Vitrashop Gruppe – Direkte elektronische SAP-Anbindung von KEP-Dienstleistern und Speditionen mit it.x-press

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Dirk Jost, Information Technology
"Wir benötigten nicht nur eine elektronische Anbindung an unsere Spediteure und KEP-Dienstleister – auch die Frachtkosten sollten sich automatisch berechnen lassen. Außerdem bestand eine Anforderung darin, die Frachtkosten bereits im Angebot schätzen zu können und die Angaben während der Lieferung zu überprüfen. All das konnten wir mit den it.x-Lösungen der itelligence AG umsetzen. Und die überzeugen zudem durch ihre tiefe SAP-Integration."

Dirk Jost, Information Technology, Vitrashop Gruppe

Seit vielen Jahrzehnten ist Vitra einer der bedeutendsten Hersteller von Möbeln für Wohnraum und Büro – und die Vitrashop Gruppe verbindet eine gemeinsame Erfolgsgeschichte mit Vitra: Die gemeinsamen Wurzeln reichen bis ins Jahr 1934 zurück. Erst 1984 wurden aus dem Unternehmen Vitra zwei selbständige Geschäftsbereiche – Vitrashop übernahm von diesem Zeitpunkt an den Ladenbau, die Möbel wurden weiterhin unter der Marke Vitra vermarktet. Im Jahr 2001 wurden aus Vitrashop mit Visplay und Vizona zwei eigenständige Ladenbauspezialisten geschaffen. Dabei übernimmt Visplay den Bereich der modularen Einrichtungssysteme, Vizona bietet kundenspezifische Lösungen und Projekte an. Seit 2005 ist die Ansorg GmbH mit ihren Lichtlösungen ebenfalls Teil der Vitrashop Gruppe.

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Herausforderungen und Vorteile

Herausforderungen

  • Eine elektronische Anbindung an unsere Spediteure und KEP-Dienstleister wurde benötigt
  • Die Frachtkosten sollten sich automatisch berechnen lassen
  • Eine Anforderung bestand darin, die Frachtkosten bereits im Angebot schätzen zu können und die Angaben während der Lieferung zu überprüfen

Vorteile

  • Direkte Anbindung der KEP-Dienstleister und Speditionen an das SAP-System
  • Effizienter elektronischer Datenaustausch
  • Prozessbezogenes Monitoring von der Sendungsbeauftragung bis zur Zustellung

Lösungen

  • it.x-press
  • it.x-freight-charge
  • it.x-scale

Vitrashop Gruppe

Alles integriert – von der Frachtkostenermittlung bis zur Sendungsbeauftragung!

it.x-press für den Versand

Direkte SAP-Integration von KEP-Dienstleistern und Speditionen

Zum Projekt

Wenn es um die perfekte Planung und Einrichtung von Verkaufsräumen geht, ist die Vitrashop Gruppe eine international gefragte Größe: Die Unternehmensgruppe hat sich mit den drei Unternehmen Visplay, Ansorg und Vizona auf die Einrichtung von Einzelhandels- und Dienstleistungsunternehmen spezialisiert. Dabei übernimmt Visplay den Bereich der modularen Einrichtungssysteme, Ansorg überzeugt durch die passenden Lichtlösungen und Vizona bietet kundenspezifische Lösungen und Projekte an.

Solche Projekte können sehr komplex sein, wie Dirk Jost von der Information Technology der Vitrashop Gruppe erklärt: „Bei uns kommt es durchaus vor, dass wir innerhalb von neun Monaten mehr als 200 Shops in Deutschland und sechs weiteren europäischen Ländern einrichten müssen – bei solchen Anforderungen muss ein Rad perfekt ins andere greifen. Doch ein ‚Knackpunkt‘ lag bei uns im Versand. Dort haben wir bisher die Lösungen unserer Dienstleister genutzt, die aber nicht optimal mit unserem SAP-System zusammenspielten.“

So fehlte nicht nur die notwendige Transparenz über die Frachtkosten zu den einzelnen Aufträgen und Sendungen. Auch die Eingangsrechnungen ließen sich nicht elektronisch empfangen, prüfen und verbuchen.

Frachtkostenmodul inklusive

Die Lösung fand sich in der Integrationslösung it.x-press. Denn diese sorgt für die direkte elektronische SAP-Anbindung von KEP-Dienstleistern und Speditionen – ohne, dass weitere Non-SAP-Systeme notwendig sind. „Das itelligence-Konzept sah den Einsatz von drei it.x-Produkten vor“, berichtet Dirk Jost. „Dabei übernimmt it.x-press die Datenübertragung an unsere Dienstleister – inklusive Labeldruck, Manifest und Tracking. it.x-freight-charge leistet die Frachtkosten-Vorkalkulation und alle weiteren Controllingschritte inkl. die Überleitung zur Verbuchung in der logistischen Rechnungsprüfung und it.x-scale integriert unsere elektronischen Waagen.“

Die Vitrashop Group beschloss, dass zunächst Visplay mit it.x-press und den ergänzenden Modulen ausgestattet werden sollte. Denn dort werden allein an fünf Packplätzen zwischen 200 und 300 Sendungen pro Tag verarbeitet. So startete das itelligence Team direkt mit der Implementierung und der Anbindung der Dienstleister: UPS, TNT, die Spedition Streck und die Spedition Dachser wurden erfolgreich angebunden. Darüber hinaus wurde eine Schnittstelle für einen Standard-Spediteur vorgesehen, über die verschiedene weitere Speditionen angebunden werden können – vorausgesetzt, dass sie ihre Daten entsprechend der Vorgaben an die Vitrashop Gruppe übermitteln können.

Frachtkostenschätzung schon beim Angebot

Nach nur sechs Monaten ging die Lösung produktiv „Bereits im Angebotsstadium wird mit it.x-freight charge nun eine Frachtkostenschätzung zu einem SAP-Angebot oder Kundenauftrag erstellt“, erklärt Dirk Jost. „Dabei können je nach Dienstleister die Frachtkosten per Webservice abgefragt oder über hinterlegte Frachttabellen automatisch
berechnet werden. Und darüber hinaus können wir auf eine Vergleichskalkulation zugreifen, die mehrere Dienstleister bzw. Services berücksichtigt.“

Im Rahmen der Versandabwicklung mit it.x-press erfolgt dann die Prüfung der tatsächlich anfallenden Frachtkosten. Werden dabei die geschätzten Werte überschritten, greift die Freigabestrategie, die eine Unterschriftenregelung umfasst. Die Gewichte der Packstücke übernimmt der it.x-scale Waagenadapter in den Handling Units direkt von angebundenen Waagen. Und zum Schluss erfolgt die Datenübermittlung an den Dienstleister.

„Viele Prozesse verlaufen bei uns nun vollautomatisch“, zieht Dirk Jost Resümee. „So werden zum Beispiel die SAP Standardfrachtkostenbelege automatisch erstellt – auch die Eingangsrechnungen der angebundenen Dienstleister werden elektronisch in SAP übernommen. Und ein umfassendes Reporting stellt it.x-freight charge ebenfalls bereit.“ Nach diesen vielen positiven Erfahrungen will die Vitrashop Gruppe nun auch Ansorg mit den it.x-press-Modulen versorgen.

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