Vom ERP nahtlos ins ECM – integriertes Informationsmanagement als Erfolgsfaktor

Vom ERP nahtlos ins ECM – integriertes Informationsmanagement als Erfolgsfaktor

Wissen basiert auf der Verfügbarkeit von Informationen, und Wissen gepaart mit Erfahrung ergibt Kompetenz. Je besser die Zugänglichkeit zu relevanten Informationen ist, desto höher ist auch die Kompetenz. Das macht die Verfügbarkeit von Informationen zu einem strategischen Erfolgsfaktor im Unternehmenskontext.

Es wird oftmals versucht, isoliert auf Applikationsebene alle Informationen zu erfassen und abzulegen. Damit werden Informationssilos geschaffen, die kaum mit umliegenden Applikationen und deren Informationen interagieren. So entstehen Redundanzen und Medienbrüche. Zudem müssen Applikationen teils sehr aufwändig modifiziert werden. An eine applikationsübergreifende Kombination der Informationen ist nicht zu denken.

Ziel ist eine unternehmensweite Wissensplattform

Ein Enterprise Content Management (ECM) System ergänzt ein bestehendes Enterprise Resource Planning (ERP) System dort, wo geschäftsrelevante Dokumente zum ERP-Vorgang abgelegt werden sollen. Das ECM-System übernimmt dabei die Aufgabe, beliebige Dokumente zu verwalten und abzulegen. Dabei können sowohl im ERP erzeugte als auch externe Dokumente mit dem Vorgang verknüpft werden, unabhängig davon aus welcher Quelle (E-Mail, Scan, Office) sie stammen. So kann der gesamte Dokumentenbestand eines Unternehmens digital verwaltet und mit den relevanten Vorgängen, z. B. im ERP, verknüpft werden und bildet eine breite Informationsplattform als Basis für die Prozesse im Unternehmen.

Schnittstellen bauen Brücken zwischen ERP und ECM

Damit ein Austausch von Dokumenten und Informationen stattfinden kann, ist die Implementierung von leistungsfähigen, automatisierten bidirektionalen Schnittstellen zwischen ERP und ECM erforderlich. Diese synchronisieren im Hintergrund Stammdaten, überwachen die Anlage und Änderung von Datensätzen und Dokumenten, führen gegebenenfalls Aktionen in beiden Systemen durch und stellen Informationen transparent in beiden Systemen bereit. Der Anwender kann so nahtlos aus seiner gewohnten Umgebung die kontextbezogenen Informationen beziehen.

Die ECM-Suite enaio® des itelligence-Partners OPTIMAL SYSTEMS bietet zahlreiche Schnittstellen zur Integration in SAP an. OPTIMAL SYSTEMS liefert mit enaio® eine leistungsstarke ECM-Suite, die neben den ERP-Schnittstellen eine breite Palette von Funktionen zum Aufbau einer integrierten Wissensplattform und darüber hinaus bietet; itelligence übernimmt die Implementierung, vom Design über die Integration bis hin zum Betrieb.

Abbildung 1: Schema der Schnittstellen zwischen SAP und enaio®
Abbildung 1: Schema der Schnittstellen zwischen SAP und enaio®

Integration der ECM-Suite enaio®

Die Integration startet mit der Bereitstellung einer zertifizierten ArchiveLink-Schnittstelle als Basis für die Daten- und Dokumentenarchivierung aus SAP. Compliance-Richtlinien können eingehalten werden und das SAP-System wird von der Aufgabe der Dokumentenablage entlastet. Die Schnittstelle ist hier bereits im Hintergrund aktiv und der Zugriff im SAP erfolgt transparent für den Benutzer schon in das enaio®-Archiv.

Die nächste Stufe der Integration baut auf der Dokumentenablage auf. Jetzt werden auch Stamm- und Bewegungsdaten aus SAP zu enaio® übertragen. Schon abgelegte Dokumente können jederzeit in einer kontextbezogenen Ablagestruktur sichtbar gemacht werden. Auf diese Weise können zum Beispiel Geschäftspartner- und Vorgangsakten automatisiert angelegt und befüllt werden. Diese Ablagestrukturen sind für SAP- und Nicht-SAP-Nutzer gleichermaßen sichtbar und bilden die unternehmensweite Plattform für die Ablage von Informationen. Dabei ist sichergestellt, dass die ECM-Dokumente im SAP-System automatisch mit dem passenden BusinessObjekt verknüpft werden. Ein SAP-Anwender kann direkt aus einem Datensatz die dazugehörige Vorgangsakte im ECM-System aufrufen.

Abbildung 2: Beispielhafter Aufbau einer Geschäftspartnerakte in enaio® aus SAP-Stammdaten
Abbildung 2: Beispielhafter Aufbau einer Geschäftspartnerakte in enaio® aus SAP-Stammdaten

Zusammengefasst die Key Features von enaio® im Kontext SAP:

  • Verknüpfung von Geschäftsdokumenten aller Formate mit ERP-Datensätzen
  • Automatisierte Aktenbildung – unternehmensweite Informationsplattform
  • Anzeige verknüpfter Dokumente im ERP-System
  • Automatische Zuordnung von Belegen zu ERP-Buchungen
  • Nutzung digitaler ECM-Workflows – auch mobil
  • Revisionssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten

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– von Cord Buhlert, Senior Consultant ECM, itelligence AG –
E-Mail: Cord.Buhlet@itelligence.de

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