EMCH Aufzüge AG

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Christian Wirz, Projektleiter EMCH Aufzüge AG
"Wir haben SAP Extended ECM by OpenText mit itelligence eingeführt. Die moderne Dokumentenverwaltung ermöglicht uns die digitale, transparente und ortsunabhängige Verfolgung sämtlicher Dokumente entlang unserer Wertschöpfungskette und dies optimal mit den SAP-Prozessen integriert."

Christian Wirz, Projektleiter EMCH Aufzüge AG

Lifte mit dem Qualitätssiegel „Swiss Made“ bietet die Emch Aufzüge AG im In- und Ausland an. Das Familienunternehmen stellt jährlich 120 bis 140 massgeschneiderte Aufzüge für Neu- und Umbau her inklusive umfangreicher Servicedienstleistungen. Der Hauptsitz liegt in Bern und ingesamt sind es ca. 180 Mitarbeitende.

Herausforderungen und Vorteile

Herausforderungen

  • Das Fehlen einer einheitlichen Datenbasis für alle Abteilungen erschwerte eine effiziente Zusammenarbeit
  • Zusatzarbeiten wie das Umkopieren von Daten forderten wertvolle Ressourcen

Vorteile

  • Lückenlose elektronische Dokumentation
  • Einheitlicher abteilungsübergreifender Zugriff auf alle Dokumente
  • Dynamische Verknüpfung von SAP- und Non-SAP Dokumenten
  • Non-SAP- und SAP-User erhalten Zugriff auf die gleichen Inhalte
  • Bearbeitung der Dokumente erfolgt mit vertrauter Oberfläche
  • Papierablage entfällt
  • Hohe Nutzerakzeptanz

Lösung

  • Einführung von SAP Enterprise Content Management by OpenText

EMCH Aufzüge AG

Erfolgreiches Dokumentenmanagement: lückenlos und benutzerfreundlich

Zum Projekt

Hohe Anforderungen an das Dokumentenmanagement

Lifte mit dem Qualitätssiegel „Swiss Made“ bietet die Emch Aufzüge AG im In- und Ausland an. Das Familienunternehmen stellt 120 bis 140 Aufzüge jährlich her. Dabei bringt jede Auslieferung eine Menge Dokumentation mit sich.

Bisher nutzte Emch für die Verwaltung der Dokumente entlang des Wertschöpfungsprozesses eine abteilungsorientierte Dateisystemablage. Doch diese machte ein häufiges Umkopieren der erarbeiteten Dokumente notwendig. „Unsere Geschäftstätigkeit liess sich einfach nicht lückenlos dokumentieren – es gab keine gemeinsame Datenbasis für eine erfolgreiche, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit“, erklärt Projektleiter Christian Wirz. „Deshalb wollten wir eine moderne, integrierte Enterprise-Content-Management Lösung einführen, die unsere Dokumentenverwaltung entlang der gesamten Wertschöpfungskette optimiert.“

Fachlich und menschlich überzeugend

Emch startete das xECM-Projekt und verfolgte damit klare Ziele: Die neue Lösung sollte sich nahtlos in die bestehende Systemumgebung mit SAP ERP, den Windows Dateisystemablagen sowie den Microsoft Office Clients einbetten und Metadaten aus SAP in der ECM-Umgebung zur Verfügung stellen. „Und auf der Suche nach einem geeigneten Partner hat uns das itelligence-Team dabei nicht nur fachlich, sondern auch menschlich absolut überzeugt“, so Christian Wirz.

Hohe Akzeptanz dank Nutzerfreundlichkeit

Gemeinsam setzten die Partner auf SAP Extended ECM by OpenText: Diese Lösung automatisiert und standardisiert das Dokumentenmanagement und sichert so die unternehmensweite Transparenz über alle Kunden, Projekte und Vorgänge hinweg. Denn die professionelle, vollintegrierte Lösung verwaltet Dokumente sinnvoll und stellt sie digital immer genau dort bereit, wo diese gerade benötigt werden. Dabei können sowohl SAP- als auch Non-SAP-Anwender die Dokumente in der ihnen bekannten Umgebung bearbeiten – mit dem Internet Explorer,dem Microsoft Windows Explorer, Microsoft Office oder SAP GUI.

„SAP Extended ECM führt die SAP- und die Microsoft-Office-Welt optimal und benutzerfreundlich zusammen“, zeigt sich Christian Wirz begeistert. „Zudem unterstützen die im ECM vorhandenen Werkzeuge unser Team ideal – das hat bei unseren Mitarbeitern von Anfang an zu einer hohen Systemakzeptanz geführt.“

Keine getrennten Datenwelten mehr

So wird die Dokumentation bei Emch nun nicht mehr abteilungsorientiert sondern übergreifend entlang der gesamten Wertschöpfungskette vom Verkauf bis zum Service abgelegt: Sämtliche Lift- anlagen lassen sich nun nachvollziehbar und regelkonform dokumentieren.

Diesen Erfolg wollen das itelligence- und das Emch-Team ausbauen: Bereits kurz nach der Einführung implementierten die Partner ein integriertes Wiki-Modul für die Verwaltung unternehmensweiter Daten. Darüber hinaus soll Tempo Box, eine sichere Filesharing- und Datensynchronisierungsplattform, eingeführt werden. Damit will Emch zukünftig auch externe Benutzer in die Dokumentenverwaltung einbeziehen.

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