Passen wir zusammen? Alles was Kunden über Mergerprojekte wissen müssen!

– von Erich Jacobs, Program Manager Prozessberatung itelligence AG –

Ein Merger ist durchaus vergleichbar mit einer Ehe: Zwei „lebendige“ Systeme sollen miteinander kooperieren und wollen, so das Ideal, zusammen besser funktionieren als allein. Statt sich in die Überraschung zu stürzen, wie in manchen Ehen sehr beliebt, ist es bei IT-Sytemen doch besser, die nächsten Schritte, den Umzug, sorfältig gut zu planen. Als Prozesseberater bei itelligence habe ich bereits einige Erfahrung in Merger-Projekten sammeln können und stelle Ihnen hier eine Auflistung der wichtigsten Aspekte zusammen, die Kunden über Systemmerger wissen sollten. Natürlich ersetzen sie nicht die direkte Beratung durch den erfahrenen Consultant, aber sie geben Hinweise, wie der Umzug gelingt und wohin die Reise geht. Viel Erfolg!

Ausgangssituation und Fragestellungen vor der Zusammenführung von SAP Systemen

Im Rahmen der zunehmenden Globalisierung und dem damit verbundenen Zusammenschluss von Unternehmen hat das Thema der Zusammenführung der genutzten Softwarelösungen an Bedeutung gewonnen.

Die Gründe für die Verschmelzung der IT-Systeme bei der Zusammenführung von Unternehmen ergeben sich intuitiver durch Zukäufe und Fusionen, und es besteht dann kurzfristiger Handlungsbedarf. Ein deutlicher Nutzen kann für bereits zusammengehörige Unternehmen aufgezeigt werden. Die Praxis zeigt einen deutlichen Schwerpunkt bei Unternehmen, die bereits zusammen gehören und sich davon Synergien versprechen.

Folgende positive Effekte lassen sich beispielhaft benennen:

  • Verringerung der Wartungskosten
  • Standortübergreifende Harmonisierung und Standardisierung von Prozessen
  • Implementierbarkeit von Shared Service-Centern z.B. für Stammdaten
  • Verringerung der Komplexität
  • Rollout-Fähigkeit durch prozessualen Aufbau der Lösung

Nichts ist so einfach wie die Theorie. Und so ist es auch für ein Vorhaben einer Systemzusammenführung theoretisch einfach darzustellen, was getan werden muss, um maximalen Nutzen zu erzielen. Der Teufel steckt jedoch im Detail, und die Zusammenführung kann nur dann ein Erfolg werden, wenn viele inhaltliche Entscheidungen im Detail richtig getroffen werden. Fragestellungen betreffen mehrere unterschiedliche Ebenen:

  • Prozesse: Anpassungen der Ablauforganisation und Optimierungspotential
  • Technische Systeme: Wie können die Systeme und Schnittstellen vereinheitlicht und zusammengelegt werden
  • Daten: Anpassungen der Stammdaten und Zusammenführung der Bewegungsdaten
  • Menschen und Organisation: Anpassungen der Verantwortlichkeiten und der Aufbauorganisation
  • Und nicht zuletzt – wie sieht das Verhältnis von Implementierungsaufwand zu dem erzielten Nutzen aus?

Die itelligence AG hat für die Zusammenführung von SAP-Systemen eine erprobte Methodik entwickelt und mehrfach in Kundenprojekten angewendet.

Vorgehensweise bei der Zusammenführung von SAP-Systemen

Zu Beginn des Projektes müssen zunächst alle relevanten Rahmenparameter erfasst werden. Was ist die Zielsetzung des individuellen Projektes und wo liegen die strategischen Schwerpunkte für den Kunden? Diese Fragestellungen werden bei der itelligence AG vom Bereich Prozessberatung bearbeitet und stellen für das Projekt eine erste Grundlage bereit. Parallel zur Strategieermittlung beginnen die Prozessexperten der einzelnen Fachbereiche bereits mit der Analyse der vorhandenen Prozesse. Grundlage sind hier SAP Best Practice Prozesse auf deren Existenz und Ausprägung hin die Systeme untersucht werden. Jedes System wird dabei genau betrachtet, es werden Stärken und Schwächen der genutzten Prozesse, aber auch identifizierte Potentiale der Zukunft dokumentiert, besondere Anforderungen an Prozesse werden akribisch vermerkt. So kann nach einigen Workshops bereits eine Aussage über die Prozesslandkarte und deren unterschiedlichen Detail-Ausprägungen erstellt werden.

Ebenso werden anderer Stelle die technischen Gegebenheiten der SAP Systeme analysiert und auf die zukünftig geforderte Leistungsfähigkeit hin analysiert. Releasestände, Datenbanken, Hardware, Schnittstellen etc. ergeben die Systemlandkarte.

Welche Daten werden zukünftig benötigt? Datenmigration von Stamm- und Bewegungsdaten sowie Übernahme der historischen Daten sind elementare Themen, die aber nicht nur unter dem Aspekt „was ist technisch möglich“ sondern immer im Verbund mit „was ist rechtlich erforderlich oder nicht zulässig“ geprüft werden müssen.

Durch eine Zusammenführung von Organisationen ergeben sich auch im SAP neue Organisationsstrukturen, auch hier ist die rechtliche Frage zu klären. Fragen wie „bestehen zwei rechtlich selbständige Organisationen oder zukünftig nur noch eine?“ haben grundsätzliche Konsequenzen in der Abbildung.

Begleitet wird jede Zusammenführung auch auf der personellen Ebene, Wie passen die Firmenkulturen zusammen? Wo werden Organisationseinheiten neu gegliedert werden müssen? Wer passt sich wem an?

Zu mir 1Zu mir 2

Mit dem sich so ergebenden Gesamteindruck, der selbstverständlich im Detail als Zwischenergebnis dokumentiert wird, kann nun der nächste Schritt eingeleitet werden – die Beantwortung der Frage nach der Migrationsstrategie.

Für die Migrationsstrategie ist es zunächst einmal erforderlich, die Bewertungskriterien festzulegen. Neben von der itelligence standardisiert verwendeten Kriterien spielen hier die zu Beginn des Projektes erarbeiteten individuellen Zielsetzungen des Kunden eine bedeutende Rolle.

Zunächst werden die generell denkbaren und möglichen Migrationsalternativen erarbeitet und beschrieben.

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Diese werden dann in einem nächsten Schritt bezüglich der Bewertungskriterien ausgewertet. Dabei kann jedem Bewertungskriterium eine eigene Gewichtung mitgegeben werden.

Zu mir 5

Die Ausarbeitung ergibt schließlich eine Migrationsempfehlung, die im weiteren Projektverlauf diskutiert werden muss. Schließlich sollte eine Entscheidung für die Migration abgeleitet werden, um im weiteren Projektverlauf zielorientiert voranschreiten zu können.

Jetzt kommen die für ein Realisierungsprojekt wesentlichen Themen auf den Tisch, die durch entsprechendes Projektmanagement bearbeitet werden:

FRAGESTELLUNG: Wie soll vorgegangen werden? Welche Phasen im Projekt werden unterschieden?

BEISPIELHAFTES ERGEBNIS:

Wie soll vorgegangen werden? Welche Phasen im Projekt werden unterschieden?

Wie soll vorgegangen werden? Welche Phasen im Projekt werden unterschieden?

FRAGESTELLUNG: Wie sieht ein geeignetes Projektteam für ein Realisierungsprojekt aus?

BEISPIELHAFTES ERGEBNIS:

Wie sieht ein geeignetes Projektteam für ein Realisierungsprojekt  aus?

FRAGESTELLUNG: Wie sieht die zukünftige Softwarelandkarte, vor allem in Verbindung mit benötigten Schnittstellen, aus?

BEISPIELHAFTES ERGEBNIS:

Integration Architecture

FRAGESTELLUNG: Welche Rollen müssen im Projekt besetzt werden?

BEISPIELHAFTES ERGEBNIS:

Welche Rollen müssen im Projekt besetzt werden?

FRAGESTELLUNG: Welche sonstigen Herausforderungen wird es in einem Realisierungsprojekt geben?

BEISPIELHAFTES ERGEBNIS:

Welche sonstigen Herausforderungen wird es in einem Realisierungsprojekt geben?

FRAGESTELLUNG: Welche Kosten entstehen bei der SAP Systemzusammenführung?

BEISPIELHAFTES ERGEBNIS:

Welche Kosten entstehen bei der SAP Systemzusammenführung?

Ergebnis der Studie und Ausblick
Sind alle Schritte der Vorgehensweise durchlaufen, so erhält der Kunde ein Implementierungskonzept, das individuell auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Alle projektrelevanten Fragestellungen, die im Vorfeld beantwortbar sind, wurden erarbeitet.

Das Projekt stellt damit in seinem Ergebnis eine solide Grundlage für die Vorbereitung und Durchführung eines SAP Zusammenschlusses dar. Die Ergebnisse sind managementtauglich aufbereitet und bieten den erforderlichen Tiefgang in allen Bereichen.

Hier beginnt dann das eigentliche Projekt mit allen Besonderheiten. Technisch ist eine Zusammenlegung oft leichter als die organisatorische und prozessseitige Vereinheitlichung, diese wird aber durch ein einheitliches ERP System unterstützt und so kann zusammenwachsen, was zusammengefügt wurde.

Und hier komme ich dann wieder zum persönlichen Rückblick: Der Umzug war leicht bewerkstelligt, aber ich habe nicht ahnen können, was alles auf mich zukam – ein wichtiger Grund dafür, dass ich bis heute Spaß an meiner Arbeit habe.

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