Roland Berger Strategy Consultants – weltweit einheitliche Geschäftsprozesse mit SAP Business byDesign

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Daniel Gerster, CIO
Man muss sich einfach auf die Herausforderungen und Möglichkeiten der Cloud einlassen, denn sie ist kein Hype mehr, sondern bringt eine nachhaltige Veränderung für die gesamte Unternehmens-IT.

Daniel Gerster, CIO, Roland Berger Strategy Consultants

2.400 Mitarbeiter

Weltweit 50 Büros in 36 Ländern

Die 1967 von Roland Berger als Ein-Mann-Betrieb gegründete Firma ist heute mit 50 Büros in 36 Ländern eine der weltweit führenden Strategieberatungen und beschäftigt mehr als 2400 Mitarbeiter, die auf unterschiedliche Branchen und funktionale Themenbereiche spezialisiert sind. Das Beratungsangebot umfasst dabei die gesamte Bandbreite – von der Strategieberatung bis zur erfolgreichen Umsetzung.

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Challenges et bénéfices

Herausforderungen

  • Konsolidierung einer heterogenen IT-Landschaft
  • Schaffung einer zentralen Datenbasis
  • Sämtliche ERP-Funktionen sollten von allen Auslandsniederlassungen verfügbar sein
  • Einfache Anpassung und Roll-out der Software-Lösung in mehr als 20 Ländern

Vorteile

  • Geringer Implementierungsaufwand und reduzierte Kosten
  • Einhaltung von Datenschutz
  • Workflowgestützte Reisekostenabrechnung
  • Transparente und einheitliche Betriebsabläufe
  • Durchgängige Geschäftsprozesse
  • Mobiler Datenzugriff

Lösung

  • SAP Business ByDesign (Professional Services)

Eingesetzte Module

  • Finanzbuchhaltung
  • Controlling
  • Ressourcenplanung
  • Zeiterfassung
  • Reisekostenabrechnung
  • CRM

Roland Berger Strategy Consultants Holding GmbH

Schreiben Sie Erfolgsgeschichten – mit SAP Business ByDesign!

Intelligente Ausgliederungen und M&A-Projekte

Wie ein ERP in der Cloud Effizienz, Einfachheit und Sicherheit ermöglicht

Zum Projekt

Standardisierte und einheitliche Geschäftsprozesse an allen Standorten weltweit

Die Unternehmensstrategie bildet die Grundlage für den Erfolg jedes Unternehmens. Dabei kann ihre Entwicklung ein komplexes Unterfangen sein – muss es aber nicht! Mit einer 50-jährigen Erfahrung als Unternehmensberater steht Roland Berger seinen Kunden bei dieser Herausforderung zur Seite. Dabei denkt und handelt die einzige weltweit führende Unternehmensberatung mit europäischer Herkunft und deutschen Wurzeln über Ländergrenzen hinweg. Um bei der raschen Globalisierung der Märkte am Ball zu bleiben und von den Wachstumschancen zu profitieren, entschied sich Roland Berger für eine neue Systemlandschaft. Die teilweise bis zu 20 Jahre alten, fragmentierten Einzelsysteme konnten den Anforderungen und der Komplexität des Beratungshauses in Zukunft nicht gerecht werden. Die internationale Strategieberatung wagte einen spannenden Schritt und setzte auf SAP Business ByDesign, die ERP-Lösung in der Cloud. Dabei vertraute Roland Berger bei der Umsetzung des Projektes auf die itelligence AG aus Bielefeld, eine der engsten SAP-Partner, die mit einer umfangreichen Projekterfahrung bei der Implementierung von SAP-Cloud-Lösungen überzeugen konnte.

Ziele des IT-Projekts

Die historisch gewachsene, heterogene IT-Landschaft, die aus CRM- und ERP-Lösungen unterschiedlicher Hersteller sowie selbstentwickelten Lösungen bestand, wurde dank der erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen Roland Berger und itelligence durch eine ERP-On-Demand-Software abgelöst. Die neue IT-Landschaft sollte die notwendige zentrale Datenbasis schaffen, um Betriebsabläufe, vom Einkauf über die Verwaltung von Kundenbeziehungen bis hinein in die Finanzbuchhaltung und das Controlling, eng miteinander zu verzahnen sowie standardisiert und IT-gestützt durchzuführen.

Um die Geschäftsprozesse standortübergreifend zu vereinheitlichen, wurden die Standardfunktionen der ERP-On-Demand-Software genutzt. Nur in wenigen Ausnahmen passte Roland Berger die Abläufe durch kundenindividuelle Felder an seine Anforderungen an. Dabei sind die Erweiterungen keine Programmierungen, sondern lediglich Einstellungen und damit vollständig releasesicher, was den Implementierungs- und späteren
Wartungsaufwand signifikant reduziert.

Selbst kleine Auslandsniederlassungen, die nur über wenige Mitarbeiter verfügen, sollen künftig durch die SAP-Lösung im SaaS-Betrieb vollwertige ERP-Funktionen nutzen können. Dazu war eine Implementierung vor Ort nicht notwendig, denn der Zugriff erfolgt über das Internet. Die Berater können von den Vorzügen durchgängiger Geschäftsprozesse und der Möglichkeit des mobilen Datenzugriffs profitieren. Manuelle und papiergebundene Arbeitsschritte, die bisher Medienbrüche verursachten, fallen so weg. Für Roland Berger bedeutet das zukünftig: transparente und effiziente Betriebsabläufe sowie verbesserte Datenqualität.
Berechtigte Mitarbeiter und Vorgesetzte können jederzeit von überall auf die On-Demand-Lösung zugreifen und Informationen und Kennzahlen abrufen oder Daten wie ihre Arbeitszeiten oder ihre Reisekostenabrechnung erfassen – egal ob im Büro oder unterwegs.

Zudem lässt sich die Reisekostenabrechnung in Zukunft deutlich schneller und sicherer durchführen, da der Prozess workflowgestützt und bis zur Genehmigung vollständig elektronisch abläuft. Belege können vom Mitarbeiter per Foto vom Smartphone aus erfasst werden, sodass eine abschließende und sofortige Bearbeitung der Reisekostenabrechnung möglich ist.

Auch das Leadmanagement profitiert von der Einführung von SAP Business ByDesign. Kontaktdaten von Interessenten lassen sich von unterwegs direkt mit den in die Cloud-basierte ERP-Lösung integrierten CRM-Funktionen erfassen und zentral und einheitlich verwalten. Im Zuge der Umstellung auf SAP Business ByDesign ist es geplant parallel zur Rechnungslegung nach HGB die Abschlüsse auch nach den internationalen
Rechnungslegungsvorschriften IFRS zu erstellen.

Für die Roland Berger-Büros in über 20 Ländern mussten jeweils eigene lokalisierte Versionen erstellt werden. Die erste eigene Länderversionen, die alle relevanten Geschäftsprozesse der Strategieberatung abdeckt, wurde für Tschechien entwickelt und an landestypische Spezifika wie lokale Währung, Mehrwertsteuersatz und Finanzbuchhaltung angepasst. Außerdem enthielt die lokale Version Formulare, relevante Reports und gesetzliche Ausgabeformate in der Landessprache. Gleichzeitig wurden die lokalen Compliance-Anforderungen
im Hinblick auf Datensicherheit und Datenschutz erfüllt. Ein Prozess, der nur wenige Wochen in Anspruch nahm und auf weitere Länder ausgeweitet werden sollte.

Technischer Betrieb, Wartung und Aktualisierungen aus einer Hand

Da der Betrieb und die Wartung einer On-Premise-Software sehr personalintensiv ist, wäre für Roland Berger die Integration aller weltweiten Büros – vor allem der kleineren – zu aufwändig gewesen. Zusätzlich sprachen der Implementierungsaufwand und die Kosten deutlich für eine Cloud-Lösung. Denn bei der On-Demand-Software übernimmt SAP auch den technischen Betrieb, die Wartung und vor allem Aktualisierungen und entlastet dadurch die interne IT-Organisation. So können sich die IT-Mitarbeiter von Roland Berger auf ihre
Kernaufgaben konzentrieren: die Steuerung externer IT-Dienstleister, die Konzeption und die Optimierung der IT-Prozesse.

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