitsbeginn damit gestartet werden. Außerdem sollten möglichst viele Anreize geboten werden damit Social-Collaboration barrierefrei gelebt werden kann.

Die Akzeptanz von Neuerungen, wie die Nutzung Sozialer Netzwerke, ist häufig von sogenannten Innovatoren und Early Adaptors abhängig. Diese leisten durch ihr Know-How, wie z.B. durch die Erstellung von Gruppen, dem Verfassen von Posts, dem „sharen“ und „liken“ von Inhalten u.v.m. ihren Beitrag zur Akzeptanz zur Social-Collaboration. Sie reißen mit und machen dadurch die Plattform für Andere im Unternehmen interessant. Schon bald wird ein Großteil der Belegschaft ebenfalls nach und nach auf diesen Zug aufspringen. Ist der Zug erst einmal ins Rollen gekommen, dann ergeben sich viele Dinge von selbst.

Ganz besonders am Anfang ist es wichtig Ihre Mitarbeiter über die Vorteile und Möglichkeiten der Plattform aufzuklären um diese zur Nutzung zu animieren. Denken Sie z. B. mal darüber nach, hierfür eine interne Marketingkampagne zu machen – das würde Interesse und Akzeptanz deutlich steigern. Aber Vorsicht: Zwingen Sie keinen Mitarbeiter dazu die Plattform zu nutzen, sondern suchen Sie einen gesunden Weg die Belegschaft an Bord zu holen – der Rest wird sich von ganz allein ergeben. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass sich diese Strategie am Ende bezahlt macht.

Was ist vor der Einführung von SAP Jam noch zu beachten?

Eine Social-Collaboration Plattform ist stark von der kontinuierlichen Pflege des Contents und durch ein aktives „Leben“ durch die Mitarbeiter abhängig. Daher ist es ratsam sich, bei Interesse einer Einführung, u. a. folgende Fragen, besonders unter Berücksichtigung Ihrer Prozesse, zu stellen:

  • Wird SAP Jam Stand-Alone eingesetzt werden, oder soll die Implementierung zusammen mit anderen SAP Cloud Produkten (z.B. SAP Hybris Cloud For Customer oder SAP CRM) erfolgen?
  • Müssen evtl. bestehende Prozesse an die Bedürfnisse von SAP Jam erneut überdacht und ggf. angepasst werden oder soll sich SAP Jam nahezu ausschließlich an Ihre Prozesse orientieren?
  • Welche Vorteile würde im Vergleich zur bisherigen Arbeitsmethodik die Kollaboration für Sie bieten?
  • Wer sollte einen Zugriff auf die Social-Collaboration Plattform bekommen? Alle Mitarbeiter im Unternehmen und dies abteilungsübergreifend? Lediglich Mitarbeiter im Innendienst? Oder auch Ihre Außendienstmitarbeiter?
  • Möchten Sie sämtliche Inhalte selbst pflegen / und strukturelle Entscheidungen treffen oder sollte es hierarchische Abstufungen (Administratoren oder Gruppenadministratoren) geben, die Ihnen die Arbeit zielführend abnehmen?

Gerne beantworten wir Ihnen weitere Fragen oder helfen Ihnen bei Ihrer Entscheidung bezüglich einer Einführung, indem wir im Vorfeld mit Ihnen gemeinsam Ihre Anforderungen auf Machbarkeit prüfen. Wir unterstützen Sie während der gesamten Projektprozess-Laufzeit zur Neueinführung – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Go-Live. IT-Wertschöpfung wird bei uns großgeschrieben.

Möchten Sie mehr zu SAP Jam oder zu Social-Collaboration erfahren? Dann kontaktieren Sie mich einfach per E-Mail. Ich freue mich auf Sie!

-von Lukas Wissing, Young Professional Consultant, Customer Engagement and Commerce, itelligence AG-
E-Mail: Lukas.Wissing@itelligence.de

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