Jak dobrze zaplanować wdrożenie systemu ERP – 5 wskazówek dla inwestora

Cloud and IT Security

Wdrożenie systemu ERP jest jak bieg maratoński – podejść do niego i ukończyć go może w zasadzi każdy. Wiemy jednak, że do mety finalnie dobiegają ci, którzy odrobili wcześniej “pracę domową” – wykonując regularne treningi, stosując odpowiednią dietę i skupiając się na wielu innych składowych sukcesu. Podobnie w przypadku wdrożenia systemu klasy ERP. Na ostateczne powodzenie wdrożenia oprogramowania zintegrowanego wpływa kilka elementów, z którymi należy zmierzyć się jeszcze przed rozpoczęciem właściwego procesu implementacji. Im lepiej będziesz do niego przygotowany, tym pewniej, szybciej i zgodnie z założeniami pokonasz trasę do wymarzonego finiszu.

Wskazówka 1: Analiza i jasny cel wdrożenia systemu ERP

Przygotowania do biegu rozpoczyna się od analizy wyjściowej. Bieżący “stan techniczny zdrowia” przyszłego maratończyka czy choćby stan jego butów do biegania podlegają ścisłej kontroli i ocenie w kontekście predyspozycji do osiągnięcia celu. W przypadku biegacza zdefiniowanie zamierzeń nie jest skomplikowane – to wymarzona meta, osiągnięta bez kontuzji, z zaplanowanym wynikiem czasowym.

W sytuacji gdy finisz jest przysłowiowy, a jest nim wdrożony i sprawnie działający program ERP, także nie obejdzie się bez przygotowań, poprzedzonych gruntownie przeprowadzoną analizą. Ma ona spełniać kilka funkcji:

  • wytypowane kluczowych obszarów do wsparcia w nowym ERP:

warto zastanowić się, dla których procesów biznesowych organizacji wdrożenie systemu ERP będzie mieć kluczowe znaczenie. Należy zdiagnozować, w jakich obszarach działalności strategicznej i operacyjnej firmy wprowadzenie programu ERP może przynieść największe korzyści – zyski, oszczędności lub po prostu poprawę działania. Ustalenie priorytetów jasno zdefiniuje, na co warto położyć szczególny nacisk podczas wyboru systemu ERP.

  • wytypowanie właścicieli biznesowych dla kluczowych obszarów:

po wyznaczeniu kluczowych obszarów, w których chcemy wdrożyć system ERP należy wybrać ich właścicieli biznesowych. Te osoby będą tworzyć „core” zespołu wdrożeniowego po stronie klienta. Przez cały czas trwania projektu będą reprezentować dany obszar i odpowiadać za niego w relacjach z dostawcą – od momentu jego wyboru, poprzez zbieranie wymagań, testy aż do wdrożenia systemu.

  • ustalenie zakresu projektu:

w przypadku wdrożenia systemu ERP „scope” projektu ma szczególne znaczenie. Zakres wdrożenia ma istotny wpływ m.in. na budżet i harmonogram implementacji systemu ERP.

Z pomocą przychodzą wyniki samodzielnej analizy wewnętrznej lub analizy zleconej (tzw. analiza przedwdrożeniowa). Spośród kluczowych obszarów wybiera się elementy priorytetowe i główne kierunki rozwoju programu ERP – może to stanowić “core” wdrożenia. Rozwój systemu na kolejne obszary biznesowe można świadomie zaplanować w dalszej kolejności, po implementacji systemu ERP dla priorytetowych procesów. To częsta praktyka biznesowa.

  • wyznaczenie mierzalnych wskaźników sukcesu projektu:

Ustal cele i przydziel im konkretne wyniki do osiągnięcia, a po wdrożeniu sprawdź, czy się udało. Optymalną sytuacją jest posiadanie informacji o punkcie wyjściowym np. czas realizacji danego procesu, liczba zwrotów, czas obsługi reklamacji, koszty przezbrojeń etc. Porównując dane przed i po poznamy odpowiedź na pytanie w jakich obszarach udało się dokonać usprawnień, ile czasu i pieniędzy oszczędza firma wykorzystując nowy ERP. Te dane będą również podstawą do obliczenia ROI.

Wskazówka 2: Oszacowanie zasobów finansowych pod projekt ERP

Wiesz już, jak przebiega trasa, czy i gdzie znajdziesz podbiegi. Wiesz, jakie osiągasz wyniki na 5, 10, 15 km i jak szybko się męczysz. Ustaliłeś cel – jest nim bezkontuzyjne ukończenie maratonu w konkretnym czasie. Czy zastanawiałeś się, jaki wpływ na dotarcie do mety ma Twój sprzęt np. buty i inne akcesoria? A jeśli już wiesz, że powinieneś wybrać inny model butów, to czy sprawdziłeś, czy masz na to środki finansowe?

Oszacowanie jaki budżet możesz przeznaczyć na zakup i wdrożenie oprogramowania ERP to istotny element w okresie przygotowawczym. Implementacja systemu ERP to inwestycja na lata. Planując budżet na realizację projektu, uwzględnij w nim kluczowe koszty:

  • licencje lub abonament ,
  • maitenance (serwis producenta),
  • usługę wdrożeniową,
  • hosting i administrację systemu ERP u zewnętrznego dostawcy lub zakup infrastruktury IT,
  • czas potrzebny pracownikom na prace przed-, około- i powdrożeniowe,
  • utrzymanie i serwis po wdrożeniu systemu.

Wskazówka 3: Świadomy wybór systemu i dostawcy ERP

Podjęcie decyzji dotyczącej wyboru systemu ERP nie jest proste. Na rynku jest dostępnych dziesiątki programów ERP – mniejszych i większych, dostawców loklanych i globalnych. Jak wybierać system ERP, by wybrać optymalnie i skutecznie?

Zacznij od zdefiniowania oczekiwań, nie marki. Jesteś już po pierwszej analizie, więc dokładnie wiesz, komu i czemu służyć będzie oprogramowanie ERP w Twojej organizacji. Znasz swój budżet. Zastanów się, czy masz jeszcze jakieś dodatkowe oczekiwania. Dopiero z pełną listą możesz podejść do wyboru systemu, który będzie w stanie im sprostać. Decyzja o wyborze oprogramowania klasy ERP powinna być wypadkową aktualnych i przyszłych potrzeb organizacji, nigdy pierwszym impulsem. Warto pamiętać, by dziś wybierany system rozwijał się z firmą i wspierał również jej przyszłe potrzeby.

Ogranicz liczbę potencjalnych firm wdrożeniowych. W punkcie pierwszym na pewno dokonałeś już wstępnej selekcji systemów ERP. To dobrze – teraz czas na partnerów wdrożeniowych. Lista potencjalnych dostawców, podobnie jak systemów ERP, powinna być ograniczona, by sam proces wyboru nie okazał się zbyt czasochłonny. Unikając angażującej analizy porównawczej kilkunastu firm, oszczędzasz cenne siły na to, co najistotniejsze – wdrożenie.

Sprawdź referencje i doświadczenia dostawców, być może będziesz w stanie dotrzeć do bezpośrednich źródeł informacji. Wybierając partnera do wdrożenia tak zaawansowanego technicznie rozwiązania jak system ERP, zawsze powinieneś kierować się powyższymi czynnikami, nie tylko kryterium ceny. W tej sytuacji nierzadko chytry traci dwa razy.

Wybierz idealny dla siebie kosztowy model wdrożenia spośród dostępnych opcji:

  • fixed pricew tym modelu w umowie wdrożeniowej ustalany jest budżet, zakres wraz z wymaganiami i terminy wdrożenia oprogramowania ERP.
  • time & material – w tym wariancie rozliczenie następuje w oparciu o czas poświęcony na wdrożenie. Jeżeli specyfika projektu może ulec zmianom, jest to podejście godne polecenia.

Wskazówka 4: Nazwanie priorytetów

Przygotowując się do startu w maratonie, wiesz, że kluczowa jest współpraca wszystkich Twoich narządów i układów – tego biegu nie wygrywa się samymi nogami. Głowa, mięśnie, serce, tylko ich wspólna praca jest w stanie sprawić, że szybko i bezpiecznie dobiegniesz do mety.

W przypadku wdrażania oprogramowania ERP olbrzymie znaczenie ma współpraca pracowników klienta z dostawcą. O pewne elementy warto zadbać już na etapie przygotowawczym. Co będzie istotne w tym obszarze?

Priorytet X. Implementacja systemu ERP to bardzo ważne i świadome przedsięwzięcie w życiu każdej organizacji, stąd zaangażowanie zarządu ma kluczowe znaczenie. To zarząd powinien dać jasny komunikat i wytyczne  pracownikom, że dla firmy to temat priorytetowy i ważny. Konieczne  jest podkreślenie takich aspektów jak obowiązek dotrzymywania terminów czy partnerska współpraca z podmiotem zewnętrznym zajmującym się wdrożeniem systemu klasy ERP. Przekazanie pracownikom jasnego komunikatu z najwyższego szczebla z pewnością ułatwi prowadzenie prac projektowych i terminowe realizowanie zadań. Istotne jest także to, by równolegle nie prowadzić w firmie innych projektów o podobnej randze – pracownicy powinni mieć czas na to, by w pełni poświęcić się temu przedsięwzięciu.

Ruch oporu, bo głównym wrogiem nowego jest stare… a konkretniej: przyzwyczajenie do starego. Warto już przed procesem implementacji oprogramowania ERP budować pozytywną motywację do pracy z dostawcą, dzielenia się wiedzą. Trzeba być również przygotowanym na potencjalny opór pracowników. Przygotowując scenariusz działania dla sytuacji pojawienia się pierwszych znaków sprzeciwu, niechęć można ograniczyć. Kluczowe w tym kontekście wydaje się:

  • przekonanie pracowników do nowego rozwiązania przez wskazanie im wartości dodanej,
  • znalezienie wśród personelu sprzymierzeńców i ambasadorów nowości i odpowiednie ich umocowanie w projekcie
  • czynne angażowanie pracowników w proces analizy potrzeb i tworzenia listy funkcjonalności,
  • odpowiednie nagradzanie – w szczególności za dodatkową pracę mającą związek z systemem ERP. Pamiętaj, że nie doceniając dodatkowej pracy wykonanej przez pracownika, zniechęcasz go do dalszego angażowania się w prace nad wdrożeniem.

Wybór decyzyjnego Project Managera pozwoli uniknąć z jednej strony rozproszonej odpowiedzialności, z drugiej ryzyka rozbudowywania projektu o nowe elementy, zgłaszane bez końca przez kolejne osoby. Zarówno decyzja osobowa, jak i sposób zgłaszania postulatów powinny być jasno zakomunikowane i egzekwowane. PM’em powinna być osoba posiadająca pełnomocnictwo zarządu, być ogłoszona w firmie jako PM projektu i raportować bezpośrednio do zarządu. Pamiętamy że jest to projekt priorytetowy, a nie kolejny i jeden z wielu.

Wskazówka 5: Zaufaj sobie i ekspertom

By nie działać chaotycznie i mieć pewność, że wszystko, co zostało do zrobienia, jest wykonane przed startem, potrzebny jest plan. Regularne treningi, rozpisana na tygodnie dieta, zachowanie maratończyka dzień, dwa czy kilka godzin przed startem – jeśli chcemy dobiec do mety bezpiecznie i w określonym czasie, nie ma tu miejsca na przypadek. Podobnie przed implementacją oprogramowania ERP – dobrze zaplanowana, przebiegnie prawidłowo i sprawnie. Na co warto zwrócić uwagę?

Spraw, by czas, kiedy realizowane jest wdrożenie ERP, był najlepszy z możliwych. Projekt nie powinien konkurować z innymi przedsięwzięciami w firmie. Dodatkowo, zmiany restrukturyzacyjne i organizacyjne w firmie powinny zakończyć się przed procesem implementacji – zaoszczędzi to konieczności dokonywania modyfikacji systemu.

Po drugie, zaufaj firmie realizującej wdrożenie. Wybierając partnera wdrożeniowego zweryfikowałeś jego doświadczenie i kompetencje. Teraz czas na oddanie pałeczki ekspertom i zastosowanie się do ich rad i wskazów, by projekt odniósł sukces. Warto pamiętać, że firmie wdrożeniowej zależy równie mocno na skutecznej implementacji systemu.

Podsumowanie
Wykonanie powyższych punktów przed rozpoczęciem projektu wdrożenia systemu ERP jest jak przygotowanie do maratonu – wymaga od nas silnej woli i czasu. To jednak inwestycja, którą warto poczynić, ponieważ tylko ona sprawi, że do samego biegu podejdziemy spokojnie – ze świadomością, że jedynym pewnikiem dla projektu wdrożeniowego jest sukces.

Podobne posty

Czytaj dalej
Czytaj dalej
Czytaj dalej
Czytaj dalej
SAP S/4HANA
Czytaj dalej
Czytaj dalej

Kontakt
Kontakt

Skontaktuj się z nami