Alles neu macht der Mai – Wann es Zeit für einen ERP Wechsel wird

Ein ERP-System ist heute bei nahezu jedem mittelständischen und großen Unternehmen im Einsatz. Es organisiert sämtliche kaufmännischen Prozesse und nimmt meist die Daten aus angrenzenden Lösungen entgegen, um sie dann weiterzuverarbeiten. Insofern lässt sich ohne Übertreibung sagen: ERP-Systeme sind das Herz von Systemlandschaften.

Schwierig wird es, wenn dieses technologische Herz nicht mehr richtig schlägt. Denn dann laufen die abgebildeten Geschäftsprozesse nicht mehr so effizient, wie sie laufen könnten. Oder sie geraten ganz ins Stocken. Diese Gefahr ist nicht neu und droht vor allem dann, wenn ein ERP-System schon einige Jahre im Einsatz ist. Der Grund: Die Anforderungen haben sich im Laufe der Zeit gewandelt – neue Geschäftsprozesse sind hinzugekommen, die Mitarbeiterzahl ist gestiegen, neue Standorte wurden eröffnet oder zusätzliche Geschäftsbereiche etabliert. Die Digitalisierung der letzten Jahre hat diese Dynamik noch einmal erheblich beschleunigt. Zum Beispiel, weil Daten für viele Anwendungsszenarien in Echtzeit zur Verfügung stehen müssen.

Für Unternehmen stellt sich daher die Frage: Kann mein aktuelles ERP-System die Anforderungen von heute und der Zukunft noch erfüllen? Oder wird es Zeit für einen ERP Wechsel? Herausfinden lässt sich das, wenn das ERP-System mithilfe unserer Leitfragen kritisch überprüft wird.

1. Werden alle Geschäftsprozesse und Funktionalitäten abgedeckt?

Finden Sie jetzt heraus ob ein ERP Wechsel notwendig istFür Unternehmen spielen Geschäftsprozesse eine entscheidende Rolle. Sie sollen möglichst reibungslos laufen, um eine möglichst hohe Wertschöpfung bei möglichst geringen Kosten zu realisieren. IT soll das unterstützen. Insofern kommt es sehr darauf an, wie umfassend das ERP-System die Geschäftsprozesse abbildet und ob es alle erforderlichen Funktionalitäten bereitstellt. Wo das nicht der Fall ist, setzen Unternehmen häufig Insellösungen ein, die dann nur diesen Bereich abdecken. Das Problem dabei: Im Laufe der Zeit entsteht eine heterogene Systemlandschaft, bei der zahlreiche Insellösungen über Schnittstellen an das zentrale ERP-System angebunden werden. Das verursacht erstens einen immensen Wartungs- und Pflegeaufwand. Und zweitens kommt es immer wieder zu Schwierigkeiten an den Übergängen zwischen den Systemen. Daten werden dann nicht oder nicht vollständig ausgetauscht – der Geschäftsprozess gerät ins Stocken.

Was schon in der Vergangenheit nicht eben optimal war, wird durch die Digitalisierung zum echten Problem. Denn heute ist es fast immer das Ziel, digitale End-to-End-Prozesse zu etablieren. Also beispielsweise von der Bestellung eines Kunden via Smartphone über die Kommissionierung der Ware bis zur Auslieferung durch den Logistikdienstleister. Ohne ein ERP-System, das den gesamten Prozess abbildet und einen durchgängigen Informationsfluss sicherstellt, ist das kaum machbar. Das erste Anzeichen für die Notwendigkeit eines ERP Wechsels.

2. Lassen sich Dritt-Systeme und Devices problemlos anbinden?

Kann Ihr ERP System andere Devices problemlos integrieren? Oder ist es Zeit, für einen ERP Wechsel?Auch wenn ein ERP System einen üppigen Prozess- und Funktionsumfang mitbringt, setzen innerhalb eines Unternehmens verschiedene Fachbereiche ihre spezifischen Lösungen ein. Die Produktentwicklung ist auf ein PLM-System angewiesen, die Produktion fertigt effizienter mit einem Manufacturing Execution System. Hinzu kommt, dass Unternehmen immer mehr mit externen Partnern zusammenarbeiten. Und die nutzen natürlich auch ihre eigenen Anwendungen. Daten aus den Systemen von internen und externen Stakeholdern sind aber vielfach für kaufmännische Prozesse wichtig, müssen also irgendwie ins ERP-System gelangen. Daher kommt es sehr darauf an, wie leicht und vollständig die Integration bzw. die Anbindung von Dritt-Lösungen möglich ist und wie reibungslos der Datenaustausch klappt.

Aber nicht nur herkömmliche Systeme müssen sich heute anbinden lassen. Je mehr intelligente und vernetzte Devices im Umlauf sind, je stärker sich das Internet of Things also ausdehnt, desto wichtiger ist es, dass ein ERP-System auch mit Smart Cars, Smart Homes und Smart Watches kommunizieren kann. Und das bidirektional.

3. Lassen sich große Datenmengen in Echtzeit verarbeiten?

Ein Effekt des Internet of Things und der Digitalisierung überhaupt ist eine rasant wachsende Menge an verfügbaren Daten. Die stellen für Unternehmen ein enormes Potenzial dar: Prozesse werden beschleunigt, neue Services und Geschäftsmodelle können kreiert werden, Kunden lassen sich gezielter ansprechen – um nur ein paar Chancen zu nennen. Voraussetzung ist dabei stets, dass die verfügbaren Daten rasch – am besten in Echtzeit – vom ERP-System als „Single Source of Truth“ verarbeitet werden können. Erforderlich ist dafür, dass das ERP-System mit einer In-Memory-Datenbank ausgestatte ist – also den Arbeitsspeicher des Rechners nutzt. Denn nur mit dieser Technologie lassen sich die erforderlichen Verarbeitungsgeschwindigkeiten erreichen.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang ein weiterer Aspekt: Die umfangreichen Möglichkeiten zur Datenanalyse sind für die Unternehmen vor allem dann ein Gewinn, wenn die Anwender aus den Fachbereichen eigenständig agieren können. Wenn sie also je nach Bedarf Auswertungen erstellen und die Ergebnisse in der gewünschten Form visualisieren können. Das setzt voraus, dass das ERP-System Self Services bereitstellt, die auch für Nutzer ohne spezifischen IT-Hintergrund einsetzbar sind. Ist Ihr ERP System dazu im Stande? Wenn nicht, wäre das ein weiteres Anzeichen für einen notwendigen ERP Wechsel.

4. Ist das ERP-System flexibel und skalierbar?

Die Rahmenbedingungen für Unternehmen haben sich immer schon verändert – und damit auch die Anforderungen an ein ERP-System. Aktuell vollzieht sich der Wandel aber mit einem ungeheuren Tempo. Und das auf allen Ebenen: gesellschaftlich, ökonomisch, technologisch. Entsprechend sollte ein ERP-System heute extrem flexibel sein. Heißt beispielsweise konkret: Unternehmen sollten zu jeder Zeit neue Geschäftsprozesse abbilden und weitere Funktionen hinzuschalten können. Und andersherum sollten sich Features, die nicht mehr benötigt werden, ohne Weiteres abschalten lassen. Eine solche Flexibilität setzt natürlich voraus, dass die Anbieter von ERP-Systemen ihre Software modular aufbauen und kontinuierlich an die Realität anpassen.

Ähnlich sieht es in Sachen Skalierbarkeit aus. Wenn Unternehmen wachsen – weil die Mitarbeiterzahl steigt, neue Standorte eröffnet oder andere Unternehmen akquiriert werden –, sollte das ERP-System mitwachsen. Das gilt auch mit Blick auf Devices im Internet of Things. Vielleicht ist heute nur prototypisch eine Handvoll Maschinen aus dem eigenen Shopfloor an das ERP-System angebunden. Morgen können es aber hunderte unterschiedliche Produktions-Assets sein und dazu tausende Devices, die bei den Endkunden im Einsatz sind.

5. Ist das ERP-System zukunftsfähig?

Wer sein ERP-System entlang dieser Leitfragen bewertet, kann gut den gegenwärtigen Stand einschätzen. Beantwortet ist damit aber nicht, ob das ERP-System auch noch in fünf oder zehn Jahren wirklich seinen Zweck erfüllt. Und zugegeben: Der Blick in die Zukunft ist immer ungewiss. Es gibt aber einige Anhaltspunkte, mit denen sich die Zukunftsfähigkeit einschätzen lässt:

Technologische Basis: Ist das ERP-System modular aufgebaut, sodass einzelne Bestandteile kontinuierlich weiterentwickelt und bei Bedarf ausgetauscht werden können? Werden heute aktuelle Technologien verwendet?

Betriebsmodell: Ist das ERP-System als On-Premise-, Cloud- oder Hybrid-Variante verfügbar?

Anbieter: Ist der Anbieter des ERP-Systems etabliert und weist eine solide wirtschaftliche Situation auf, sodass davon auszugehen ist, dass er das System kontinuierlich weiterentwickelt? Ist der Anbieter international ausgerichtet, sodass das ERP-System in einer Vielzahl von Sprachen betrieben werden kann?

Wer sein ERP System mithilfe dieser Leitfragen bewertet, bekommt ein gutes erstes Gefühl, ob ein ERP Wechsle sinnvoll wäre. Darüber hinaus eigenen sich die aufgeführten Aspekte natürlich auch dabei, ein neues ERP-System auszuwählen. Hier sollten dann aber noch weitere Punkte berücksichtigt werden. Diese haben wir in unserer Auswahlhilfe zusammengefasst

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Welche Kriterien müssen Sie bei der Auswahl einer ERP-Software beachten? Vor der Entscheidung für ein neues ERP-System stehen meist mehrere Lösungen auf dem Prüfstand. Mit unserer ERP- Auswahlhilfe geben wir Ihnen neun Kriterien an die Hand, auf die Sie bei der Evaluierung achten sollten.

Erfahren Sie welche Kriterien sie bei der Auswahl einer ERP-Software beachten müssen.

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