La gestion des données de base est indispensable. Découvrez pourquoi !

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Chaque entité ou industrie dispose de préoccupations liées à leur secteur. Néanmoins, elles se rejoignent toutes sur une problématique récurrente : la gestion des données de base et leur migration :

  • Quel est le meilleur moment pour mettre en place un processus de gestion ?
  • Comment configurer la gestion des données ?
  • Ai-je besoin d’un outil pour encadrer cette gestion ?

Très souvent, les entreprises retardent la mise en place d’un outil à la fin du projet réalisé. Après seulement quelques mois, celles-ci ont le même constat :

  • « Mes rapports sont incohérents. Mes données de base ne sont pas bien encodées. »
  • « Je ne comprends pas ce que signifie la valeur dans ce domaine. »
  • « Nous devons lancer un projet de nettoyage des données. »
  • « Pourquoi avons-nous autant de doublons ? Comment pouvons-nous consolider notre base ? »

Qu’est-ce que la gestion des données de base ?

La gestion des données de base comprend le processus de création, de maintenance et de nettoyage des données. On pense souvent à tort que des règles déjà mises en place peuvent pallier un système de gestion. Toutefois, cela ne suffira pas. Afin d’aboutir à une gestion des données efficace, il faut notamment :

  • Des procédures et des outils pour la gestion des données de base
  • Des processus documentés, comprenant les flux et les processus de validation
  • Un ensemble de règles documentées pour la création des données de base, comprenant divers scénarios et exceptions
  • Assignation d’un collaborateur aux compétences adaptées à la gestion du système
  • Des procédures assurant l’exhaustivité des données
  • Des procédures assurant la cohérence dans la création des données
  • Améliorer en permanence les processus
  • Des audits périodiques pour assurer le respect des règles et pour repérer des axes d’amélioration

Les conditions préalables

Existe-t-il un moment idéal pour travailler sur la gestion des données de base ? En réalité, le mieux est d’intervenir lors de l’installation initiale du projet. De ce fait, vous disposez d’un cadre fonctionnel dès le go-live. Voici quelques conditions préalables afin d’assurer une configuration durable :

  • Réaliser une analyse des règles de gestion.
  • Evaluer les coûts liés à des données erronées, puis les comparer à l’investissement dans une solution de gestion des données de base.
  • Identifier un administrateur responsable capable de maintenir et faire évoluer la gestion des données.

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