Ursachenerkennung und vorausschauende Analysen statt traditionellem ERP-Reporting

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Information im heutigen Verständnis beschränkt sich in der Regel nicht allein darauf, möglichst viele Daten in einem ERP-System vorzuhalten und mit ausschließlichem Blick nach hinten den Anwendern und Entscheidern verfügbar zu machen. Vielmehr geht es um die Kunst, Daten aus dem ERP-System (oder auch weiteren heterogenen Datenquellen) so aufzubereiten, dass sie als Entscheidungsgrundlage dem Fachbereich und Management dienen. Mit Business Intelligence (BI) können Analysen geliefert werden, die im Hinblick auf die Unternehmensziele bessere operative, taktische und strategische Entscheidungen liefern.

Als Mittel zum Zweck dient häufig die Tabellenkalkulation, die direkt auf ERP-Systemtabellen zugreift. Dabei entstehen durch Excel & Co., aufgrund der fehlenden Datenbank, einer sehr großen Fehleranfälligkeit und einem hohen Verwaltungsaufwand, risikoreiche „Schattenberichtswelten“, denen ebenfalls kein ausreichendes Berechtigungskonzept zugrunde liegt.

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Der Schlüssel zum Erfolg liegt auch für mittelständische Unternehmen in einer intelligenten Verdrahtung zwischen ERP- und BI-Systemen. Unternehmen brauchen analytische Applikationen, die ein Optimum an Erkenntnis aus den operativen Daten schöpfen, um zeitnah agieren, Effizienzpotenziale erkennen und prognostizieren zu können. Damit können zuverlässige Vorhersagen getroffen werden, wie sich bspw. der Cashflow oder Return on Investment (ROI) in den nächsten Jahren entwickeln wird und welche erfolgskritische und finanzielle Rahmenparameter für Angebote und Aufträge eingehalten werden müssen, um den Deckungsbeitragszielen des Unternehmens gerecht zu werden.

Ein wesentlicher Unterschied zwischen ERP und BI wird durch die dahinter liegende Technologie bestimmt. Aus dem ERP-System lassen sich meist einfache Berichte in Listenform, wie z.B. offene Posten, leicht ziehen. Doch wenn es um intelligente Visualisierung, die Darstellung komplexer Zusammenhänge, Szenario-Technik und Kennzahlensysteme geht, greift das ERP-System in der Regel nur einen Teilausschnitt der Daten. Es liegt in der Natur der ERP-Systeme, Daten effizient zu speichern und schnell darauf zuzugreifen. Diese Transaktionsorientierung eignet sich für operative und wiederkehrende Tätigkeiten. Im ERP-System lässt sich schnell darstellen, wie hoch der Lagerbestand eines Artikels zum Abfragezeitpunkt ist. Es ist jedoch nur schwer zu ermitteln, wie sich der Lagerbestand über den Zeitablauf verändert hat, da die Daten ständig in Bewegung sind und i.d.R. nur der aktuellste Datensatz gespeichert wird. Zudem fehlen strategische und auch operative Planungskomponenten, die eine integrierte Planung ermöglichen und Soll-Ist-Vergleiche auf Basis verschiedener Planungstreiber zulassen. In einem BI-System werden die Daten multidimensional strukturiert, um Finanz-, Controlling- und Planungsdaten aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Die Daten sind nicht mehr im Detail, sondern in verdichteter, konsolidierter Art und Weise abgebildet, um gezielt operative und strategische Entscheidungen zu unterstützen.

Im Rahmen von BI werden Daten analysegetrieben verarbeitet, d.h. auf Basis des Nutzerverhaltens stellt das BI-System nicht nur Standardberichte bereit, sondern liefert auch Ad-Hoc-Berichte, die über „Self-Service-Routinen“ der Anwender völlig dynamisch erstellt werden können. Die offene Architektur des BI-Systems bietet zudem die Möglichkeit der Anbindung vielfältiger Quellsysteme und unterstützt damit Unternehmen, die eine heterogene Systemstruktur besitzen oder auch Erkenntnisse über Markt und Mitbewerber in Analysen mit einfließen lassen möchten.

Wenn es um Performance, aussagekräftige Berichte und genaue Analysen geht, stoßen ERP-Systeme an Grenzen. Zu diesem Zweck lässt sich die Datenflut in einem BI-System nicht nur deutlich besser und schneller verarbeiten, sondern auch optimal darstellen, anreichern und harmonisieren. Auch für anspruchsvolle mathematische Methoden im Bereich Business Analytics stehen im ERP-System meist keine geeigneten Verfahren zur Verfügung. Für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen wird BI so zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Auch für den Mittelstand! Ob sich BI für den Mittelstand lohnt, lesen Sie in Teil 2 unserer Blogreihe.

– von Georg Aholt, Fachgebietsleiter Analytics –

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