Nieuwe IT-infrastructuur? Denk eens aan systeemconversie

Blog systeemconversie SAP S/4HANA

Dagelijks schuif ik aan tafel bij bedrijven die graag advies willen over de toekomst van hun ERP-landschap. Ze vinden een overstap van het oude SAP ERP 6.0 systeem naar SAP S/4HANA noodzakelijk om tot een volwassen en robuuste IT-architectuur te komen. Toch blijft concrete actie soms uit. Wanneer ik naar de reden vraag, blijkt dat bedrijven opzien tegen de inspanning en de kosten van het implementeren van het systeem. Ze gaan er vanuit dat dit moet gebeuren via een zogeheten greenfield-traject: vanaf het nulpunt een compleet nieuwe IT-infrastructuur aanleggen. Echter, met een systeemconversie – die tijd en geld scheelt – kunnen bedrijven in een relatief korte periode de overstap maken.

Greenfield: vaak moeizaam en tijdrovend

Veel professionals herinneren zich vast nog wel de moeizame en tijdrovende greenfield-invoering van SAP R/3 aan het begin van deze eeuw. Als consultant was ik onder meer verantwoordelijk voor het invoeren van dit systeem bij een bedrijf in de foodsector. In een reeks bijeenkomsten probeerde ik samen met de key-users de behoeften van de organisatie helder te krijgen en in een blauwdruk vast te leggen. De key-users konden hun wensen echter niet direct benoemen en kregen zodoende huiswerk mee: nadenken over te nemen beslissingen. De lijst aan beslissingen bleef echter groeien tijdens het project en op een bepaald moment moest de blauwdrukfase met liefst twee maanden verlengd worden. De toekomstige gebruikers gaven achteraf aan dat ze niet hadden verwacht dat het nieuwe systeem zóveel mogelijkheden zou bieden.

Toen de nieuwe infrastructuur eenmaal geconfigureerd en getest was, konden we data uit het oude systeem – zoals klanten, leveranciers, artikelen, voorraden en balansposten – overzetten. Met voor miljoenen euro’s aan handelsartikelen op verschillende locaties, moest die datamigratie perfect verlopen. Via drie testrondes maakten we dat mogelijk. Ook ontwikkelden we een procedure waarmee we de migratie middels het vier-ogen-principe stapsgewijs uitvoerden. Hoewel het overzetten van de data en de testfases moeiteloos verliepen, kostte het ons nóg eens twee maanden.

Greenfield-projecten vergen veel tijd en energie van een organisatie. Dat komt doordat bedrijven tot in het kleinste detail een blauwdruk van de nieuwe IT-infrastructuur moeten opstellen én doordat ze zich geen foutieve datamigratie kunnen permitteren.

Bespaar tijd en geld met systeemconversie

Die intensieve greenfield-procedures leveren geen fijne herinneringen op. Daardoor zien veel bedrijven beren op de weg wanneer het tijd wordt om over te stappen op een nieuw systeem. Er is echter een goed alternatief: dankzij een systeemconversie bespaar je tijd én geld. Je hoeft namelijk niet terug naar de tekentafel om een heel nieuw IT-landschap te ontwerpen. Veel elementen die in het oude systeem goed werkten, blijven gehandhaafd. SAP levert enkel een lijst aan van beslissingen die een bedrijf moet nemen bij de invoering van het nieuwe systeem. Die kunnen één voor één worden afgevinkt.

Aan systeemconversie kleven behoorlijk wat voordelen. Het tot in detail uitwerken van een blauwdruk is niet meer nodig en dat scheelt al snel enkele maanden. Stamdata of transactiedata, zoals voorraadgegevens en orderinformatie, hoeven daarnaast niet worden overgezet. Alles gaat geruisloos over. Je hoeft geen tijd in te ruimen voor datamigratie tijdens een implementatieproces, waardoor je dus veel sneller over kan stappen naar het nieuwe systeem. Bijkomend voordeel is dat je na de overstap je oude infrastructuur niet up & running hoeft te houden, zodat je deze in het geval van bijvoorbeeld een fiscale audit nog kan raadplegen. Alle data gaat immers mee naar het nieuwe systeem. Zo blijven ook de kosten voor hardware en technisch beheer bespaard.

Greenfield vermijden door slim met gegevensbeheer om te gaan

Blog systeemconversie s4hana 1Sommige bedrijven kiezen bewust voor greenfield-implementatie omdat ze met een schone lei willen beginnen. Via een Big Bang-scenario worden data in één klap data opgeschoond, wordt maatwerk opgeruimd en verkeerde keuzes uit het verleden ongedaan gemaakt. Toch stelt men zich niet vaak de vraag hoe het zover heeft kunnen komen: data is vervuild door het ontbreken van eigenaarschap en onvoldoende governance en maatwerk is gebouwd zonder de alternatieven serieus te bekijken.

Bedrijven kiezen dan dus eigenlijk voor een greenfield-project als kortetermijnoplossing voor een probleem dat speelt over een langere termijn. Het beheer van het IT-systeem is namelijk niet goed georganiseerd. Wanneer je kiest voor een continu proces van innovatie en optimalisatie van het bestaande systeem, hoef je niet zo rigoreus te werk te gaan om fouten uit het verleden recht te zetten. Met het invoeren van een Change Advisory Board of key-useroverleg kun je dit al ondervangen. Ook het hanteren van een onderhoudsplan of projectenkalender draagt bij aan een optimaal systeem.

Wil je een systeemconversie soepel laten verlopen én je IT-landschap in de toekomst optimaal laten functioneren, dan kan ik het opstellen van een IT-roadmap aanbevelen. Toekomstige veranderingen werk je daarin uit. Een roadmap biedt zo houvast op langere termijn en stelt gebruikers in staat ook op korte termijn hun systeem te blijven verbeteren. Het bevat onder meer een projectenkalender en een stappenplan om op lange termijn te komen tot een solide IT-architectuur.

Systeemconversie: een sneller en goedkoper alternatief

De hoge investeringen qua tijd en geld die gemoeid zijn met een greenfield-implentatie van een nieuwe IT-infrastructuur kun je makkelijk omzeilen door te kiezen voor systeemconversie. Het is een sneller en goedkoper alternatief, zeker wanneer jouw bedrijf een goed functionerend SAP beheer- en optimalisatieproces heeft. Toch ontkomen sommige ondernemingen niet aan de greenfield-methode, met name wanneer ze verschillende systemen willen samenvoegen of kiezen voor een zogeheten cloud-oplossing. Toe aan een nieuwe IT-architectuur en twijfel je nog welke keuze het beste bij jouw bedrijf past? Ik denk graag met je mee!

Soortgelijke berichten

SAP HANA
Lees meer

Contact
Contact

Heeft u vragen? Neem gerust contact met ons op.