Rechnungsprüfung beim Flughafen Zürich mit SAP Invoice Management

Durch den Einsatz von SAP Invoice Management by OpenText wissen wir nun jederzeit, wo und in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Kreditorenrechnung gerade befindet. Die Rechnungen laufen zum grössten Teil automatisch in den Freigabeworkflow, so bleibt in unserer Kreditorenbuchhaltung mehr Zeit für andere Aufgaben. Die Einführung war für uns ein voller Erfolg.

Martin Hänggi, Leiter ICT SAP Services, Flughafen Zürich AG

Einführung in nur 7 Monaten

Mitarbeiter: ca. 1.600

Als gemischtwirtschaftliches, börsenkotiertes Unternehmen betreibt die Flughafen Zürich AG die bedeutendste
Verkehrs- und Begegnungsdrehscheibe der Schweiz – den Flughafen Zürich. Sie konzentriert sich auf ihre Kernaufgaben als
Flughafenbetreiberin im In- und Ausland, als Betreiberin der kommerziellen Zentren auf der Land- und Luftseite sowie der
renditeorientierten Bewirtschaftung und Weiterentwicklung der Immobilien am Standort Zürich.

Challenges and Benefits

Herausforderung

Optimierung eines manuellen, papierbasierten Prozesses bei der Kreditorenbuchhaltung

Vorteile

Durchgängig in SAP integrierter elektronischer Workflow
Einbindung von Fremdapplikationen via WebServices in den integralen Workflow
Automatisierter Ablauf rund um Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsfreigabe
Mehr Transparenz und Sicherheit
Kostengünstige Lösung ohne Update- und Releaseprobleme
Schnellere und effizientere Rechnungsbearbeitung

Lösung

SAP Invoice-Management by OpenText (SAP IM / VIM)

Flughafen Zürich

Start frei für den optimierten Rechnungsprüfungsprozess – mit SAP Invoice Management

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Durchgängig integrierter Workflow mit VIM

In der Bauadministration zeigte sich im Rahmen der Einführung der Messerli BauAD Software, dass im Prozess „Rechnungsprüfung“ Optimierungspotential vorhanden war. Bei rund 40.000 Lieferantenrechnungen pro Jahr ﬁel es nicht leicht, die Übersicht über die im Umlauf beﬁndlichen Kreditorenrechnungen zu behalten. Dies galt nicht nur im Bereich der Baurechnungen, sondern für alle eingehenden Kreditorenrechnungen.

Integriert: SAP- und Fremdsysteme

„Von der neuen Lösung mit SAP Invoice-Management by OpenText, sollten natürlich auch alle beteiligten Stellen profitieren“, so Martin Hänggi. „Doch dafür mussten wir nicht nur das laufende SAP-System vollständig in die automatisierten Prozesse einbinden, sondern auch die ebenfalls neu implementierte Messerli Bauadministrations-Software, die bei Bauprojekten die Kontierung und Freigabe der Rechnungen übernimmt. Das war eine besondere Herausforderung, die sich aber über integrale Schnittstellen mit Webservices elegant lösen liess.“ Auf diese Weise haben nun auch externe Dienstleister der Flughafen Zürich AG einen kontrollierten und sicheren Zugriff auf archivierte Dokumente und Kontierungsinformationen erhalten: Sie können in den Rechnungsprüfungsprozess optimal eingebunden werden. Dabei ist der einfache Zugriff auf die gescannten pdf-Dokumente aus den verschiedenen Systemen für alle Prozessbeteiligten besonders attraktiv.

Optimiert: Compliance und Datensicherheit

Die bestehende SAP-Organisationsstruktur wurde in die Definition des Freigabeprozesses integriert – so liessen sich unter anderem Verbesserungen im Bereich der Compliance und der Datensicherheit erzielen. Die Flughafen Zürich AG profitiert nun von der strikten Einhaltung der Finanzkompetenzen, der revisionstauglichen elektronischen Archivierung der Rechnungen, der ganzheitlichen Einführung des 4-Augen-Prinzips und der optimalen Transparenz im Bereich der Kreditorenausstände. Ausführliche Schulungen der mehr als 400 Kontierer und Freigeber rundeten das gemeinsame Projekt der Flughafen Zürich AG und der itelligence AG ab.In nur sieben Monaten konnte die Lösung schnell und effizient eingeführt werden.