Comment itelligence Nederland intègre la Gestion Intelligente des Notes de Frais

SAP concur pour itelligence Nederland

Le taxi à Roissy, le croissant à la gare, le dîner avec les clients, le chargeur pour mon ordinateur, le billet de train pour aller à mon rendez-vous client…Encore récemment, je mettais tous mes reçus et tickets de caisse du mois dans une boîte, en attendant de les soumettre. Ensuite, il fallait encore que je trouve le temps de les enregistrer, les justifier et enfin les soumettre à validation. Pénible, n’est-ce pas ? Et maintenant ? Je les soumets à la volée, un par un, dès que j’effectue une dépense, et cela en quelques clics, depuis que itelligence Nederland a adopté SAP Concur.

Déclarez à la volée !

Adieu, boîte à chaussures pleines de reçus. Adieu, tableau Excel. Au revoir, les heures passées à vérifier des nombres et à espérer que je n’ai commis aucune erreur.

Depuis peu, je déclare mes dépenses et mes frais de voyage très rapidement, et facilement. Après avoir déjeuné quelque part, je scanne le reçu avec mon téléphone portable via l’application SAP Concur. Ensuite, l’algorithme reconnaît automatiquement le montant facturable que j’ai dépensé. Via l’application, je reçois une notification qui m’indique le montant de mes dépenses. Si ce montant correspond au reçu, je donne mon accord et je le sauvegarde. À la fin du mois, je reçois un aperçu et je l’envoie avec tous les reçus sauvegardés à mon responsable pour approbation. Mieux encore, l’application reconnaît automatiquement les différentes devises et connaît intuitivement le type de dépense concerné ! Cela peut aller des frais de taxi aux fournitures de bureau.

Passez moins de temps sur de l’administratif

Les avantages de l’application ? Je peux jeter le reçu. Cela me fait gagner beaucoup de temps et m’épargne de laborieuses recherches, et notre service administratif passe également beaucoup moins de temps à vérifier et à approuver. Cela me donne plus de temps (et d’argent) pour des choses bien plus sympathiques, comme travailler sur toutes les actions qui étaient auparavant victimes de ma procrastination.

Une solution économique pour les entreprises de conseil

Le conseil en informatique n’est bien sûr pas le seul secteur où Concur peut faire la différence. Dans un domaine tel que l’éducation et la recherche – mais pas seulement – les heures économisées par SAP Concur valent de l’or, permettant de visiter des congrès et des conférences localement et à l’étranger pour partager des connaissances et créer des réseaux avec des collègues, par exemple – ou encore faire des interviews, des recherches sur le terrain qui se déroulent à l’échelle internationale, la visite d’une archive dans une ville, et celle d’une bibliothèque à un autre endroit – sont des exemples de situations communes pour des chercheurs et académiciens. Or, les budgets de l’éducation et de la recherche ne sont pas toujours aussi importants. Il est donc conseillé aux institutions d’investir dans des solutions telles que SAP Concur, puisque non seulement cela leur permet de gagner du temps passé sur des tâches administratives et d’économiser de l’argent, mais cela donne aussi aux chercheurs du temps supplémentaire à consacrer à la recherche.

Des employés heureux et plus d’insights pour les dirigeants

La gestion des frais de déplacement est devenue beaucoup moins frustrante pour moi grâce à l’arrivée de SAP Concur au sein d’itelligence. Alors qu’auparavant, le stockage, le tri, le traitement et la justification des dépenses étaient des tâches assez fastidieuses et sujettes aux erreurs, il s’agit désormais d’une opération simple dans une application. Quand et où je veux. Je peux vérifier le statut de mes demandes de remboursement à tout moment et en tout lieu, et j’ai également une meilleure vue d’ensemble de mes dépenses.

Cela vaut également pour itelligence elle-même. Il est désormais possible de connaître les modèles de déclaration de tous les employés, ce qui permet de consacrer moins de temps aux actions administratives (manuelles) et moins d’argent aux coûts de gestion informatique liés à l’ancien système. En bref : une situation absolument gagnante pour toutes les parties concernées (itelligence mais surtout nos clients).

Vous êtes curieux de savoir si SAP Concur rendra votre organisation aussi heureuse ? Contactez-nous.

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