Vorteile EDI: Geschäftsdaten ohne Medienbrüche

Wieviel manueller Aufwand in einzelnen Geschäftsprozessen steckt, weiß jeder Fachbereich: sei es bei der Kundenauftragsabwicklung, beim Rechnungseingang oder in der Konstruktion, wo Zeichnungen ausgetauscht werden. Manuelle Datenerfassung frisst Ressourcen und ist fehleranfällig. Sobald dagegen ein durchgängiger Datenaustausch mit sinnvollen Automatismen und digitalen Workflows eingerichtet ist, beschleunigen sich die Abläufe. Und die Mitarbeiter haben neue Spielräume für produktive Arbeit.

Entscheidend sind dabei die Funktionen des Electronic Data Interchange (EDI). Es ermöglicht einen nahtlosen Austausch von Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheinen, Lieferabrufen und Gutschriften zwischen Kunden und Lieferanten. Noch verzichten einige Unternehmen darauf oder nutzen EDI nur auf Wunsch ihrer Großkunden. Auf die Frage, ob ein Unternehmen bereits EDI-fähig ist, gibt es häufig Antworten wie „Wir schicken unsere Rechnung als PDF-Datei“ oder „Bei uns kann man per E-Mail bestellen“. Bei EDI geht es aber um die Übertragung von strukturierten Daten, die maschinenlesbar sind und automatisiert verarbeitet werden.

Vorteile von EDI: Fluss statt Medienbruch

Elektronischer Datenaustausch läuft im Idealfall direkt von Maschine zu Maschine, wenn zum Beispiel eine Rechnung von der Auftragsbearbeitungssoftware des Lieferanten zur Buchhaltungssoftware des Kundenunternehmens übertragen wird. Relevante Inhalte aus E-Mails oder PDF-Rechnungen müssen die Mitarbeiter dagegen zur weiteren Bearbeitung manuell erfassen. Das sind klassische Medienbrüche mit zusätzlichen Arbeitsschritten und Kosten.

Der Datenaustausch via EDI ist also ein bedeutender Faktor zur effizienten Kommunikation von Unternehmen mit ihren Geschäftspartnern. Wichtig ist dabei eine zuverlässige und funktionale EDI-Lösung, die leicht zu bedienen ist und eine sichere und transparente Übertragung ermöglicht. Viele Unternehmen nutzen bereits lange elektronischen Datenaustausch und haben größtenteils ihre Kunden angebunden. Doch die EDI-Welt hat sich in den letzten Jahren deutlich verändert. Einige Software-Hersteller von bestehenden Integrationslösungen gibt es nicht mehr oder deren Software ist veraltet: Zum Beispiel bietet die Lösung keine Unterstützung mehr für aktuelle Themen im EDI-Umfeld, wie etwa AS2 oder OFTP2 als alternative und kostengünstigere Datenkommunikation.

Immer mehr Akteure

Hinzu kommt, dass die Durchdringung des Datenaustauschs von Unternehmen mit ihren Lieferanten nochmals deutlich zugenommen hat. War früher nur die elektronische Anbindung von A-Lieferanten im Fokus, so werden nun bereits kleinere Lieferanten aufgefordert, Daten elektronisch zu senden und zu empfangen. Auch die Seite der Lieferanten betrachtet das Thema EDI inzwischen aus der Sicht des Einkaufs, um dabei ebenfalls ihre Lieferantenprozesse zu automatisieren. Somit kommt es bei Unternehmen immer wieder zu Neueinführungen einer Integrationslösung. Eine optimale Lösung orientiert sich bei den technischen Anforderungen und bei der Gestaltung der Konfiguration und des Monitorings an den Bedürfnissen der jeweiligen Branche.

Intuitive Benutzeroberflächen

Intuitive Benutzeroberflächen und ein fachliches Monitoring von Datenbelegen sollten es Umsteigern von einer anderen Integrationslösung und Neueinsteigern in das Thema EDI leicht machen. Stichwort Monitoring: Um bei der komplett automatisierten EDI-Kommunikation den Überblick zu behalten, beinhalten moderne Lösungen ein optimiertes, fachliches Monitoring. Aufgrund von Daten wie beispielsweise der Bestell-, Artikel- oder Rechnungsnummer, können EDI-Daten gefunden und Prozesse nachvollzogen werden – und das ganz ohne hochspezifische EDI-Begriffe. Dabei hilft eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche, die auch auf mobilen Geräten darstellbar ist.

Innerhalb des Monitorings kann die IT-Abteilung jederzeit alle technischen Einzelaktivitäten der Geschäftsprozesse überwachen. So behalten die Verantwortlichen jederzeit den Überblick über alle EDI-Vorgänge und können bei Bedarf eingreifen und Korrekturen vornehmen.

– von Roman Kruse, Head of Center of Excellence, Discrete Industries, itelligence AG –
E-Mail: Roman.Kruse@itelligence.de

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