Start(up) unter Vollgas: In der Cloud ist alles im grünen Bereich

– von Oliver Hüsen, OPW Ingredients GmbH –

SAP verspricht, dass ihre Cloud-Lösung Business ByDesign vom Start weg voll leistungsfähig ist. Das können wir nach gelungenem Going-Live ohne Einschränkungen bestätigen. Neun Tage nach dem Produktivstart in der Wolke musste unser erster Jahresabschluss stehen. Nicht nur Finance-Experten ahnen: Das ist eine echte Herausforderung…

Bei der Entscheidung für Software aus der Cloud steht mancherorts auch die Angst vor Kontrollverlust im Raum. Die ist einem Startup naturgemäß fremd, dennoch weiß unser Team die Vorteile einer OnDemand-Lösung besonders zu schätzen. Aus der gemeinsamen Vergangenheit kannten wir ausschließlich On-Premise-Inseln und damit isolierte Geschäftsprozesse, den hohen Aufwand von Software-Updates und -Patches und die wiederkehrende Frage nach der Notwendigkeit neuer Hardware. All diese Themen, dazu auch Backups und lästige Upgrades, sind mit SAP Business ByDesign nun passé, eine große IT-Mannschaft benötigen wir gar nicht erst. Unsere Unternehmensprozesse laufen via OnDemand-Software in der Cloud, sprich in den hochverfügbaren Rechenzentren von SAP – Datensicherheit, Support und Aktualisierung inklusive. Da sich unser Team aus einer bestehenden Unternehmensstruktur herausgelöst hat, war zunächst einen Monat lang Reorganisation und dann ein Neustart ins Tagesgeschäft unter Vollgas angesagt – SAP Business ByDesign und auch unser Implementierungspartner itelligence mussten dabei sehr schnell mitziehen.

Die Branchenkenntnisse unseres Partners haben sich dabei deutlich bemerkbar gemacht – obwohl wir mit unseren natürlichen Rohstoffen, insbesondere Ölen, ja einen sehr speziellen Markt adressieren. Wir betreiben viel Auslandsgeschäft, unter anderem mit Partnern in Indien und China. Im Vergleich zu früher stellen sich viele Prozesse in SAP Business ByDesign heute deutlich einfacher dar, gut gelöst sehen wir unter anderem den speziellen Bereich Schiffsbestellung, bei dem back-to-back gedeckt wird: Der Verkaufsprozess an einen Kunden zieht eine sofortige Gegendeckung beim Lieferanten nach sich, bis die Tonnage schließlich komplett ist. Viele einzelne Prozesse müssen punktgenau ineinander greifen, damit die komplette Ladung zeitgleich mit dem Schiff im Hafen liegt und parallel dazu, in Akkreditiven, auch das Geld zur Verfügung steht. Das ist ein Ablauf, der in der Lebensmittelbranche, in der itelligence weit reichende Erfahrung hat, kreative und kluge Prozessberatung erfordert. Ein Schiff mit durchschnittlich 1.000 Tonnen Fracht hat schließlich einen Wert von 1,5 bis 1,7 Millionen US-Dollar – ein Fehler würde uns sehr schnell sehr viel Geld kosten.

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OPW Ingredients will nicht das Rad neu erfinden, sondern Warenströme verbessern. Die Qualität der Produkte und Prozesse hat oberste Priorität, Unterstützung kommt aus der Cloud. Firmengründer Onno Rudolf Jongkind hat sich mit seinem Team auf den Handel mit hochwertigen natürlichen Rohstoffen spezialisiert – vom Mandelöl für Feinschmeckergaumen bis zu pflanzlichen Ölen für die Herstellung von Kosmetika und Medikamenten, Molkenprodukte und Proteine. Dieses Geschäft erfordert ein schnelles und zuverlässiges Agieren auf den Weltmärkten. Mit Unterstützung von itelligence wurde innerhalb von vier Monaten SAP Business byDesign implementiert – inklusive der Module CRM, SCM (für die Handelslogistik) und FIN für FiBu und Controlling. Self-Services und die mobile Nutzung auf Smartphone und Tablets folgen, die erforderliche Hardware ist schon im Einsatz: iPhones beim Staff, iPads in der Logistik.

Wir haben SAP Business ByDesign im August letzten Jahres in einer Online-Sitzung kennengelernt. Dabei wurde uns nicht zuviel versprochen, selbst unser straffer Fahrplan konnte umgesetzt werden. Die reibungslose und stabile Einführung und der einfache Betrieb – Argumente, mit denen SAP für ihre OnDemand-Lösung wirbt – haben sich bestätigt. Nach dem Scoping und dem Festlegen der Kennzahlen konnten wir unsere Prozesse schon während der Testphase sehr gut und sehr schnell durchspielen. Stabil läuft das System immer und durch das einfache Anmelden in einer anderen Sprache ist es auch für ausländische Partner verständlich.

Bewährt hat sich auch die Zusammenarbeit mit itelligence: Die Kollegen stehen und standen uns im gesamten Einführungsprojekt immer sofort zur Seite. Aufkommende Fragen wurden prompt beantwortet, auch in kriseligen Phasen. Neun Tage nach unserem Produktivstart mit SAP Business ByDesign musste zum Beispiel unser erster Jahresabschluss stehen. Nicht nur Finance-Experten ahnen: Das ist eine echte Herausforderung. Gemeistert wurde sie, weil alle Projektbeteiligten ein gemeinsames Verständnis von Partnerschaft, Zusammenarbeit und Zuverlässigkeit haben. Auch zu Unzeiten habe ich die Kollegen im fernen Ausland erreicht. Das war ein sehr großer Einsatz, um den Kunden zufrieden zu stellen. Das war top.

Wir bei OPW Ingredients haben einen schlichten Slogan: „Einfache Dinge – gut gemacht“. Würde man ihn auf unser SAP-Projekt projizieren, bezöge sich das „gut gemacht“ mit Sicherheit auf die Software von SAP. Gut gemacht ist, dass wir mit unserem ERP-System eine solide Basis haben, die uns den Warenstrom nahtlos rückverfolgen lässt – die Erfassung der Daten für die Materialien, das Haltbarkeitsdatum oder chargenbezogene Bestände. „Einfache Dinge“ könnte man durchaus auf unser Kerngeschäft beziehen: Wir handeln mit Ölen. Öle sind einfache, schöne Produkte, die sehr sorgfältig behandelt werden müssen, teilweise auch zertifiziert sind. Speziell bei Bio-Produkten spielt die Rückverfolgbarkeit und damit das Thema Dokumentation eine immens wichtige Rolle, SAP Business by Design leistet auch hier ganze Arbeit. Wir sind zufrieden – sogar mehr als zufrieden. In der Cloud ist alles im grünen Bereich.

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