SEPA kommt – Die Checkliste: Teil 2 – Stammdaten

– von Daniel Ruth, Berater bei itelligence Deutschland –

SEPA ist aktuell in aller Munde – oder nicht? Glaubt man aktuellen Studien sind erst knapp 10% der deutschen Unternehmen fit für SEPA. Und das obwohl die Zeit drängt: Zum 01. Februar 2014 wird SEPA zur Pflicht! Ab dann werden nur noch die neuen SEPA-Zahlverfahren unterstützt.

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Im letzten Teil sind wir damit gestartet, einen Blick auf unsere SEPA-Checkliste zu werfen, welche bei itelligence im Einsatz ist. Heute fahren wir mit weiteren grundsätzlichen Fragen fort, bevor wir dann die technischen Auswirkungen betrachten. Haben Sie den ersten Teil dieser Blogserie verpasst? Den gibt es hier zum Nachlesen.

Sind meine Stammdaten fit für SEPA? Welche muss ich überhaupt beachten und was ist zu pflegen?

Im letzten Beitrag haben wir schon einen ersten Blick auf das Thema Stammdaten geworfen. Insbesondere IBAN und BIC haben für SEPA eine sehr hohe Relevanz. Neben der Möglichkeit, einzelne fehlende IBAN im laufenden Geschäftsbetrieb zu prüfen und zu ergänzen, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, fehlende Informationen in Masse einzuholen.

Der sicherste Weg ist hier sicherlich, alle Geschäftspartner anzuschreiben und um die korrekte Übermittlung der notwendigen Daten zu bitten. Problem: Die Pflege der rücklaufenden Informationen muss in der Regel manuell oder mit eigens entwickelten Softwarelösungen erfolgen. Dies rechnet sich nur selten.

Als Alternative bietet sich daher für Deutschland das IBAN-hin-IBAN-rück Verfahren an, mit dem wir sehr gute Erfahrungen gemacht haben.

Der Ablauf bei Nutzung von SAP ist denkbar einfach: Sie exportieren die relevanten Stammdaten aus SAP in eine standardisierte Datei. Diese Datei wird an einen externen Dienstleister wie die eigene Hausbank oder in den meisten Fällen dem Bank-Verlag unter www.iban-service-portal.de übermittelt. Dort werden fehlende Informationen ergänzt und optional vorhandene IBAN geprüft. Das Ergebnis können Sie genauso einfach wieder in SAP importieren.

Tipp für SAP-Anwender: Mehr Informationen zum IBAN-hin-IBAN-rück Verfahren bietet OSS Hinweis-1251446.

Über diesen Weg bekommen Sie schnell und kostengünstig ihre Bankverbindungen fit für SEPA. Ähnliche Verfahren können zudem auch für andere SEPA-Teilnehmerländer genutzt werden.

Zumindest aktuell wird neben der IBAN auch noch der korrekte BIC- oder SWIFT-Code für die Nutzung der SEPA-Verfahren benötigt.

Auch hier bietet SAP eine einfache Möglichkeit, die Bankstammdaten in SAP im Rahmen einer SEPA-Einführung zu aktualisieren. Die Deutsche Bundesbank bietet auf ihrer Internetseite unter bundesbank.de regelmäßig das aktuelle Bankleitzahlenverzeichnis zum Download an. Andere Nationalbanken wie zum Beispiel die Österreichische Nationalbank verfahren ähnlich.

Tipp: Details für SAP-Kunden liefert der OSS-Hinweis 132012.

Die so verfügbaren Verzeichnisse können in SAP importiert und damit der eigene Bankenstamm aktualisiert sowie die vorhandenen BIC-Codes aufgefrischt werden.

Weitere relevante Stammdaten im Rahmen einer SEPA-Einführung sind die neuen SEPA-Mandate, denen wir uns in einem eigenen Blogbeitrag in den nächsten Wochen noch gesondert widmen werden.

Der zweite große Bereich unserer SEPA Checkliste widmet sich den technischen Anforderungen an ihre IT Landschaft. Hier werden wir im nächsten Beitrag zum einen die Umsetzung in SAP, zum anderen aber auch Auswirkungen auf Nicht-SAP-Systeme betrachten. In der Praxis hat sich gezeigt, dass die SEPA-Zahlverfahren oftmals entscheidende Auswirkungen auf Softwaresysteme haben, die primär gar nicht im Fokus einer SEPA-Einführung sind. Neben den oftmals obligatorischen Bankprogrammen sind hier insbesondere Lieferantenportale, Web-Shops oder Mitarbeitercockpits im eigenen Intranet zu nennen.

Wie immer finden Sie mehr Informationen zu SEPA auch in weiteren Blogbeiträgen und als Lösung zum Festpreis im itelligence AddStore.

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