SAP Enterprise Content Management

SAP ECM: Mit Enterprise Content Management alle Dokumente, alle Daten, alle Informationen im Blick. Unternehmensweit.

So entwickeln Sie eine ECM-Strategie für die Verwaltung Ihrer Unternehmensdaten.

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Behalten Sie mit ECM den Überblick über Informationen in Ihren Geschäftsprozessen

So schön die digitale Transformation ist: Sie stellt Unternehmen im Hinblick auf Datenverwaltung, Dokumentenmanagement und Archivierung vor riesige Herausforderungen. „Wir archivieren einfach alles“ ist im Kern ein guter Ansatz. Doch viele Mitarbeiter legen Dokumente und Informationen zum Geschäftsprozess gar nicht oder falsch ab, weil die Regeln undurchschaubar sind. Mit unseren ECM-Lösungen unterstützen Sie Ihre Belegschaft und etablieren eine unternehmensweite, digitale Datenverwaltung.

Mit einem durchdachten Enterprise Content Management (ECM) verwalten Sie alle Informationen und Dokumente auf einer (!) Plattform. Das bedeutet, keine großen Datenmengen auf verteilten Systemen mehr. Relevante Informationen werden standardisiert erstellt, gespeichert und so aufbewahrt, dass Sie sie mit wenigen Klicks wiederfinden.

Kennen Sie diese Probleme bei der Verwaltung von Informationen?

  • Erhalten Sie täglich zunehmende Mengen an strukturierten und unstrukturierten Informationen?
  • Sind all Ihre Dokumente digitalisiert? Oder arbeiten Sie sowohl mit digitalen als auch mit Papierakten?
  • Wissen Ihre Mitarbeiter, wo sie welche Informationen ablegen sollen? Und halten sie sich auch daran?
  • Werden gesetzliche Vorgaben bei der Archivierung automatisch eingehalten?
  • Können Sie mit einem Klick auf alle digitalen Inhalte aus ERP-Systemen, E-Mail-Programmen und Fremdlösungen zugreifen?
  • Bremst Ihre heterogene IT- und System-Landschaft die Unternehmensentwicklung?
  • Haben Ihre Mitarbeiter eine 360-Grad-Sicht auf alle Informationen? D. h. werden Ihnen die passenden Informationen zur richtigen Zeit im Prozessschritt angezeigt, um die richtige Entscheidung treffen zu können?

Bestimmt gibt es auch bei Ihrer Informationsverwaltung Optimierungsbedarf – zumindest bei der revisionssicheren Archivierung. Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine ECM-Strategie, mit der Sie Ordnung in die Daten- und Dokumentenflut bringen.

Jetzt informieren: DSGVO-konforme Datenlöschung in SAP

Die EU-DSGVO fordert u. a. von Unternehmen das Sperren und Löschen personenbezogener Daten nach Ablauf der Zweckbindung bzw. Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Unser Expert Paper erklärt, wie Sie den Anforderungen gerecht werden und was im SAP-System zu tun ist.

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Einige der wichtigsten Funktionen von ECM im Überblick

ECM-Strategie

Wenn Sie alle bestehenden und eingehen Informationen optimal nutzen, erzielen Sie wichtige Wettbewerbsvorteile. Deshalb sollten Sie die Themen Dokumentenmanagement und Informationsmanagement strategisch angehen, um den gesamten Lebenszyklus geschäftsrelevanter Dokumente einfach und sicher regelbar machen: Setzen Sie Standards, sodass Ihre Informationen frei von Redundanz gespeichert oder revisionssicher aufbewahrt sind. Intelligente Suchwerkzeuge der ECM-Software helfen Ihnen auf Informationen zuzugreifen ohne zwischen verschiedenen Applikationen oder Systemen wechseln zu müssen, um an die benötigten Daten zu gelangen.

Digitale Archivierung

Die gesetzlichen Vorschriften zur Dokumentenarchivierung und ECM-Compliance sind streng – und manchmal nahezu undurchschaubar. Außerdem müssen Dokumente sicher aufbewahrt und vor Fremdzugriffen geschützt werden. Mit einer ECM-Strategie und der richtigen Software schafft Ihr Unternehmen beides: Sie halten Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisch ein und haben Ihre Pflicht gegenüber dem Gesetzgeber erfüllt. Gleichzeitig sorgen elektronische Signaturen und Zugriffsberechtigungen für eine größtmögliche Sicherheit Ihrer sensiblen Daten.

Dokumentenerfassung

Mit einer modernen, effizienten und nutzerfreundlichen Software zur Dokumentenerfassung können sie Geschäftsdokumente Scannen, Erfassen und automatisch mit den Informationen aus Ihrem SAP ERP-System abgleichen. Das ist die Grundlage für ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement, mit dem sich Geschäftsabläufe vollständig digitalisieren und per Workflow automatisieren lassen.

Digitale Rechnungsbearbeitung

Eine durchdachte ECM-Strategie bringt vor allem bei administrativen, sich wiederholenden Tätigkeiten einen Mehrwert in der Entlastung Ihrer Mitarbeiter: Beispiel Rechnungsverarbeitung. Mit ECM-Software werden – sobald eine Rechnung eingeht – die relevanten Daten automatisch extrahiert, abgeglichen und die Belege in den SAP ERP- oder Finanzbuchhaltungssystemen erfasst. Der Abrechnungsprozess beschleunigt sich und Sie erhalten jederzeit volle Transparenz über die einzelnen Bearbeitungsschritte.

Vertragsmanagement

Behalten Sie Ihre Verträge im Blick: Ein integriertes Vertragsmanagement sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen Kontingente und Konditionen optimal ausnutzt. Neue Verträge werden aus standardisierten Vertragsvorlagen automatisiert erstellt und workflowgesteuert freigegeben. Sie halten gesetzliche Vorgaben und interne Regularien in SAP automatisch ein.

Digitale Akten

Eine elektronische Akte ist nicht einfach eine eingescannte Papierakte. Der entscheidende Punkt ist: Verschiedene Informationen aus vielen Quellen sind miteinander geknüpft und geben Ihnen einen 360-Grad-Blick auf Ihre Kunden, Ihre Verträge, Ihre Maßnahmen und auf die Prozesse Ihres Unternehmens. Informationen sind im DMS strukturiert und schnell auffindbar. Zusätzlich entlasten automatische Wiedervorlagen, Workflows und Vollständigkeitsprüfungen Ihr Management und Ihre Mitarbeiter.

Unser ECM-Expertenwissen: Digitale und revisionssichere Archivierung

Digitale Dokumente? – Ja bitte! Aber gemäß der gesetzlichen Vorschriften.

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Ihre Vorteile durch Enterprise Content Management

  • Transparente Prozesse und Vermeidung von Medienbrüchen durch Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten
  • Zentrale Plattform für Dokumentenmanagement und Unternehmenswissen
  • Höhere Effizienz durch flexible Recherche- und Zugriffsmöglichkeiten im DMS
  • Revisionssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten und E-Mails
  • Globale Verfügbarkeit und mobiler Zugriff
  • Einsparung von Arbeitszeit und Archivkosten
  • Verringerung von Prozesslaufzeiten und Steigerung der Prozessqualität
  • Benutzerfreundliche, intuitive Handhabung
  • Einfache Integration der ECM-Lösungen in bestehende Systemlandschaften und SAP-Systeme

Den Rechnungseingang zu 100% digitalisieren – Von der Papierrechnung zur digitalen Genehmigung

Jetzt informieren: Broschüre SAP ECM

Die Konzentration auf das Wesentliche: Alles! ECM strukturiert die Datenflut. Begegnen Sie dem unkontrollierten Wachstum von elektronisch gespeicherten Informationen mit einem leistungsfähigen Dokumentenmanagement.

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Kosten ECM: Was kostet die Einführung von Content Management-Lösungen?

Diese itelligence Add-ons beschleunigen ihre Prozesse noch einmal richtig!

Enterprise Content Management Strategieworkshop

Wir erarbeiten Ihre unternehmenspezifische Enterprise Content Management Strategie (ECM) und definieren die relevanten Handlungsfelder.

it.archive for SAP

Zertifizierte SAP Archivierung für Ihre Daten & Dokumente zur revisionssicheren Ablage im ArchivLink Archiv – als Small Business Edition oder Enterprise Edition.

top xRM – die SAP-integrierte ECM-Lösung für digitale Akten

Mit digitalen Akten Prozesse effektiv steuern (ein Produkt unseres Partners top flow GmbH).

it.capture

Von der papierbasierten Eingangspost zum elektronischen Posteingang – schnell, einfach und effizient.

Warum Sie mit uns auf den richtigen Partner für Ihre ECM-Strategie setzen

Das itelligence-Expertenteam besteht allein in Deutschland aus mehr als 10 Experten für Enterprise Content Management. Sie unterstützen über 100 Kunden bei der digitalen Transformation ihrer Daten und der Erweiterung von SAP-Systemen um ECM-Funktionen. Alle unsere Datentransformationsexperten sind in den eingesetzten Softwaretools zertifiziert. Die langjährigen Erfahrungen im Dokumentenmanagement und Erkenntnisse aus allen Projekten fließen stetig in unsere Strategieberatung mit ein. Wir finden auch für Sie die passende ECM-Lösung, um Ihre Datenfluten zu bändigen und allen Mitarbeitern und dem Management die Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen.

Die itelligence AG ist ein Unternehmen der NTT DATA Gruppe. Mit SAP-Lösungen – unserem Kerngeschäft – schaffen wir echten Mehrwert für unsere Kunden.

Seit der Unternehmensgründung vor über 30 Jahren haben wir tausende von Unternehmen dabei unterstützt, sich zu wandeln und erfolgreicher zu werden. Dafür sind unsere rund 8.500 SAP-Experten in 25 Ländern überall dort, wo unsere Kunden sie brauchen. Zudem können wir auf das NTT DATA-Netzwerk von insgesamt 15.000 IT- und Strategie-Experten weltweit zurückgreifen, um Innovationen für unsere Kunden in die Praxis umzusetzen.

itelligence ist SAP Platinum Partner und erhielt neben zahlreichen SAP Pinnacle und Innovation Awards zum wiederholten Mal die Auszeichnung „Beste Berater“. itelligence wurde zudem in der Studie „ISG Provider Lens, Germany 2019“ als Marktführer (Leader) für SAP HANA Services bewertet.

Mehr über itelligence

Was unsere Kunden über uns sagen – ECM Projektberichte

Flughafen Zürich AG

Die Flughafen Zürich AG beschäftigt rund 1‘600 Mitarbeitende in vier Geschäftsfeldern. Sie konzentriert sich auf ihre Kernaufgaben als Flughafenbetreiberin im In- und Ausland, als Betreiberin der kommerziellen Zentren auf der Land- und Luftseite.

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Inselspital Bern, Schweiz

Das Inselspital in Bern nimmt im Schweizerischen Gesundheitswesen eine bedeutende Stellung ein: 8.000 Mitarbeitende sind Tag und Nacht im Einsatz, um jährlich rund 40.000 stationäre Patienten zu pflegen und medizinisch zu versorgen.

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Planzer Transport AG

"Mit OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions senkten wir die Durchlaufzeiten der Rechnungsbearbeitung um rund 40% Prozent." Andrea Bova, Leiter Hauptbuch & Projektleiter SAP FI, Planzer Transport AG

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EMCH Aufzüge AG

"Wir haben SAP Extended ECM by OpenText mit itelligence eingeführt. Die moderne Dokumentenverwaltung ermöglicht uns die digitale, transparente und ortsunabhängige Verfolgung sämtlicher Dokumente entlang unserer Wertschöpfungskette und dies optimal mit den SAP-Prozessen integriert." Christian Wirz, Projektleiter EMCH Aufzüge AG

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IBAarau

»SAP Extended ECM by OpenText beeindruckte unsere IT- Experten und die Geschäftsführung von der ersten Präsentation an durch Konzept, Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit.«Manfred Mengon, Projektleiter ECM bei der IBAarau AG

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Eidg. Finanzverwaltung EFW

Die eidgenössische Bundesverwaltung automatisiert Rechnungsabwicklung – mit SAP Vendor Invoice Management by OpenText

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Olaf Heyme

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