The People Group – zukunftsicheres Geschäft, dank SAP Business ByDesign

Bas van Laar, Inhaber
Wir waren auf der Suche nach einem Partner, der unsere Prozesse einfach gestaltet. Nach jemandem, der über Know-how verfügt, das für die Einführung einer zukunftssicheren Systemlandschaft erforderlich ist und in der Lage ist Führung zu übernehmen. In nur sieben Monaten wurden unsere Anforderungen erfüllt.

Bas van Laar, Inhaber, The People Group

292 Mitarbeiter (2019)

270 Kunden

Produkte: Ingenieure und Software für den technischen Bereich

Stammsitz: Nieuwkuijk, Niederlande

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Benefits and Challenges

Herausforderungen

  • Bedarf einer Systemlandschaft im Einklang mit den Wachstumsambitionen des Unternehmens
  • Erfordernis einer 100% Software-as-a-Service- Lösung und nur einer Quelle der Wahrheit
  • Bedarf einer zukunftssicheren Lösung, eingeführt durch einen globalen Implementierungspartner

Vorteile

  • Dank der SaaS-Lösung und der Standardprozesse ist die Skalierbarkeit zu jederzeit möglich, auch bei Einführung neuer Produkte und Services
  • Integrierte und flexible Lösung, die Personal-, Projekt- und Geschäftsdaten in einer Quelle vereint
  • Automatisierte, integrierte Rechnungsstellung mehrmals im Monat zur Erhöhung des Cashflows
  • SaaS Lösung mit permanenter Verfügbarkeit und Echtzeit-Daten

Lösungen

  • SAP Business ByDesign
  • SAP SuccessFactors
  • SAP Analytics Cloud

The People Group, Nieuwkuijk, Niederlande

Nahtlose Integration von Mensch, Projekt und Unternehmen in einer zentralen SaaS-Lösung

Zum Projekt

Ein zukunftssicheres System, das jede Rechnungsposition verbindet

Eine Quelle der Wahrheit mit klaren Echtzeit-Insights und einer verbesserten Cashflow-Position: All dies ist dank einer einzigen, leistungsstarken SaaS-Lösung zur Unterstützung der Geschäftsstrategie möglich. Das schnell wachsende Unternehmen aus Nieuwkuijk war auf der Suche nach einer Lösung, die den Rechnungsprozess vereinfacht und die Datenquellen verknüpft. In diesem Sinne führte itelligence die Lösungen SAP Business ByDesign, SuccessFactors und Analytics nach nur fünf Monaten zum Go-live. Wo zuvor Stunden, Aktivitäten und andere Details zu Kunden und Mitarbeitern in fünf Systemen registriert wurden, gibt es heute nur eine Quelle der Wahrheit, die alle Daten bündelt. Für die Rechnungsstellung bedeutet dies eine Beschleunigung um sieben bis acht Werktage. Angesichts der 3.000 Rechnungen im Monat ist dies eine signifikante Verbesserung.

„Gesucht war ein System, in dem Daten zur Personalbereitstellung, zu Projekten und Geschäftsdetails in Echtzeit miteinander verknüpft und abrufbar sind“, so Bas van Laar, Geschäftsführer der People Group. Die Rechnungserstellung war zuvor mit hohem manuellen Aufwand verbunden. Diverse Systeme wurden zur Stunden- und Projekterfassung genutzt sowie unzählige weitere interne und externe Quellen in Bezug auf Kosten und Gewinn. Van Laar sah Raum für Verbesserung. Mit itelligence war ein Partner für die Einführung der flexiblen SAP Business ByDesign Lösung gefunden. Van Laar bestätigt: „Da wir mehr Produkte produzierten und neue Märkte betraten, war eine skalierbare Systemlandschaft gefordert. Das Geschäft wächst und die Lösung sichert uns einen zukunftssicheren Betrieb.“ Zeiterfassung, Projektverwaltung und Fakturierung sind nun Teil eines reibungslosen Prozesses. Die Fakturierung ist in die Intercompany-Funktionalität von SAP Business ByDesign integriert, was den Prozess zusätzlich vereinfacht. Der Vorteil? Eine beschleunigte Rechnungsstellung, die mehrfach im Monat erfolgt sowie eine verlässliche Datenbasis, die das Management mit Insights in Echtzeit versorgt und in der Cloud verfügbar ist. Den letzten Feinschliff gab die SAP Analytics Cloud. Van Laar gibt an: „Die Kombination dieser Lösungen ermöglicht es, kluge Entscheidungen auf Basis aufschlussreicher Informationen zu treffen, die aus einer gewaltigen Datenmenge generiert werden.”

Eine schnelle Implementierung

Der Fit-to-Standard-Prozess wurde Dezember 2018 definiert. Die People Group war somit bereit für die digitale Transformation. Die Lösung ging nach fünf Monaten live und nach zwei Monaten liefen die Prozesse wie gewohnt. „Die Umstellung auf das neue System erwies sich als echte Herausforderung. Die itelligence Berater standen uns stets zur Seite, vermittelten den Key Usern ihr Wissen und führten uns sukzessive durch den Prozess”, so Van Laar. Hein Kivits, Wholesale & Professional Services Director bei itelligence, empfahl die SAP Business ByDesign Standardszenarien im Rahmen der Einführung beizubehalten: „Um das Projekt in kurzer Projektlaufzeit mit geringerem Risiko abzuschließen, haben wir die Standardszenarien adaptiert. Dies erforderte eine neue Arbeitsweise der Mitarbeiter. Diesen Change Management Prozess haben wir im Team begleitet. Darüber hinaus haben wir Fristen und ein Budget festgelegt und verfolgt. Es war eine Herausforderung, aber nach sieben Monaten haben wir das Go-live verkündet und die People Group hat erreicht, was sie wollte.” Van Laar und seine Kollegen sind mit den Vorteilen der integrierten SAP-Lösungen zufrieden. „Die Faktura ist um sieben bis acht Tage schneller, da wir die Daten nicht mehr aus verschiedenen Systemen abrufen müssen. Dies wirkt sich positiv auf unseren Cashflow aus und macht mich natürlich glücklich”, so Van Laar. „Dies ist genau das, was wir gesucht haben”.


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