Servicebericht, CRM-Besuchsbericht und Gelangensbestätigung – Formularanwendungen mit it.x-forms

Mit it.x-form steht uns ein Werkzeug zur Verfügung, um die Entwicklung von Anwendungen auf Basis interaktiver Adobe-Formulare unter SAP erheblich zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das Überwachungs- und Steuerungs-Cockpit, das it.x-forms mitbringt, bietet dem Anwender eine intuitive Oberfläche mit standardisiertem Funktionsumfang. Auf der Basis von it.x-forms haben wir verschiedene Formularanwendungen umgesetzt, die für die sofortige Nutzung oder als Grundlage für eigene Projekte zur Verfügung stehen. Im Einzelnen sind dies die folgenden Formularanwendungen: Servicebericht, CRM-Besuchsbericht und Gelangensbestätigung.

itxforms

Der ABAP-basierte Programmier-Framework it.x-forms stellt bereits zahlreiche Funktionen für die Erzeugung und Verarbeitung von interaktiven Adobe-PDF-Formularen unter SAP zur Verfügung. Über ein einfaches Programmiermodell kann ein Anwendungsentwickler dieses noch um sein eigenes Formular und seine eigenen Routinen zum Sammeln und späteren Verarbeiten der Daten erweitern. Umfangreiche Customizing-Optionen reduzieren den Programmieraufwand auf ein Minimum. Ein ausführliches Log und ein Cockpit mit einer Statusübersicht über alle im Umlauf befindlichen Formulare runden das Framework ab.

Aufbauend auf it.x-forms haben wir die folgenden drei Formularanwendungen entwickelt, die als eigenständige Lösungen angeboten werden:

  • Interaktiver Servicebericht für den technischen Außendienst im SAP CS
    Über den interaktiven Servicebericht können Service-Techniker im Außendienst erfassen, welche Arbeiten sie beim Kunden durchgeführt und wieviel Zeit sie dafür investiert haben. Das Formular erlaubt es, die eingegebenen Daten sowohl vom Techniker als auch vom Kunden über digitale Unterschriften z.B. per Signaturpad abzeichnen zu lassen.
    Der Servicebericht wird als PDF-Dokument auf Basis eines Serviceauftrags im SAP erzeugt und per E-Mail an den Techniker geschickt. Der kann das Formular ohne Online-Verbindung lokal auf seinem Notebook mit dem Adobe Reader ausfüllen und wieder per E-Mail an das SAP zurückschicken. Dort wird das eingegangene Formular automatisch verarbeitet. Das erweiterte it.x-forms-Cockpit erlaubt es dem Innendienst, Korrekturen und Ergänzungen anzubringen, bevor die Daten endgültig zum Serviceauftrag verbucht werden.
  • Interaktiver Besuchsbericht für den Vertriebsaußendienst im SAP CRM
    Der interaktive Besuchsbericht dient dem Vertriebsaußendienstmitarbeiter der Dokumentation seiner Kundenbesuche. Er erlaubt es, Ansprechpartner, Texte und Aufgaben zu erfassen.
    Der Besuchsbericht wird als PDF-Dokument auf Basis eines Termins im SAP CRM erzeugt und per E-Mail an den Vertriebsmitarbeiter geschickt. Die Datenerfassung kann dann lokal auf seinem Notebook durchführen, ohne dass er dafür online sein muss. Das fertig ausgefüllte Formular wird wieder per E-Mail an das CRM-System zurückgeschickt und dort automatisch zum Termin verbucht.
  • Interaktive Gelangensbestätigung im SAP SD
    Mit der interaktiven Gelangensbestätigung können deutsche Unternehmen ihren Kunden im EU-Ausland einen einfachen und bequemen Weg bieten, die erfolgreiche Zustellung einer Lieferung zu bestätigen.
    Das Gelangensbestätigungsformular wird als PDF-Dokument automatisch zu einer Lieferung erzeugt und per E-Mail an den entsprechenden Ansprechpartner des Warenempfängers verschickt, sofern sich dieser im EU-Ausland befindet. Der Empfänger kann das Gelangen per einfachem Knopfdruck im Formular bestätigen und dieses per E-Mail wieder an das SAP-System des Absenders zurückschicken, wo es automatisch ausgewertet wird. Das erweiterte Cockpit des it.x-forms-Framework liefert zu jedem Zeitpunkt eine Übersicht darüber, welche Bestätigungsformulare zu welchen Lieferungen noch unterwegs und welche bereits positiv bestätigt worden sind. Ein Hintergrundprogramm schlägt automatisch Alarm, wenn der Empfänger nicht antwortet. Die Anwendung bietet so auch eine ideale Ergänzung zu Lösungen, die Transportdienstleister elektronisch anbinden, da sowohl per EDI als auch per Formular eintreffende Gelangensbestätigungen zentral überwacht werden können.

Alle drei Formularanwendungen bringen bereits fertige Formulare mit und sind direkt mit nur geringen Modifikationen (z.B. Logo austauschen) einsetzbar. Sie können aber auch als Grundlage für eigene Projekte verwendet werden. Die Überwachungs- und Steuerungsfunktionen des Frameworks stehen natürlich auch in den Formularanwendungen zur Verfügung.

– von Martin Lass, Technologieberatung der itelligence AG –

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