Roboty wkraczają do gry: zrobotyzowana automatyzacja procesów

Co to znaczy RPA?

Akronim RPA wkroczył do nomenklatury biznesowej już kilka lat temu i zadomowił się w niej na dobre. RPA to skrót od angielskiego pojęcia Robotic Process Automation, oznaczającego zrobotyzowaną automatyzację procesów biznesowych. Gdy mowa o robotach, na myśl zazwyczaj przychodzą nam bohaterowie filmów science fiction. Roboty nie zawitały jednak do biur i domów pod postacią fizyczną, a w formie oprogramowania, nierzadko niewidocznego dla ludzkiego oka. Gdzie znajdują swoje zastosowanie? RPA idealnie sprawdza się w procesach, które są:

• czasochłonne,
• wykonywanie ręcznie,
• wielokrotnie powtarzane,
• oparte na regułach,
• znaczące pod względem wolumenu,
• niezależne od oceny ludzkiej,
• oparte na porównywaniu danych,
• zależne od aplikacji,
• elementem przepływu pracy.

Najprościej rzecz ujmując, RPA to prosta i stosunkowo niedroga technologia wspierająca procesy biznesowe, w której zamiast człowieka, czynności w zakresie rozmaitych aplikacji komputerowych wykonuje robot.

Jak RPA wspiera procesy biznesowe?

Prognozy mówią o tym, że przy obecnej skali stosowania RPA i szybkości rozwoju tej dziedziny usług, już za 3-4 lata będzie to powszechnie stosowane w firmach rozwiązanie.

W mniejszym lub większym zakresie robotyka jest już stosowana przez większość organizacji. Z roku na rok rośnie powszechne zaufanie do tej technologii i systematycznie wzrasta zainteresowanie tematem. Przyczyniają się do tego głównie mierzalne efekty, jakie przynosi wdrożenie RPA oraz stopień zadowolenia firm, które korzystają z tego rozwiązania.

W branży finansowej roboty wprowadzają zapisy księgowe, uzgadniają konta księgi głównej i kontrolują raporty wydatków, alarmując w porę o przekroczeniu planowanego limitu. Wśród innych czynności obsługiwanych przez RPA można wymienić proste prace biurowe, polegające na otwieraniu maili i pobieraniu załączników, zbieranie danych z portali społecznościowych i wykonywanie określonej akcji w zdefiniowanych przypadkach, jak klikanie, wycinanie i wklejanie, dokonywanie rozmaitych obliczeń czy wysyłanie zapytań.

Jedną z firm, która zdecydowała się na wykorzystanie RPA, jest bank Santander. Roboty odpowiadają między innymi za obsługę klientów. Efekt? Dzięki implementacji RPA średni czas rozpatrywania reklamacji skrócił się z 2 dni do 2 godzin. Jako największe korzyści, bank wskazuje zmniejszenie czasu realizacji zadań, wyeliminowanie błędów wynikających z pracy ludzkiej, praca przez całą dobę. RPA całościowo wpłynęło na zmniejszenie kosztów tych procesów. Zrobotyzowana automatyzacja procesów znajduje zastosowanie także w posprzedażowej obsłudze kredytów, rachunków osobistych, gwarancji i wielu innych obszarach działania banku.

Dlaczego inwestować w RPA?

Roboty, pracując nawet kilkanaście razy szybciej niż ludzie, przynoszą firmom oszczędności w aspekcie czasowym i finansowym. Przede wszystkim, zastępując monotonną i powtarzalną pracę ludzką, sprawiają, że pracownicy mogą skupić się na rozwojowych i ambitnych obowiązkach.

Wprowadzenie RPA to jednak znacznie więcej niż zastąpienie pracy ludzkiej. Wiąże się to głównie ze zwiększeniem wydajności. Roboty mogą działać przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Działają szybciej, sprawniej, wykonują pracę bez opóźnień i likwidują konieczność występowania nadgodzin. Niwelują też ryzyko błędów, będących nieodłącznym elementem pracy człowieka.

Dane z rynku pokazują, że w większości organizacji, w których wprowadzono robotic process automation, nie przyczyniło się to do eliminacji pracy ludzkiej, a jedynie do zwiększenia jej efektywności i poprawie sprawności działania pracowników. Rezygnując z wykonywania rutynowych, powtarzalnych działań, pracownicy mogą skupić się na bardziej satysfakcjonujących aktywnościach. To z kolei przyczynia się do zmniejszenia rotacji kadrowej i wpływa pozytywnie na morale oraz wskaźnik zachowań innowacyjnych i twórczych w firmach. Mając tę wiedzę, łatwiej rozwiać potencjalne obawy pracowników związane z efektem w postaci redukcji etatów. Wdrożenie RPA pośrednio poprawia też poziom satysfakcji klientów.

Koszty wdrożenia robotic process automation

Może się wydawać, że implementacja innowacyjnych rozwiązań bazujących na zrobotyzowanej automatyzacji procesów jest kosztownym przedsięwzięciem. Prawda wygląda jednak inaczej – koszt związany z wdrożeniem RPA jest nierzadko niższy od kosztu zatrudnienia pracownika. Wszystko zależy od tego, jak złożony zakres zadań realizuje robot. Zwrotu z inwestycji można się spodziewać już po mniej niż roku.

Dzięki temu, że najbardziej pracochłonne i powtarzalne czynności da się zautomatyzować, zmianie w tym kontekście ulega też spojrzenie firm na opłacalność outsourcingu. Niski koszt wdrożenia RPA zwraca się w krótkim czasie, a wewnętrzne realizowanie zadań zlecanych do tej pory na zewnątrz, zwiększa skalę oszczędności i zadowolenie z efektu finalnego. W długiej perspektywie koszt wdrożenia i działania RPA jest niższy od zlecenia procesów poza organizacją.

Ze względu na niskie koszty wdrożenia RPA, z rozwiązania mogą z powodzeniem skorzystać także mniejsze firmy. Szybko odnotowują polepszenie wydajności i usprawnienie działań biznesowych, co zwiększa ich przewagę konkurencyjną na rynku.

Jak podejść do wdrożenia RPA w organizacji?

Automatyzacja to bardzo ważny proces w każdej firmie, przez część traktowany jest wręcz jako element strategiczny. Mimo rangi przedsięwzięcia, samo wdrożenie RPA jest stosunkowo proste.

Na samym początku należy przeanalizować procesy biznesowe w organizacji i wyznaczyć obszary, w których roboty mogą znaleźć zastosowanie. Szukając ich, w pierwszej kolejności warto przyjrzeć się zadaniom zlecanym na zewnątrz, automatycznym czynnościom wykonywanym w ramach obsługi klienta czy zadaniom w ramach centrum usług wspólnych.

W analizie warto też zdefiniować mierniki efektywności RPA oraz zaplanować zmianę w zakresie obowiązków pracowników, których zadania przejmie robot. Istotne jest też pozyskanie sprzymierzeńców w postaci kadry kierowniczej i menedżerskiej – ambasadorzy zmian pomogą zmniejszyć ewentualną niepewność pracowników.

Na początku można zdecydować się na program pilotażowy – wyznaczyć kilka obszarów, w których przetestowana będzie efektywność RPA, a dopiero w kolejnym etapie zdefiniować docelowe miejsca wdrożenia usługi. W prace koncepcyjne warto zaangażować osoby posiadające praktyczną wiedzę z obszaru wdrażania robotic process automation. Pamiętaj, że automatyzacja jest dla ludzi – warto tworzyć ją razem z nimi.

Do rozpoczęcia właściwej pracy, robot potrzebuje danych – do konfiguratora wprowadzone są instrukcje, zgodnie z którymi ma pracować. Nadawane są odpowiednie uprawnienia, by mógł bez problemu uzyskać dostęp do aplikacji, w których ma pracować. Do implementacji nie potrzeba oddzielnego sprzętu – wystarczy komputer wirtualny.

Po wdrożeniu monitoruje się pracę systemu, by wychwycić potencjalne błędy w kodzie czy implementacji i jak najszybciej wprowadzić konieczne zmiany. Także w późniejszym okresie roboty powinny podlegać okresowej kontroli. Jest to ważne chociażby ze względu na zmiany w firmie, procedurach lub wykorzystywanych narzędziach.

RPA – przyszłość, która dzieje się dziś

RPA to prosta i niskobudżetowa inwestycja, która zwraca się z nawiązką. Rozwiązanie jest sprawdzone na wielu gruntach, przynosząc niemal od ręki zauważalne efekty w postaci optymalizacji procesów wykonywanych wcześniej przez ludzi. To nie futurystyczna wizja, ale element biznesowej rzeczywistości jak chmura, IoT czy Big Data. Warto poznać technologię RPA, wdrożyć ją z konkretną wizją, a roboty z pewnością zrewanżują się, wykonując swą pracę najlepiej jak potrafią.