DMG MORI Global One – Digitale Workflows mit Robotic Process Automation

Dr. Jaroslav Jakob Kartz, Head of Digital Process Excellence
Mit strukturierter Beratungsexpertise haben uns die itelligence Experten darin bestärkt, die RPA Reise in unserem Konzern anzutreten. Im Rahmen eines Proof of Concepts hat itelligence in kürzester Zeit zwei RPA Bots entwickelt, die unsere Geschäftsprozesse in Zukunft noch effizienter gestalten werden.

Dr. Jaroslav Jakob Kartz, Head of Digital Process Excellence, GILDEMEISTER Beteiligungen GmbH, Tochter der DMG MORI Global One

ca. 12.000 Mitarbeiter (2020)

ca. 4 Mrd. EUR (2019)

Produkte: Herstellung spanender Werkzeugmaschinen, CNC gesteuerter Dreh- & Fräsmaschinen sowie Angebot eines Digital Portfolios

Stammsitz: Bielefeld, Deutschland

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Challenges et bénéfices

Herausforderungen

  • Eliminierung manueller, repetitiver, digitaler sowie strukturierter Tätigkeiten innerhalb der Unternehmensprozesse
  • Eingrenzung von Fehlerquellen

Vorteile

  • Automatisierung manueller Prozesse
  • Wertvoller Beitrag zur Produktivitätssteigerung
  • Schonung interner Mitarbeiterressourcen und Fokussierung auf wertschöpfende Tätigkeiten
  • 100%ige Transparenz & Nachvollziehbarkeit in den Prozessbläufen
  • Senkung des Zeit-und Arbeitsaufwands
  • Reduktion von Bearbeitungsfehlern
  • Unkomplizierte Skalierbarkeit

Lösungen

  • Support bei der Prozesselaboration
  • Design und Entwicklung von zwei RPA Bots mit UiPath

DMG MORI AG, Bielefeld, Deutschland

Von repetitiven Prozessen zu digitalen Workflows mit Robotic Process Automation

Zum Projekt

Fertigung der Zukunft.

Als „Global One Company” und einer der weltweit führenden Hersteller von Werkzeugmaschinen treibt DMG MORI mit höchster Dynamik und Exzellenz Zukunftstechnologien voran. An insgesamt 154 Vertriebs- und Servicestandorten sind über 12.000 Mitarbeiter beschäftigt, die täglich an ganzheitlichen Automatisierungs- und Digitalisierungslösungen arbeiten und ein umfassendes Portfolio, bestehend aus Dreh- und Fräsmaschinen, bereitstellen. Als innovatives Unternehmen strebt DMG MORI die Automatisierung repetitiver Geschäftsprozesse an. In diesem Sinne beauftragte der Anbieter im Rahmen eines Proof of Concepts verschiedene IT-Dienstleister mit der Ausarbeitung von zwei Robotic Process Automation (RPA) Use Cases. Mit fundiertem Know-how über Methodiken und Vorgehensweisen konnte itelligence die konzipierten Szenarien erfolgreich umsetzen.

Wenn RPA an die Tür klopft.

Im Hinblick auf RPA stellen sich Unternehmen oft die Frage nach den Chancen und Potentialen. Für DMG MORI war klar, monotone und redundante Prozesse sollen verschlankt, optimiert und automatisiert werden, um die Mitarbeiter zu entlasten. Aber nicht jeder Prozess eignet sich für die Automatisierung mittels RPA. Zur Identifikation geeigneter Prozesse gibt es einige Basics, die zu beachten sind. Grundvoraussetzung ist, dass der Prozess bisher manuell ausgeführt wurde. Zudem setzt die Automatisierung einen repetitiven Ablauf voraus. Mit erhöhter Frequenz steigt die Eignung für den Einsatz von RPA. Indikatoren sind auch Wenn-Dann-Beziehungen und regelbasierte Abläufe. Außerdem wird vorausgesetzt, dass digitaler Input verarbeitet wird. Der Prozess sollte stabil laufen und sich nicht in absehbarer Zeit ändern. Das klingt zunächst alles andere als einfach – doch es geht auch unkompliziert. Zusammen mit itelligence wurden zwei Prozesse im Detail analysiert.

Use Case 1: Schulungen verwalten.

DMG MORI bietet Mitarbeitern und Zulieferern ein internes Schulungsangebot, für welches sie sich über eine Website anmelden können. Nach erfolgreicher Registrierung wird eine Bestätigungsmail generiert und automatisch an die Organisatoren weitergeleitet. Diese mussten die Teilnehmer bisher manuell im ERP System (Non SAP) über mehrere Masken hinweg mühsam pflegen. Der Prozess erfolgte also nur teilautomatisiert und der Zeitaufwand für die Pflege lag bei 8 bis 12 Stunden pro Woche. Nun unterstützt ein entwickelter Bot bei der Recherche nach Bestätigungsmails innerhalb des Postfachs und pflegt die Inhalte automatisiert in die entsprechenden Masken im ERP System ein.

Use Case 2: Rechnungen erstellen.

Das Schulungsangebot und die Teilnehmer werden manuell in einer Excel Tabelle gepflegt. Darauf basierend leiten die Organisatoren die Rechnungserstellung ein. Ein weiterer Bot übernimmt nun die Freigaben im ERP Prozess und generiert ein druckfähiges Rechnungsdokument für jeden Teilnehmer, welches anschließend versendet werden kann. Zuvor lag der durchschnittlich investierte Zeitaufwand für die Rechnungserstellung bei 10 bis 12 Stunden pro Woche. Durch den Einsatz des Bots konnte dieser deutlich reduziert werden.

Die erreichte Automatisierung dieser repetitiven Tätigkeiten bringt DMG MORI eine klare Zeit- und damit Kostenersparnis. Beide Use Cases
wurden in der Entwicklung so strukturiert, dass Teilbereiche für weitere Szenarien wiederverwendet werden können. In nur wenigen Entwicklertagen konnte itelligence beide Szenarien umsetzen und damit einen schnellen Erfolg und somit Business Value für das Unternehmen schaffen. Der digitalen Zukunft steht somit nichts im Wege.

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