El ahorro de costes en los procesos internos de la empresa

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La situación económica actual prima que se lleven a cabo proyectos que ahorren costes, y un entorno claro es optimizar el coste de la recepción de facturas de proveedor

Si al problema del coste se le añade funcionalidad y mejoras de proceso, el ROI de un proyecto en este entorno justifica en sí mismo el conjunto del proyecto.

2X1: it.approval y it.smartSCAN

it.aproval busca la eficiencia en el proceso de aprobación de facturas, reduce la gestión del proceso, simplifica mails de gestión, recordatorios, permite al acceso a los documentos, etc. Y, por supuesto, permite un flujo de aprobación que reduce las posibilidades de fraude y errores.

it.smartSCAN parte de un sistema inteligente de reconocimiento de documentos (OCR) con un grado de reconocimiento superior al 80 por ciento. La solución almacena las imágenes digitalizadas de las facturas introduciéndolas en el proceso interno documental, que permite la integración y el acceso a las imágenes desde cualquier lugar de la empresa.

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En detalle

it.approval automatiza la totalidad el proceso de modo que todos los documentos electrónicos pueden ser aprobados automáticamente como, por ejemplo, las órdenes de compra, facturas y variaciones entre las órdenes de compra y facturas. Esto conlleva menos cargas administrativas, el ahorro en términos de tiempo y recursos, y un menor número de errores en relación con sus procesos.

El flujo de trabajo integrado en it.approval se encarga de todo. Convierte las cifras y las compara contra la orden de compra correspondiente, si existe. Si no hay inconsistencias entre los dos, el flujo de trabajo efectúa de forma automática, pudiendo llegar al pago sin intervención humana. El personal autorizado tiene acceso a las facturas desde cualquier parte.

Pero si it.approval sirve para automatizar el proceso de recepción de facturas de proveedores y la aprobación de pedidos de compras, it.smartSCAN es su complementario al escanear las facturas.

El objetivo de los sistemas de escaneo es reducir los gastos relacionados con la gestión de facturas para minimizar el porcentaje de errores y aumentar la calidad de los datos, reduciendo así los procedimientos manuales de trabajo. No obstante el trabajo diario es completamente diferente en muchas empresas, donde a menudo ha sido necesario crear procesos manuales de análisis y procesamiento de errores como resultado de la gestión automática de facturas. Por tanto, el valor de un ineficiente escaneo de facturas y sistemas de registro puede ser de gran importancia para su negocio. Así, por ejemplo, muchos sistemas de escaneo no pueden procesar las facturas recibidas en las últimas versiones de PDF, y ello conduce al uso de una gran cantidad de tiempo para analizar y procesar los errores derivados.

itelligence le da un valor completo a su inversión con it.approval e it.smartSCAN, dos soluciones centradas en las necesidades de los usuarios y de sus procesos.

Los beneficios de it.approval son:

  • Ahorro de tiempo y recursos.
  • El flujo de trabajo electrónico asegura la disminución del papeleo, lo que conduce a un mayor rendimiento administrativo.
  • La interfaz de usuario integrada en la herramienta de análisis proporciona una mejor visión general, asegurando un uso eficiente y reduciendo los errores.
  • El archivo electrónico proporciona un acceso más rápido a la información.

Los beneficios de it.smartSCAN son:

  • Automatización 100 por cien del escaneo, reconocimiento y registro de documentos en el ERP sin interacción humana. Evita formatos convertidos, facturas ilegibles y mecanografía manual y comprobaciones.
  • La oportunidad de un proceso 100 por cien manual o una combinación de procesos manuales o automáticos. Usted selecciona el proceso en it.smartSCAN.
  • Combinación automática y única con el proveedor, que ahorra tiempo manual y errores potenciales.
  • Alto nivel de reconocimiento visual.
  • Localización eficaz y fiable de documentos legales y personales de la empresa.
  • Validación online e inmediata de la información por el sistema ERP.
  • Estandarización de documentos oficiales presentados.
  • Procesos eficientes y estandarizados con revisiones formales.

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Las implementaciones son rápidas y sencillas, ya que ambas soluciones están basadas en el flujo de trabajo estándar de SAP e incorporan una serie de mejoras que lo hacen más flexible, fácil de usar y de adaptarse a las necesidades y procesos de negocio de las empresas modernas. Debido a este modelo de normalización, it.approval puede implementarse, en menos de 30 días.

Para conseguir más información sobre este tema, lea nuestro documento it.approval with it.smartSCAN.

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