Inselspital Bern, Schweiz

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Pascal Franz, Direktion Dienste - Finanzen und Controlling, Inselspital Bern
Es hat sich gelohnt, mit dem itelligence-Team OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions einzuführen. Damit konnten wir den gesamten Ablaufprozess des Rechnungseingangswesens optimieren und teilweise automatisieren – von der Rechnungserfassung über die Rechnungsprüfung nach dem 4-Augen- Prinzip bis zur Genehmigung und Dokumentation!

Pascal Franz, Direktion Dienste - Finanzen und Controlling, Inselspital Bern

Das Inselspital in Bern nimmt im Schweizerischen Gesundheitswesen eine bedeutende Stellung ein: 8.000 Mitarbeitende sind Tag und Nacht im Einsatz, um jährlich rund 40.000 stationäre Patienten zu pflegen und medizinisch zu versorgen. Daneben finden rund 520.000 ambulante Konsultationen pro Jahr statt. Hochspezialisierte, tertiärmedizinische Leistungen, inklusive Transplantationsmedizin, mit ausgeprägter Interdisziplinarität und hoher zwischenmenschlicher Betreuungsqualität wird angeboten.

Challenges et bénéfices

Herausforderung

  • Veraltetes und unflexibles System in der Rechnungseingabsbearbeitung

Lösung

  • OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions (VIM/SAP IM)

Vorteile

  • Volle Transparenz
  • Einfache Workflows, die von den Mitarbeitenden selber angepasst werden können
  • Optimierter Prozess im Rechnungseingangswesen
  • Die Lösung ist in die bestehende Systemlandschaft integriert
  • keine zusätzliche Serverinfrastruktur notwendig
  • verringerte Kosten bei erhöhter Qualität

Inselspital Bern, Schweiz

Inselspital Bern setzt neu auf SAP Vendor Invoice Management

Zum Projekt

Die Versorgung der vielen Patienten bringt zahlreiche Eingangsrechnungen mit sich: Rund 150.000 Rechnungen fallen jährlich in der Kreditorenbuchhaltung an. Um diese Anzahl optimal zu bearbeiten, stand eine Erneuerung der unterstützenden IT-Lösung an. „Das bisherige Rechnungsverarbeitungssystem war End-of-Life und hat nicht mehr unseren gestiegenen Anforderungen entsprochen“, erklärt Pascal Franz. „Deshalb suchten wir nach einer modernen, standardisierten und SAP-integrierten Lösung, die eine verbesserte Rechnungsbearbeitung ermöglicht und zugleich klar, einfach und einheitlich aufgebaut ist.“

Für die Auswahl der richtigen Software und des geeigneten Implementierungspartners nahmen sich die Verantwortlichen Zeit – schliesslich sollte von nun an ein System zum Einsatz kommen, das zukunftsfähig ist und sämtliche Anforderungen optimal abbildet. Nach einer ersten Vorauswahl verschiedener Anbieter erhofften sich Pascal Franz und seine Kollegen durch Besuche und Abklärungen bei bestehenden Projekten und Referenzkunden weiteren Aufschluss. Und auf dieser Basis konnte das itelligence-Team das Projekt für sich gewinnen

Vollintegriert in die bestehende Systemlandschaft

Das itelligence-Team implementierte VIM im Projekt VIMFLOW mit neuen Abläufen und interaktiven Workflows – und integrierte die Lösung in das bestehende SAP ERP-System sowie in die vorhandene Scan- und OCR-Infrastruktur des Inselspitals. Auch das 4-Augen-Prinzip stellt VIM in jedem Falle sicher – selbst bei Abwesenheiten erfolgt die Rechnungsprüfung als rechnerische und fachliche Freigabe von zwei Personen. Das Projekt wurde vollständig in dem vereinbarten Zeit- und Kostenrahmen umgesetzt. Und da keine zusätzliche Server-Infrastruktur für den Betrieb notwendig war, blieb auch der Kostenaufwand gering. Der Support der Applikation erfolgt durch SAP.

„Wir sind von dieser Lösung so überzeugt, dass wir VIM auf alle Spitäler der per 01.01.2016 neu gegründeten Insel Gruppe AG ausweiten werden“, informiert Pascal Franz. „Dabei können wir bei Bedarf natürlich weiterhin auf die Unterstützung von itelligence zählen. Auch mobile Szenarien, also die Rechnungsfreigabe über Smartphones, sind für uns ein Thema, aber das ist dann wieder ein neues Projekt.“

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